Checklist pour organiser une scène ouverte

Une scène ouverte demande de coordonner les artistes, le public, la technique et l’accueil dans un ordre précis. Commence par fixer la date, le lieu et le budget, puis ouvre les inscriptions avant de confirmer le programme. Les besoins techniques et alimentaires doivent être recueillis assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Cette checklist couvre aussi les réservations, les boissons, les encas, le montage de la scène et les vérifications du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le budget
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Contacter les artistes
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer définitivement les artistes
2 personnes
Planifier les spectacles
2 personnes
Réserver un animateur
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Faire les réservations
Élaborer le déroulé
2 personnes
Répartir le personnel
2 personnes
Créer le plan
Envoyer les informations sur les artistes
Envoyer les informations au public
Commander des consommations
2 personnes
Vérifier la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager le bar
2 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Vérifier les micros
2 personnes
Tester la playlist musicale
Accueillir les artistes
2 personnes
Préparer la loge des artistes
2 personnes
Faire la balance des concerts
3 personnes
Briefer les collaborateurs
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Ouvrir la présentation
Accompagner les spectacles
2 personnes
Passer de la musique entre les spectacles
Gérer le son pendant les spectacles
2 personnes
Gérer l’éclairage pendant les spectacles
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Dégager les tables
2 personnes
Guider le public vers les places assises
2 personnes
Annoncer le programme de la pause
Recueillir les questions du public
Annoncer la finale
Présenter la clôture
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar
2 personnes
Nettoyer le buffet
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger le matériel audio
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Jupe de scène
Chaisesqté 110
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 4
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 120

Vaisselle

Verres à boireqté 150
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Câbles XLRqté 8
Câbles jackqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Écran de présentation
Support pour ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Bâche de fond
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Nappesqté 12
Numéros de tableqté 12
Affiches du programmeqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 3
Seau à glaceqté 2
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu avant de contacter les artistes : prévois ensuite au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et construire le programme.
Demande aux artistes leurs besoins techniques dès leur inscription : microphones, retours de scène, boîtiers DI, câbles et alimentation doivent être vérifiés avant toute réservation.
Prépare un déroulé minuté avec l’ordre des passages, les changements de plateau et les pauses. Pour une scène ouverte, réserve environ 5 minutes entre deux artistes ou groupes.
Compte les boissons sur la base de 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis adapte les quantités à la durée prévue et au public attendu.
Ne garde pas le montage de la scène pour l’ouverture des portes : installe les éléments de podium, l’escalier, les micros et la table de mixage assez tôt pour effectuer un test complet.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une scène ouverte ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, contacter les artistes, ouvrir les inscriptions, confirmer le programme et régler les besoins techniques.
Quand confirmer les artistes d’une scène ouverte ?: Confirme définitivement les artistes environ 2 semaines avant l’événement. Tu peux ainsi finaliser l’ordre des spectacles, les informations envoyées au public et la répartition des besoins techniques.
Quel matériel faut-il prévoir pour une scène ouverte ?: Prévois au minimum une table de mixage, des microphones, des pieds de micro, des retours de scène, des câbles XLR et jack, des rallonges et des multiprises. Vérifie chaque élément lors d’un test technique avant l’arrivée du public.
Combien de temps prévoir pour monter une scène ouverte ?: Réserve au moins 2 heures pour installer le podium, l’escalier, les micros, les retours et le câblage, puis 30 à 45 minutes supplémentaires pour la balance et les derniers réglages.

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