Checklist para organizar un escenario abierto sin olvidos
Un escenario abierto necesita más que un micrófono y una lista de actuaciones. Hay que cerrar el lugar y los permisos, abrir las inscripciones, confirmar a cada participante y preparar sonido, iluminación, catering y atención al público. Esta checklist reúne 66 tareas y 44 materiales para avanzar en el orden adecuado. También te ayuda a detectar lo que suele llegar tarde: las necesidades técnicas, los archivos de música, el programa impreso y la coordinación de voluntarios.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Crear formulario de inscripción
Abrir inscripciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la información del lugar
Gestionar inscripciones
Confirmar las actuaciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar necesidades técnicas
Reunir archivos de música
Elaborar el programa
2 personas
Planificar las actuaciones
Confirmar al presentador
Asignar voluntarios
Reservar técnica
Reservar el catering
Comprobar el botiquín
Elaborar la lista de contactos
Imprimir información para el público
Imprimir el programa
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la luz y la calefacción
2 personas
Despejar la zona del escenario
3 personas
Colocar el fondo del escenario
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Instalar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Registrar actuaciones
Probar el sistema de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar el programa
Dar la bienvenida al público
3 personas
Presentar el programa
Acompañar a los artistas
2 personas
Anunciar las actuaciones
Operar la técnica
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger los vasos usados
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Guiar al público hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Desmontar el equipo
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la mesa de catering
2 personas
Barrer y fregar el suelo
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Retirar los productos no utilizados
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 80
- Mesascant. 8
- Mostrador de registro
- Mesas de cateringcant. 2
- Percheroscant. 2
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Cajas DIcant. 2
- Cables de altavozcant. 4
- Cables de audiocant. 8
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Reproductor de música
Iluminación
- Focos de escenariocant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 4
- Alfombrillas para cablescant. 6
Decoración
- Fondo del escenario
- Telones de escenariocant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Portamenúscant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas para servircant. 8
- Jarras de servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas para servircant. 6
- Termoscant. 4
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 4
Limpieza
- Escobacant. 2
- Aspiradora
- Juego de fregonacant. 2
- Cubos de limpiezacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y comprueba los permisos antes de publicar la convocatoria. Reserva tiempo para confirmar por escrito horarios de acceso, montaje y desmontaje.
- Abre las inscripciones con un formulario que incluya actuación, duración, necesidades técnicas y preferencias dietéticas. Pide los archivos de música con varios días de margen para poder probarlos.
- Elabora el programa después de confirmar las actuaciones y al presentador. Imprime una versión para el público y deja copias adicionales para registro, escenario y coordinación.
- Haz una prueba técnica completa antes de que llegue el público: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, cajas DI, cables, regletas y focos deben estar conectados y etiquetados.
- Asigna voluntarios a funciones concretas, como registro, escenario, catering y atención al público. Comprueba el botiquín y prepara una lista de contactos accesible antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un escenario abierto?
- Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el lugar, comprobar permisos y abrir inscripciones. Deja los últimos 7 días para confirmar actuaciones, cerrar el programa, revisar necesidades técnicas y comprar suministros.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de un escenario abierto?
- Ciérralas entre 7 y 10 días antes si necesitas elaborar un programa y coordinar actuaciones. Así todavía puedes confirmar cambios, recopilar archivos de música y revisar las preferencias dietéticas.
- ¿Qué equipo de sonido necesito para un escenario abierto?
- Como mínimo, planifica altavoces activos, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, soportes, cajas DI, cables de audio y cables de altavoz. Añade regletas, alargadores y alfombrillas para cables antes del montaje.
- ¿Cuánta bebida y comida debo preparar?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta según la duración del evento. Prepara aperitivos y catering según el número confirmado de asistentes, incluyendo las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.
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