Organiser une scène ouverte sans rien oublier
Une scène ouverte repose sur un enchaînement précis : réserver la salle, recueillir les inscriptions, construire le programme, puis préparer la technique et l’accueil. Les oublis arrivent surtout après la clôture des inscriptions, quand il faut confirmer les besoins alimentaires, l’ordre de passage et le matériel de sonorisation. Cette checklist rassemble les étapes à suivre jusqu’au test des micros, des enceintes et de l’éclairage le jour de l’événement.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Fixer la date de l'événement
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Inscrire les spectacles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les prestations
2 personnes
Établir l’ordre des prestations
2 personnes
Rassembler les textes de présentation
Publier le programme
Réserver la technique
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel technique
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Monter les éléments de scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Suspendre la décoration de scène
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Accueillir les spectacles
2 personnes
Briefer brièvement les artistes
2 personnes
Événement
Ouvrir l'entrée du public
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Présenter les spectacles
2 personnes
Changer les microphones
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
Annoncer le dernier numéro
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Vérifier les livraisons
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Éléments de podiumqté 6
- Escaliers de scèneqté 2
- Chaisesqté 90
- Tablesqté 8
- Table pliante du point d’information
Équipement
- Haut-parleurs PAqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Boîtiers DIqté 2
- Câbles audioqté 8
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ruban gafferqté 4
- Ordinateur portable pour le programme
- Clé USBqté 2
Éclairage
- Projecteurs LED de scèneqté 4
- Pieds d’éclairageqté 2
- Lampes de chantierqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Louchesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Pinces de serviceqté 6
Décoration
- Fond de scène
- Nappesqté 8
- Affiches du programmeqté 10
- Panneaux de directionqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe la date et réserve la salle avant d’ouvrir les inscriptions : prévois ensuite un délai d’au moins deux semaines pour recevoir les candidatures et relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
- Demande les besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription, puis transmets le nombre final au traiteur au plus tard quelques jours avant la scène ouverte. Les régimes particuliers sont souvent oubliés au moment de commander.
- Établis l’ordre des prestations dès que les inscriptions sont traitées. Prévois les changements de matériel, les besoins en microphones et les textes de présentation avant de publier le programme.
- Réserve la sonorisation assez tôt et vérifie que le matériel comprend bien les enceintes, la table de mixage, les microphones, les pieds, les boîtiers DI et les câbles nécessaires.
- Le jour même, ouvre la salle suffisamment tôt pour monter la scène, installer la lumière et effectuer une vraie balance. Garde au moins 60 minutes entre le branchement des microphones et l’arrivée du public pour corriger les problèmes de câbles ou de réglages.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une scène ouverte ?
- Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, ouvrir les inscriptions, traiter les prestations, publier le programme et confirmer la technique ainsi que la restauration.
- Quand clôturer les inscriptions pour une scène ouverte ?
- Clôture-les au moins 7 à 10 jours avant l’événement. Tu pourras ainsi établir l’ordre des prestations, recueillir les textes de présentation et confirmer les besoins alimentaires et techniques.
- Combien de temps prévoir pour installer la scène ouverte ?
- Compte au minimum 3 heures avant l’ouverture des portes pour monter les éléments de scène, installer la sonorisation et l’éclairage, puis tester les microphones et les réglages. Ajoute du temps si plusieurs prestations utilisent des branchements différents.
- Que faut-il tester avant une scène ouverte ?
- Teste chaque microphone, les haut-parleurs, la table de mixage, les boîtiers DI, les câbles et les éclairages. Fais-le au moins 60 minutes avant l’arrivée du public et vérifie aussi que les rallonges et multiprises sont accessibles et sécurisées.
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