Checklist para organizar un escenario abierto

Un escenario abierto necesita más que una lista de artistas: hay que coordinar inscripciones, horarios, sonido, público y montaje. Este plan reúne 75 tareas y 58 elementos para llevar el evento desde la fecha y el presupuesto hasta la limpieza final. Reserva tiempo para confirmar a los artistas, revisar la mesa de mezclas y preparar el escenario antes de que llegue el público. También encontrarás los detalles que suelen quedarse para el último momento, como las preferencias dietéticas, las bebidas frías y la información técnica.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Establecer el presupuesto
2 personas
Crear la distribución del programa
2 personas
Contactar con los artistas
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar definitivamente a los artistas
2 personas
Planificar las actuaciones
2 personas
Confirmar al presentador
Inventariar las necesidades técnicas
2 personas
Hacer reservas
Desarrollar el programa
2 personas
Asignar al personal
2 personas
Hacer el plano
Enviar la información de los artistas
Enviar información al público
Pedir consumiciones
2 personas
Comprobar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la barra
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Comprobar los micrófonos
2 personas
Probar la lista de reproducción de música
Recibir a los artistas
2 personas
Preparar la sala de artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido de las actuaciones
3 personas
Dar briefing al personal
2 personas

Evento

Abrir la entrada
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Abrir la presentación
Coordinar las actuaciones
2 personas
Poner música entre actuaciones
Controlar el sonido durante las actuaciones
2 personas
Controlar la iluminación durante las actuaciones
Servir aperitivos
3 personas
Servir bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
Guiar al público a sus asientos
2 personas
Anunciar el programa del descanso
Recoger preguntas del público
Anunciar la final
Presentar el cierre
Organizar la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la barra
2 personas
Limpiar el buffet
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Clasificar los artículos prestados
2 personas
Devolver los materiales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Falda de escenario
Sillascant. 110
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 4
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 120

Vajilla

Vasoscant. 150
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 2
Cables XLRcant. 8
Cables jackcant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Portátil
Pantalla de presentación
Soporte para portátil

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 4
Luces decorativascant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Decoración

Lona de fondo
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Mantelescant. 12
Números de mesacant. 12
Pósteres del programacant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 8
Abrebotellascant. 3
Cubiteracant. 2
Jarras medidorascant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Paños de microfibracant. 12
Fregaderoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el presupuesto antes de abrir las inscripciones. Sin esos tres datos no podrás definir la duración del programa ni comunicar condiciones claras a los artistas y al público.
Abre el formulario con suficiente margen para revisar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Haz una confirmación definitiva de los artistas antes de preparar el programa y enviar la información técnica.
Comprueba el sonido con todos los elementos conectados: altavoces activos, monitores, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, cables y regletas. Una prueba rápida solo con un micrófono no detecta los problemas de las actuaciones.
Dibuja el plano antes de asignar al personal y montar el espacio. Incluye escenario, escalera, sillas, mesas, percheros y zonas de servicio para evitar mover mobiliario cuando ya haya público.
Enfría las bebidas y prepara los aperitivos el mismo día, pero termina la compra y las reservas con antelación. Cuenta vasos, copas, tazas, platos y cubiertos por separado para no descubrir faltantes durante el servicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un escenario abierto?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar fecha, lugar, presupuesto y artistas. Deja los últimos 7 días para confirmar el programa, revisar la técnica y comunicar los detalles finales.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de un escenario abierto?: Ciérralas entre 10 y 14 días antes del evento para ordenar las actuaciones y confirmar a los participantes. Ese margen permite ajustar el programa y detectar necesidades técnicas o dietéticas.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Haz una prueba completa el mismo día, como mínimo 2 horas antes de abrir las puertas. Conecta todos los micrófonos, monitores, cajas DI, cables y el portátil o la pantalla de presentación que vayas a usar.
¿Cuántas bebidas necesito para un escenario abierto?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade una reserva del 15 % para imprevistos. Enfría una primera tanda antes de la llegada del público y deja el resto listo para reponer.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.