Open podium organiseren: checklist van zaal tot applaus

Een open podium staat of valt met een strak programma en een technische voorbereiding die ruim vóór de eerste act klaar is. Reserveer eerst de zaal en datum, regel daarna aanmeldingen, optreedvolgorde en vrijwilligers. Plan techniek en catering niet pas voor de laatste week: microfoons, licht, koffie en dieetwensen vragen aparte controle. Op de dag zelf werk je van een lege zaal naar een geteste geluidsinstallatie, verlichte podiumdelen en een duidelijke informatiebalie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Evenementdatum vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Optredens aanmelden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Optredens bevestigen
2 personen
Optreedvolgorde maken
2 personen
Presentatieteksten verzamelen
Programma publiceren
Techniek reserveren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Catering bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Techniek ophalen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Zaal openen
2 personen
Podiumdelen opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Lichtstanden testen
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Podiumaankleding ophangen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Optredens ontvangen
2 personen
Artiesten kort instrueren
2 personen

Event

Publieksingang openen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma toelichten
Optredens presenteren
2 personen
Microfoons wisselen
2 personen
Pauzebuffet bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Laatste optreden aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
Podium afbreken
4 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Techniek retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Leveringen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2
Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Klaptafel informatiebalie

Apparatuur

PA-luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Laptop voor programma
USB-stickaantal 2

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Werklampenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Achterdoek
Tafelkledenaantal 8
Programmapostersaantal 10
Pijlbordjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 2 weken voor het open podium, zodat je optredens kunt bevestigen en een haalbare optreedvolgorde kunt maken. Vraag meteen naar presentatieteksten en technische wensen.
Plan de geluidscheck minimaal 90 minuten vóór de start. Test elke draadloze microfoon, DI-box, audiokabel en monitor afzonderlijk en leg kabels vast met gaffer tape.
Zet vrijwilligers in met duidelijke tijdvakken: minstens één persoon voor ontvangst, één voor techniek en één voor artiestenbegeleiding vanaf het openen van de zaal tot het laatste optreden.
Controleer de zaalindeling vóór je podiumdelen opbouwt. Houd doorgangen vrij, plaats podiumtrappen stabiel en zet stoelen en tafels zo dat de informatiebalie zichtbaar blijft.
Bestel catering op basis van het definitieve aantal bezoekers en deelnemers, maar controleer 48 uur vooraf opnieuw de dieetwensen. Zet houdbare catering klaar vóór de opbouw en reserveer aparte tijd voor koffie, water en koeling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open podium organiseren?: Leg de zaal en datum bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open de aanmeldingen daarna direct en sluit ze ongeveer 2 weken vóór het evenement, zodat je nog tijd hebt voor bevestigingen en het programma.
Hoe maak ik een programma voor een open podium?: Verzamel eerst alle bevestigde optredens en plan per act een vast tijdsblok, inclusief ongeveer 5 minuten wisseltijd. Publiceer het programma uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf, nadat de optreedvolgorde en presentatieteksten zijn gecontroleerd.
Wanneer moet de techniek van een open podium klaar zijn?: Bouw podium, geluidsinstallatie en lichtinstallatie minimaal 2 uur vóór de opening op. Reserveer daarna ten minste 90 minuten voor aansluiten, lichtstanden testen en een volledige geluidscheck met de gebruikte microfoons en instrumenten.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open podium?: Reken op minimaal 3 vrijwilligers bij een klein open podium: één voor ontvangst, één voor techniek en één voor artiestenbegeleiding. Bij meer dan 20 optredens of meerdere ruimtes voeg je per extra ruimte minstens één vrijwilliger toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.