Offene Bühne organisieren: die vollständige Checkliste
Bei einer offenen Bühne entscheidet nicht nur das Programm über einen reibungslosen Abend. Saal, Auftritte, Technik, Verpflegung und Helfer müssen in der richtigen Reihenfolge vorbereitet werden. Besonders häufig werden Anmeldefristen, Präsentationstexte und der Technikaufbau unterschätzt. Diese Checkliste führt dich von der Saalreservierung bis zum Soundcheck und hilft dir, fehlende Aufgaben rechtzeitig zu erkennen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Saal reservieren
Veranstaltungsdatum festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Auftritte anmelden
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Auftritte bestätigen
2 Personen
Ablaufreihenfolge festlegen
2 Personen
Präsentationstexte sammeln
Programm veröffentlichen
Technik reservieren
Freiwillige einteilen
2 Personen
Catering bestellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Technik abholen
2 Personen
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
Saal öffnen
2 Personen
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Lichtmodi testen
2 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Tische aufstellen
2 Personen
Bühnenverkleidung aufhängen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Informationsstand einrichten
2 Personen
Auftritte empfangen
2 Personen
Künstler kurz einweisen
2 Personen
Event
Publikumseingang öffnen
2 Personen
Besucher begrüßen
2 Personen
Programm vorstellen
Auftritte präsentieren
2 Personen
Mikrofone wechseln
2 Personen
Pausenbuffet auffüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
Letzten Auftritt ankündigen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Stühle und Tische wegräumen
3 Personen
Bühne abbauen
4 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Technik zurückbringen
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Lieferungen überprüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- BühnentreppenAnz. 2
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 8
- Klapptisch für den Infostand
Ausstattung
- PA-LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- DI-BoxenAnz. 2
- AudiokabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
- Laptop für das Programm
- USB-StickAnz. 2
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 4
- LichtstativeAnz. 2
- ArbeitslampenAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 6
Dekoration
- Hintergrundvorhang
- TischdeckenAnz. 8
- Programmatische PosterAnz. 10
- WegweiserAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- PutzeimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Veranstaltungsdatum fest und reserviere den Saal frühzeitig. Plane zusätzlich einen konkreten Zeitraum für Aufbau, Soundcheck und Lichttests ein – nicht erst ab dem Einlass.
- Setze eine klare Frist für Auftrittsanmeldungen, zum Beispiel 14 Tage vor der Veranstaltung. Danach kannst du die Reihenfolge festlegen, Auftritte bestätigen und fehlende Präsentationstexte gezielt nachfordern.
- Veröffentliche das Programm erst, wenn alle Auftritte bestätigt und die Reihenfolge abgestimmt ist. Sammle Namen, Titel und kurze Präsentationstexte in einer gemeinsamen Liste, damit die Moderation am Abend nicht improvisieren muss.
- Plane für den Technikaufbau mehrere Stunden vor Beginn ein. PA-Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, DI-Boxen und Kabel müssen angeschlossen, gesichert und mit jedem Auftritt getestet werden.
- Bestelle das Catering nach den erfassten Ernährungswünschen und stelle lagerfähige Lebensmittel vor dem Veranstaltungstag bereit. Für Kaffee, Wasser und Geschirr brauchst du außerdem einen festen Ausgabepunkt, etwa am Infostand.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine offene Bühne organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum und Saal. Die Anmeldung der Auftritte kann danach starten; spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung sollte die Anmeldefrist enden.
- Wann muss das Programm einer offenen Bühne feststehen?
- Lege die Ablaufreihenfolge etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin fest. Veröffentliche das Programm erst, wenn alle Auftritte bestätigt und die Präsentationstexte gesammelt sind.
- Wie viel Zeit braucht der Technikaufbau bei einer offenen Bühne?
- Plane mindestens 3 Stunden für Bühnenelemente, Beschallungsanlage, Mikrofone und Licht ein. Der Soundcheck sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass beginnen, damit Fehler noch behoben werden können.
- Wann sollte man Catering für eine offene Bühne bestellen?
- Bestelle das Catering etwa 7 bis 10 Tage vorher, sobald die erwartete Personenzahl und Ernährungswünsche feststehen. Lagerfähige Lebensmittel und Getränke kannst du 1 bis 2 Tage vor der Veranstaltung bereitstellen.
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