Offene Bühne organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Anmeldeschluss früh fest. So kannst du Auftritte einplanen, Künstler endgültig bestätigen und den Ablaufplan rechtzeitig verschicken.
• Erfasse bei jeder Anmeldung den Technikbedarf. Für Gesang, Instrumente und Zuspieler brauchst du unter anderem Mikrofone, DI-Boxen, Kabel oder einen Laptop – fehlende Anschlüsse lassen sich am Veranstaltungstag kaum improvisieren.
• Schicke Künstler- und Publikumsinformationen getrennt voneinander. Künstler brauchen Angaben zu Auftrittszeit, Technik und Anreise; das Publikum braucht vor allem Ablauf, Einlass und praktische Informationen.
• Plane Helfer für mehrere konkrete Zeitfenster ein: Aufbau, Technikprüfung, Getränke und Snacks, Einlass sowie Abbau. Eine Person allein kann Bühne, Mischpult und Garderobe nicht gleichzeitig betreuen.
• Kühle Getränke erst nach dem Einkauf und nicht erst kurz vor Beginn. Rechne außerdem Geschirr, Servierschalen und Besteck für Snacks mit ein – diese Dinge fehlen häufig, obwohl Getränke und Essen bereits bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine offene Bühne organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Programmrahmen. Die Anmeldung kann danach geöffnet werden; die endgültige Auftrittsplanung sollte spätestens 1 bis 2 Wochen vor der Veranstaltung stehen.

Wie viele Künstler braucht eine offene Bühne?

Das hängt vom gewünschten Programm ab, aber plane pro Auftritt einschließlich Wechsel etwa 10 bis 15 Minuten ein. Bei einem dreistündigen Abend passen damit ungefähr 12 bis 18 kurze Auftritte, wenn du Zeit für Moderation und Pausen einrechnest.

Welche Technik braucht eine offene Bühne?

Für die Grundausstattung solltest du aktive Lautsprecher, Bühnenmonitore, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer und passende XLR- oder Jackkabel einplanen. Kläre den Bedarf jedes Acts mindestens 7 Tage vorher und prüfe die komplette Signalkette am Veranstaltungstag vor dem Einlass.

Wie viele Getränke brauche ich für eine offene Bühne?

Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 bis 2 weiteren Getränken je Stunde. Kaufe zusätzlich alkoholfreie Optionen ein und stelle die Getränke mindestens 60 Minuten vor Beginn kalt.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst