Open podium organiseren: checklist en planning
Een open podium staat of valt met een duidelijke inschrijving, een haalbaar programma en techniek die vóór de eerste artiest is getest. Leg eerst datum, locatie en budget vast, en werk daarna via aanmeldingen naar een definitief draaiboek. Reserveer tijd voor soundcheck, publieksontvangst en wissels tussen optredens. Denk ook aan details die vaak te laat komen: dieetwensen, artiesteninformatie, microfoons, kabels, koeling en de opstelling van stoelen en garderobe.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Budget vaststellen
2 personen
Programma-indeling maken
2 personen
Artiesten benaderen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiesten definitief bevestigen
2 personen
Optredens inplannen
2 personen
Presentator vastleggen
Techniekbehoeften inventariseren
2 personen
Reserveringen maken
Draaiboek uitwerken
2 personen
Medewerkers indelen
2 personen
Plattegrond maken
Artiesteninformatie versturen
Publieksinformatie versturen
Consumpties bestellen
2 personen
Techniek controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Verlichting installeren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bar inrichten
2 personen
Buffet inrichten
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Techniek testen
3 personen
Microfoons controleren
2 personen
Muziek afspeellijst testen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenruimte klaarmaken
2 personen
Optredens soundchecken
3 personen
Briefing medewerkers geven
2 personen
Event
Entree openen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Presentatie openen
Optredens begeleiden
2 personen
Muziek tussen optredens draaien
Geluid tijdens optredens bedienen
2 personen
Licht tijdens optredens bedienen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken schenken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Tafels afruimen
2 personen
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
Pauzeprogramma aankondigen
Publieksvragen verzamelen
Finale aankondigen
Afsluiting presenteren
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Gasten uitgeleiden
2 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar schoonmaken
2 personen
Buffet schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Podium afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende spullen sorteren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Podiumtrap
- Podiumrok
- Stoelenaantal 110
- Klaptafelsaantal 12
- Biertafelsaantal 4
- Barkrukkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 120
Servies
- Drinkglazenaantal 150
- Wijnglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Podiummonitorenaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- DI-boxenaantal 2
- XLR-kabelsaantal 8
- Jackkabelsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Laptop
- Presentatiescherm
- Laptopstandaard
Verlichting
- LED-podiumlampenaantal 4
- Sfeerlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
Decoratie
- Achtergronddoek
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Tafelkledenaantal 12
- Tafelnummersaantal 12
- Programmapostersaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveertangenaantal 8
- Flessenopenersaantal 3
- Ijsemmeraantal 2
- Maatbekersaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezem en blikaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Afwasbakkenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Open het aanmeldformulier vroeg genoeg om het programma te kunnen vullen én selecteren. Vraag per optreden naar de duur, benodigde microfoons, instrumenten, aansluitingen en eventuele dieetwensen; verwerk die gegevens in één artiestenoverzicht.
- Plan naast de optreedtijd ook op- en afbouwtijd. Een programma met tien optredens van 10 minuten vraagt bijvoorbeeld extra ruimte voor wissels, aankondigingen en korte soundchecks tussen de acts.
- Maak een apart techniekplan voordat je apparatuur reserveert. Controleer per act het aantal draadloze microfoons, DI-boxen, XLR- en jackkabels, podiummonitoren en beschikbare stroompunten.
- Stuur artiesten en publiek verschillende informatie. Artiesten hebben uiterlijk enkele dagen vooraf het aankomsttijdstip, de soundcheck, backstage-instructies en contactpersoon nodig; publiek heeft vooral aanvangstijd, locatie en programma-informatie nodig.
- Koel dranken en bereid hapjes pas af nadat je de definitieve aantallen hebt verwerkt. Houd bij de zaalindeling ruimte vrij voor podiumdelen, podiumtrap, techniek, garderoberekken en een veilige looproute.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een open podium organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en budget. Open de inschrijving daarna, zodat je minimaal 3 weken voor het evenement de artiesten en het programma definitief kunt bevestigen.
- Hoeveel tijd moet ik tussen optredens plannen?
- Reken bij eenvoudige optredens op 5 tot 10 minuten voor wissel, aankondiging en een korte controle. Bij acts met eigen instrumenten of meerdere aansluitingen is 15 minuten realistischer.
- Wanneer moet ik de techniek van een open podium testen?
- Doe de volledige technische controle op de dag zelf vóór de deuren opengaan en plan een soundcheck per act. Test daarnaast uiterlijk 1 week vooraf of alle microfoons, speakers, kabels en stroomvoorziening beschikbaar zijn.
- Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een open podium?
- Gebruik het definitieve aantal gasten als basis en controleer dat aantal uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Voor het eerste uur kun je rekenen op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon; bestel hapjes volgens de verwachte verblijfsduur en eventuele dieetwensen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!