Checklist voor een goed georganiseerd open podium

Een open podium staat of valt met een strak programma en techniek die vooraf getest is. Regel eerst de locatie, vergunningen en inschrijvingen; leg daarna optredens, technische wensen en muziekbestanden vast. In de laatste week draait alles om de planning, vrijwilligers, catering en publieksinformatie. Deze checklist bevat 66 taken en 44 spullen, van draadloze microfoons en podiumspots tot stoelen, drinkglazen en een EHBO-doos.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Aanmeldformulier maken
Inschrijvingen openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Locatie-informatie publiceren
Aanmeldingen verwerken
Optredens bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Technische wensen verzamelen
Muziekbestanden verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Optredens inplannen
Presentator vastleggen
Vrijwilligers indelen
Techniek reserveren
Catering reserveren
EHBO-doos controleren
Contactlijst opstellen
Publieksinformatie afdrukken
Programma afdrukken
Benodigdheden controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Licht en verwarming controleren
2 personen
Podiumzone vrijmaken
3 personen
Podiumachtergrond plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inchecktafel plaatsen
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Optredens inchecken
Geluidsinstallatie testen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Programma klaarleggen
Publiek verwelkomen
3 personen
Programma presenteren
Artiesten begeleiden
2 personen
Optredens aankondigen
Techniek bedienen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikte glazen inzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Apparatuur afbreken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Cateringtafel schoonmaken
2 personen
Vloer vegen en dweilen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen opruimen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 8
Inchecktafel
Cateringtafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Luidsprekerkabelsaantal 4
Audiokabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Muziekspeler

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4
Kabelmattenaantal 6

Decoratie

Podiumachtergrond
Podiumdoekenaantal 2
Slingersaantal 8
Menukaarthoudersaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Opscheptangenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelmattenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Open de inschrijving pas nadat de locatie, speelduur en beschikbare techniek duidelijk zijn. Vraag per deelnemer naar actduur, aantal personen, technische wensen en eventuele muziekbestanden.
Plan het programma op basis van de echte op- en afbouwtijd. Tel per optreden minimaal 5 minuten wisseltijd op bij de speelduur en houd daarnaast een korte pauze vrij.
Test techniek uiterlijk één dag vooraf met de actieve speakers, het mengpaneel, de microfoons, DI-boxen en muziekspeler. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten klaar voordat publiek binnenkomt.
Wijs vrijwilligers toe aan concrete momenten: ontvangst bij de inchecktafel, begeleiding van deelnemers, catering en opruimen. Maak één contactlijst met telefoonnummers en deel die vóór de opbouw.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet hapjes, drinkglazen, borden en bestek pas vlak voor de deuren op de cateringtafels. Druk programma en publieksinformatie niet eerder af dan nadat de optredens definitief zijn bevestigd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open podium organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de locatie, vergunningen en het aanmeldformulier. Open de inschrijving daarna en reserveer techniek en catering zodra je een eerste deelnemersaantal hebt.
Hoeveel tijd moet ik per optreden plannen?: Plan naast de optreedtijd minstens 5 minuten voor wisselen en aansluiten. Bij acts met meerdere instrumenten of muziekbestanden is 10 minuten realistischer; maak het definitieve programma nadat alle technische wensen binnen zijn.
Wanneer moet ik de techniek van een open podium testen?: Doe de volledige soundcheck uiterlijk 1 dag vooraf en herhaal vóór aanvang een korte controle. Test alle microfoons, kabels, DI-boxen, muziekbestanden, podiumspots en de stroomvoorziening.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open podium?: Reken minimaal op 1 persoon voor ontvangst, 1 voor deelnemers en backstage, 1 voor techniek en 1 voor catering en opruimen. Bij meer dan ongeveer 50 bezoekers is een extra ontvangst- of publieksbegeleider verstandig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.