Organiser une scène ouverte sans perdre le fil

Une scène ouverte se prépare d’abord comme un planning de passages, puis comme un accueil du public. Commence par réserver le lieu et vérifier les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Tu devras ensuite recueillir les besoins techniques et alimentaires, confirmer les prestations et construire un programme réaliste. Le jour venu, la table d’enregistrement, les micros, la diffusion sonore et les changements entre artistes demandent une coordination précise. Les oublis se concentrent souvent sur les horaires, les fichiers musicaux et les câbles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Créer le formulaire d’inscription
4
Ouvrir les inscriptions
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier les informations du lieu
7
Traiter les inscriptions
8
Confirmer les prestations
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recueillir les besoins techniques
11
Rassembler les fichiers musicaux
12
Établir le programme
2 personnes
13
Planifier les spectacles
14
Réserver un animateur
15
Répartir les bénévoles
16
Réserver la technique
17
Réserver le catering
18
Vérifier la trousse de premiers secours
19
Établir la liste de contacts
20
Imprimer les informations au public
21
Imprimer le programme
22
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier l’éclairage et le chauffage
2 personnes
28
Dégager la zone du podium
3 personnes
29
Installer le fond de scène
2 personnes
30
Installer le système de sonorisation
3 personnes
31
Brancher les microphones
2 personnes
32
Monter l’installation lumière
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Installer la table d’enregistrement
2 personnes
35
Installer la table traiteur
3 personnes
36
Installer la décoration
2 personnes
37
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
38
Accueillir les artistes
2 personnes
39
Enregistrer les performances
40
Tester le système de sonorisation
3 personnes
41
Tester les microphones
2 personnes
42
Préparer le programme
43
Accueillir le public
3 personnes
44
Présenter le programme
45
Accompagner les artistes
2 personnes
46
Annoncer les spectacles
47
Gérer la technique
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Servir les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Collecter les verres usagés
2 personnes
52
Vider les poubelles
53
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

54
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
55
Démonter l'équipement
3 personnes
56
Retirer la décoration
2 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Nettoyer la table traiteur
2 personnes
60
Balayer et laver le sol
3 personnes
61
Nettoyer les toilettes
2 personnes
62
Rassembler les déchets
2 personnes
63
Fermer le lieu
2 personnes
64
Retourner le matériel
2 personnes
65
Ranger les courses non utilisées
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 8
Table d’enregistrement
Tables de cateringqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Câbles de haut-parleurqté 4
Câbles audioqté 8
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Lecteur audio

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4
Passe-câblesqté 6

Décoration

Fond de scène
Tentures de scèneqté 2
Guirlandesqté 8
Porte-menusqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pince de serviceqté 6
Thermosqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe une heure limite d’inscription et demande à chaque participant la durée de son passage, ses besoins techniques et la présence éventuelle d’un accompagnement musical. Sans ces informations, le programme devient difficile à tenir.
Construis le programme en gardant 5 à 10 minutes entre deux prestations. Ce temps absorbe les branchements, les réglages de micro et les changements d’artistes sans décaler toute la soirée.
Teste la chaîne audio au moins 2 heures avant l’ouverture des portes : table de mixage, microphones sans fil, boîtiers DI, câbles, multiprises et rallonges. Ajoute des passe-câbles sur les zones de circulation.
Prépare l’accueil avant l’arrivée du public : table d’enregistrement, programme imprimé, informations du lieu et répartition claire des bénévoles. Une personne doit savoir qui appeler en cas de retard ou de problème technique.
Refroidis les boissons et prépare les en-cas avant le début des passages. Pour le catering, vérifie les besoins alimentaires recueillis dans les inscriptions et installe les tables, verres réutilisables, assiettes et couverts avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour organiser une scène ouverte ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, ouvrir les inscriptions, recueillir les besoins techniques et établir un programme fiable.
Quand ouvrir les inscriptions pour une scène ouverte ?: Ouvre-les environ 3 à 4 semaines avant la date prévue et fixe une clôture 5 à 7 jours avant l’événement. Tu garderas ainsi quelques jours pour traiter les inscriptions, relancer les participants et finaliser le programme.
Combien de temps laisser entre deux passages ?: Garde 5 à 10 minutes entre deux prestations, selon la complexité des changements. Pour une soirée de 3 heures, ce temps doit être intégré au programme dès le départ, sinon les derniers passages seront repoussés.
Quand tester le matériel technique ?: Fais un test complet au moins 2 heures avant l’accueil du public et prévois 30 minutes supplémentaires pour corriger un câble, un micro ou un réglage. Vérifie aussi l’alimentation électrique et le passage sécurisé des câbles.

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