Offene Bühne organisieren: So planst du den Ablauf
Bei einer offenen Bühne entscheidet nicht nur das Programm über den Abend, sondern vor allem die Reihenfolge der Vorbereitung. Reserviere zuerst den Ort und prüfe Genehmigungen, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach sammelst du Auftrittsdauer, technische Anforderungen und Musikdateien, stellst das Programm zusammen und planst Technik, Helfer und Catering. Die größten Probleme entstehen meist, wenn Bühnenwechsel, Stromanschlüsse oder Essenswünsche erst in der letzten Woche geklärt werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Anmeldeformular erstellen
- 4
Anmeldungen öffnen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Ort-Informationen veröffentlichen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Auftritte bestätigen
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Technische Anforderungen sammeln
- 11
Musikdateien sammeln
- 12
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 13
Auftritte einplanen
- 14
Moderator festlegen
- 15
Freiwillige einteilen
- 16
Technik reservieren
- 17
Catering reservieren
- 18
Erste-Hilfe-Kasten prüfen
- 19
Kontaktliste erstellen
- 20
Publikumsinformationen drucken
- 21
Programm drucken
- 22
Benötigtes Material prüfen
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
- 25
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Licht und Heizung kontrollieren
2 Personen
- 28
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
- 29
Bühnenhintergrund aufstellen
2 Personen
- 30
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 31
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 32
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
- 33
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 34
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
- 35
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 36
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 37
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
- 38
Künstler empfangen
2 Personen
- 39
Auftritte einchecken
- 40
Beschallungsanlage testen
3 Personen
- 41
Mikrofone testen
2 Personen
- 42
Programm bereitlegen
- 43
Publikum begrüßen
3 Personen
- 44
Programm präsentieren
- 45
Künstler betreuen
2 Personen
- 46
Auftritte ankündigen
- 47
Technik bedienen
2 Personen
- 48
Snacks servieren
3 Personen
- 49
Getränke servieren
2 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Benutzte Gläser einsammeln
2 Personen
- 52
Mülleimer leeren
- 53
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Anlage ausschalten
2 Personen
- 55
Ausrüstung abbauen
3 Personen
- 56
Dekoration entfernen
2 Personen
- 57
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Cateringtisch reinigen
2 Personen
- 60
Boden fegen und wischen
3 Personen
- 61
Toiletten reinigen
2 Personen
- 62
Abfall sammeln
2 Personen
- 63
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 64
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 65
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen
- 66
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 80
- TischeAnz. 8
- Check-in-Tisch
- Catering-TischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- DI-BoxenAnz. 2
- LautsprecherkabelAnz. 4
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Musikplayer
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 4
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- KabelmattenAnz. 6
Dekoration
- Bühnenhintergrund
- BühnentücherAnz. 2
- GirlandenAnz. 8
- MenükartenhalterAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierplattenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlmattenAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Staubsauger
- WischsetAnz. 2
- PutzeimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Ort, Einlasszeit und Auftrittsbedingungen feststehen. Schließe sie idealerweise 2 bis 3 Wochen vor dem Termin, damit du Auftritte bestätigen und das Programm setzen kannst.
- Frage jede auftretende Person spätestens 14 Tage vorher nach Auftrittsdauer, Musikdateien und technischen Anforderungen. So erkennst du rechtzeitig, ob DI-Boxen, Funkmikrofone oder zusätzliche Kabel benötigt werden.
- Plane zwischen den Auftritten jeweils 5 bis 10 Minuten für Umbau und Moderation ein. Ein Programm ohne diese Puffer gerät schon nach dem zweiten Bühnenwechsel in Verzug.
- Teile freiwillige Helfer mindestens 7 Tage vorher konkreten Schichten zu: Check-in, Technik, Catering und Abbau. Für den Einlass reichen meist zwei Personen, wenn eine aktuelle Kontaktliste vorliegt.
- Kühle Getränke am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vorher und stelle Snacks erst kurz vor dem Einlass bereit. Rechne bei den Getränken mit etwa 2 bis 3 Portionen pro Person für die erste Stunde und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine offene Bühne anmelden?
- Starte die Anmeldung etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Schließe sie 2 bis 3 Wochen vorher, damit du Auftritte bestätigen, Technik prüfen und das Programm drucken kannst.
- Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung einer offenen Bühne?
- Plane mindestens 6 Wochen Vorlauf ein, bei öffentlichen Veranstaltungen mit Genehmigungen besser 8 bis 10 Wochen. Die letzten 7 Tage sollten nur noch der Bestätigung, dem Einkauf und dem Aufbau dienen.
- Wie viele Mikrofone braucht man für eine offene Bühne?
- Das hängt von den Auftritten ab, aber plane für Moderation und wechselnde Beiträge mindestens 2 Mikrofone ein. Kläre den Bedarf spätestens 14 Tage vorher und reserviere zusätzlich passende Mikrofonständer und Kabel.
- Wie plant man die Technik für eine offene Bühne?
- Sammle technische Anforderungen und Musikdateien spätestens 2 Wochen vor dem Termin. Prüfe danach Mischpult, aktive Lautsprecher, DI-Boxen, Strom- und Audiokabel und plane vor dem Einlass mindestens 90 Minuten für den Soundcheck ein.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!