Cómo organizar un escenario abierto sin perder el control
Un escenario abierto necesita más que un micrófono y una lista de actuaciones. Empieza reservando el lugar y comprobando los permisos; después abre las inscripciones, reúne las necesidades técnicas y cierra el programa. La mayor parte de los problemas aparece cuando se confirma a los participantes demasiado tarde o se prueba el sonido el mismo día sin tiempo suficiente. Con un orden claro puedes coordinar actuaciones, presentador, voluntarios, catering y público sin improvisar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Comprobar permisos
- 3
Crear formulario de inscripción
- 4
Abrir inscripciones
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Publicar la información del lugar
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Confirmar las actuaciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Recopilar necesidades técnicas
- 11
Reunir archivos de música
- 12
Elaborar el programa
2 personas
- 13
Planificar las actuaciones
- 14
Confirmar al presentador
- 15
Asignar voluntarios
- 16
Reservar técnica
- 17
Reservar el catering
- 18
Comprobar el botiquín
- 19
Elaborar la lista de contactos
- 20
Imprimir información para el público
- 21
Imprimir el programa
- 22
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
- 23
Hacer la compra
2 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Preparar aperitivos
3 personas
Evento
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Comprobar la luz y la calefacción
2 personas
- 28
Despejar la zona del escenario
3 personas
- 29
Colocar el fondo del escenario
2 personas
- 30
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 31
Conectar los micrófonos
2 personas
- 32
Montar la instalación de iluminación
2 personas
- 33
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 34
Instalar la mesa de registro
2 personas
- 35
Montar la mesa de catering
3 personas
- 36
Colgar la decoración
2 personas
- 37
Atender la mesa de registro
2 personas
- 38
Recibir a los artistas
2 personas
- 39
Registrar actuaciones
- 40
Probar el sistema de sonido
3 personas
- 41
Probar los micrófonos
2 personas
- 42
Preparar el programa
- 43
Dar la bienvenida al público
3 personas
- 44
Presentar el programa
- 45
Acompañar a los artistas
2 personas
- 46
Anunciar las actuaciones
- 47
Operar la técnica
2 personas
- 48
Servir aperitivos
3 personas
- 49
Servir las bebidas
2 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Recoger los vasos usados
2 personas
- 52
Vaciar los contenedores de basura
- 53
Guiar al público hacia la salida
2 personas
Seguimiento
- 54
Apagar el sistema de sonido
2 personas
- 55
Desmontar el equipo
3 personas
- 56
Retirar la decoración
2 personas
- 57
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 58
Lavar la vajilla
3 personas
- 59
Limpiar la mesa de catering
2 personas
- 60
Barrer y fregar el suelo
3 personas
- 61
Limpiar los baños
2 personas
- 62
Recoger la basura
2 personas
- 63
Cerrar el recinto
2 personas
- 64
Devolver el equipo
2 personas
- 65
Retirar los productos no utilizados
- 66
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 80
- Mesascant. 8
- Mostrador de registro
- Mesas de cateringcant. 2
- Percheroscant. 2
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Cajas DIcant. 2
- Cables de altavozcant. 4
- Cables de audiocant. 8
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Reproductor de música
Iluminación
- Focos de escenariocant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 6
Decoración
- Fondo del escenario
- Telones de escenariocant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Portamenúscant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas para servircant. 8
- Jarras de servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas para servircant. 6
- Termoscant. 4
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 4
Limpieza
- Escobacant. 2
- Aspiradora
- Juego de fregonacant. 2
- Cubos de limpiezacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar las actuaciones, ordenar las preferencias dietéticas y preparar un programa realista.
- Pide a cada participante sus archivos de música y necesidades técnicas con una fecha límite de 5 días antes. Comprueba especialmente conexiones, micrófonos, cajas DI y duración de las pruebas.
- Reserva un bloque de prueba de sonido de al menos 90 minutos antes de abrir las puertas. Identifica cada cable, regleta y alargador, y cubre los cables que atraviesen las zonas de paso.
- Asigna los voluntarios por turnos de 2 horas, con una persona dedicada al registro y otra al escenario. El mostrador de registro, las sillas y la información para el público deben estar listos 30 minutos antes de la llegada prevista.
- Calcula las bebidas y aperitivos según el aforo confirmado y enfría las bebidas la víspera. Deja preparadas las mesas de catering, las bandejas, las jarras y la máquina de café antes de comenzar las actuaciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un escenario abierto?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y abrir las inscripciones. Cierra el programa y confirma la técnica durante la última semana.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para un escenario abierto?
- Ciérralas al menos 7 días antes. Necesitas ese margen para confirmar actuaciones, recopilar archivos de música, organizar el orden y comunicar los horarios.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para probar el sonido?
- Reserva como mínimo 90 minutos antes de la apertura y añade tiempo si participan muchos artistas. Prueba los micrófonos inalámbricos, la mesa de mezclas, los altavoces y las conexiones de cada actuación.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un escenario abierto?
- Cuenta con al menos 1 persona para el registro, 1 para coordinar el escenario y 1 para resolver incidencias durante el evento. Si el público supera las 50 personas, añade un apoyo para catering y circulación.
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