Checklist pour organiser une scène ouverte
Une scène ouverte réussie repose sur un enchaînement précis : réserver le lieu, ouvrir les inscriptions, préparer le programme et tester la technique avant l’arrivée du public. Cette checklist couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires et techniques des participants, les fichiers musicaux, l’accueil et les câbles. Avance étape par étape pour éviter les changements de dernière minute et garder du temps pour les imprévus.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Créer le formulaire d’inscription
Ouvrir les inscriptions
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations du lieu
Traiter les inscriptions
Confirmer les prestations
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les besoins techniques
Rassembler les fichiers musicaux
Établir le programme
2 personnes
Planifier les spectacles
Réserver un animateur
Répartir les bénévoles
Réserver la technique
Réserver le catering
Vérifier la trousse de premiers secours
Établir la liste de contacts
Imprimer les informations au public
Imprimer le programme
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’éclairage et le chauffage
2 personnes
Dégager la zone du podium
3 personnes
Installer le fond de scène
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d’enregistrement
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Enregistrer les performances
Tester le système de sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer le programme
Accueillir le public
3 personnes
Présenter le programme
Accompagner les artistes
2 personnes
Annoncer les spectacles
Gérer la technique
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Collecter les verres usagés
2 personnes
Vider les poubelles
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
Suivi
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Démonter l'équipement
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la table traiteur
2 personnes
Balayer et laver le sol
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger les courses non utilisées
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 80
- Tablesqté 8
- Table d’enregistrement
- Tables de cateringqté 2
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Boîtiers DIqté 2
- Câbles de haut-parleurqté 4
- Câbles audioqté 8
- Multiprisesqté 8
- Rallongesqté 8
- Lecteur audio
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 4
- Pieds d’éclairageqté 2
- Éclairage d’ambianceqté 4
- Passe-câblesqté 6
Décoration
- Fond de scène
- Tentures de scèneqté 2
- Guirlandesqté 8
- Porte-menusqté 6
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafesqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Conteneurs à glaceqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Pince de serviceqté 6
- Thermosqté 4
- Tapis rafraîchissantsqté 4
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Aspirateur
- Kit de lavageqté 2
- Seaux de nettoyageqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque le lieu et vérifie les autorisations au moins 6 à 8 semaines avant la date. Confirme aussi les horaires d’accès, de montage et de rangement, car ils déterminent le planning technique.
- Ouvre les inscriptions avec une date limite claire, idéalement 10 à 14 jours avant la scène ouverte. Demande dès le formulaire les besoins alimentaires, les instruments, les fichiers musicaux et les besoins en micros ou branchements.
- Prépare le programme dès que les inscriptions sont traitées et réserve un créneau à chaque passage. Garde une marge de 5 à 10 minutes entre deux prestations pour les changements de scène et les réglages.
- Teste toute la chaîne audio avant l’ouverture des portes : table de mixage, microphones sans fil, boîtiers DI, lecteur audio, câbles, multiprises et rallonges. Pose des passe-câbles sur les zones de circulation et prévois au moins une solution de rechange pour les éléments critiques.
- Prépare l’accueil le jour même avec une table d’enregistrement, le programme imprimé et une liste de contacts. Refroidis les boissons quelques heures avant, installe les tables de catering et vérifie la trousse de premiers secours avant l’arrivée des participants.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une scène ouverte ?
- Commence la réservation du lieu et la vérification des autorisations 6 à 8 semaines avant l’événement. Ouvre ensuite les inscriptions environ 4 semaines avant et finalise le programme 10 à 14 jours avant.
- Quand fermer les inscriptions pour une scène ouverte ?
- Ferme les inscriptions 10 à 14 jours avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de traiter les demandes, recueillir les besoins techniques et alimentaires, puis construire un programme réaliste.
- Combien de temps prévoir entre deux prestations ?
- Prévois 5 à 10 minutes entre deux passages, selon le matériel utilisé. Une scène ouverte avec instruments, boîtiers DI ou fichiers audio demande davantage de temps qu’un passage avec un seul microphone.
- Que faut-il tester avant une scène ouverte ?
- Teste la table de mixage, les microphones, les pieds de micro, les câbles audio et de haut-parleur, les rallonges, les multiprises et le lecteur audio le jour du montage. Fais un essai complet au moins 2 heures avant l’ouverture des portes.
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