Cómo organizar un escenario abierto sin olvidar lo esencial
Un escenario abierto necesita más que una lista de actuaciones. Hay que cerrar la sala y la fecha, gestionar las inscripciones, preparar el programa y coordinar a quienes actúan, ayudan y controlan la técnica. Esta checklist reúne 56 tareas y 42 materiales para avanzar en el orden adecuado. También te ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento: las preferencias dietéticas, los textos de presentación, la prueba de sonido y la iluminación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Fijar la fecha del evento
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar las actuaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Hacer el orden de actuación
2 personas
Reunir los textos de presentación
Publicar el programa
Reservar técnica
Asignar voluntarios
2 personas
Pedir el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger el equipo técnico
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Abrir la sala
2 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas
2 personas
Colgar la decoración del escenario
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Recibir actuaciones
2 personas
Dar instrucciones breves a los artistas
2 personas
Evento
Abrir la entrada para el público
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Presentar las actuaciones
2 personas
Cambiar micrófonos
2 personas
Reponer el buffet del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Anunciar la última actuación
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Retirar sillas y mesas
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Limpiar la sala
3 personas
Devolver el equipo técnico
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Comprobar las entregas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escaleras del escenariocant. 2
- Sillascant. 90
- Mesascant. 8
- Mesa plegable de información
Equipo
- Altavoces de PAcant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Cajas DIcant. 2
- Cables de audiocant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Portátil para el programa
- Memoria USBcant. 2
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Lámparas de trabajocant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas de servircant. 6
Decoración
- Telón de fondo
- Mantelescant. 8
- Pósteres del programacant. 10
- Carteles de flechascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y la sala antes de abrir las inscripciones; deja al menos 4 semanas para recibir actuaciones, gestionar preferencias dietéticas y preparar el programa.
- No publiques el orden de actuación hasta confirmar cada participación y reunir los textos de presentación. Reserva una franja de 2 a 3 días para corregir cambios de última hora.
- Asigna voluntarios antes de pedir el catering y la compra. Necesitarás responsables concretos para la información, el montaje, el sonido, la iluminación y la atención durante el evento.
- Programa la llegada del equipo técnico con tiempo suficiente para montar las piezas del escenario, los altavoces, la mesa de mezclas y los micrófonos. Haz la prueba de sonido como mínimo 2 horas antes de abrir la sala.
- Prepara con antelación el catering no perecedero y comprueba que tienes vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas y utensilios de servicio. Las máquinas de café, las teteras y los termos suelen olvidarse hasta el día del evento.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un escenario abierto?
- Empieza al menos 4 semanas antes. Ese margen permite reservar la sala, abrir y gestionar las inscripciones, confirmar las actuaciones y publicar el programa sin hacerlo todo a última hora.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para un escenario abierto?
- Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Así puedes confirmar cada actuación, recoger las preferencias dietéticas, preparar el orden y reunir los textos de presentación.
- ¿Cuánto dura una prueba de sonido para un escenario abierto?
- Reserva entre 60 y 90 minutos, y hazla al menos 2 horas antes de la apertura. Comprueba los micrófonos inalámbricos, las cajas DI, los cables, los altavoces y cada entrada de la mesa de mezclas.
- ¿Qué hay que preparar el día del escenario abierto?
- Llega entre 3 y 4 horas antes para abrir la sala, montar el escenario, instalar el sonido y colocar la iluminación. Deja la última hora para probar los modos de iluminación, preparar el catering y resolver incidencias.
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