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Offene Bühne organisieren: die praktische Checkliste

Eine Offene Bühne steht und fällt mit klaren Anmeldungen, einem realistischen Programm und funktionierender Technik. Plane zuerst Ort, Genehmigungen und den Anmeldeprozess, bevor du Auftritte bestätigst. Danach sammelst du technische Anforderungen und Musikdateien, teilst Helfer ein und reservierst Technik und Catering. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen festen Check-in, einen getesteten Ton- und Lichtaufbau sowie gekühlte Getränke und vorbereitete Snacks.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Anmeldungen öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Ort-Informationen veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Auftritte bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Technische Anforderungen sammeln

  • Musikdateien sammeln

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Auftritte einplanen

  • Moderator festlegen

  • Freiwillige einteilen

  • Technik reservieren

  • Catering reservieren

  • Erste-Hilfe-Kasten prüfen

  • Kontaktliste erstellen

  • Publikumsinformationen drucken

  • Programm drucken

  • Benötigtes Material prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Licht und Heizung kontrollieren

    2 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    3 Personen

  • Bühnenhintergrund aufstellen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Anmeldetisch aufstellen

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Anmeldetisch besetzen

    2 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Auftritte einchecken

  • Beschallungsanlage testen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Programm bereitlegen

  • Publikum begrüßen

    3 Personen

  • Programm präsentieren

  • Künstler betreuen

    2 Personen

  • Auftritte ankündigen

  • Technik bedienen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutzte Gläser einsammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Anlage ausschalten

    2 Personen

  • Ausrüstung abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Cateringtisch reinigen

    2 Personen

  • Boden fegen und wischen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Nicht verwendete Einkäufe aufräumen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 80
  • TischeAnz. 8
  • Check-in-Tisch
  • Catering-TischeAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • DI-BoxenAnz. 2
  • LautsprecherkabelAnz. 4
  • AudiokabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Musikplayer

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 6

Dekoration

  • Bühnenhintergrund
  • BühnentücherAnz. 2
  • GirlandenAnz. 8
  • MenükartenhalterAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierplattenAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlmattenAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Staubsauger
  • WischsetAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Öffne die Anmeldung erst, wenn Ort, Zeit und wichtige Publikumsinformationen feststehen. Bitte jeden Act um Auftrittsdauer, benötigte Technik und Musikdateien; eine Frist von 14 Tagen vor der Veranstaltung lässt Zeit für Rückfragen.
  • Stelle das Programm nicht nur nach Anmeldereihenfolge zusammen. Plane zwischen den Auftritten mindestens 5 Minuten für Wechsel, Mikrofonanpassungen oder den Anschluss einer DI-Box ein.
  • Teste die Tonanlage am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Einlass. Prüfe Mischpult, aktive Lautsprecher, Funkmikrofone, Kabel und Verlängerungen gemeinsam mit der Person, die den Ton betreut.
  • Teile Helfer mit klaren Zeitfenstern ein: mindestens eine Person für den Check-in, eine für Technik und eine für Catering. Übergib Kontaktliste, Ablauf und Notfallinformationen spätestens beim Aufbau.
  • Kühle Getränke mindestens 3 Stunden vorher und stelle wiederverwendbare Gläser, Teller und Besteck vor dem Einlass bereit. Drucke Programm und Publikumsinformationen mit einem Puffer von 10 Prozent, damit kurzfristige Änderungen nicht alles verzögern.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Offene Bühne organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Genehmigungen und Anmeldung. Öffne die Anmeldung spätestens 6 Wochen vor dem Termin und bestätige die Auftritte etwa 2 Wochen vorher.
Wie viel Zeit braucht der Technikaufbau bei einer Offenen Bühne?
Plane mindestens 2 Stunden für Aufbau und Soundcheck ein, bei vielen Acts eher 3 Stunden. Sammle technische Anforderungen und Musikdateien mindestens 14 Tage vorher, damit fehlende Kabel oder DI-Boxen noch besorgt werden können.
Wie viele Helfer braucht eine Offene Bühne?
Für eine kleine Offene Bühne solltest du mindestens 3 Helfer gleichzeitig einplanen: Check-in, Technik und Catering beziehungsweise Saal. Bei mehr als 30 Auftritten oder wechselnden Schichten sind 5 bis 6 Personen sinnvoll.
Wann soll das Programm für eine Offene Bühne feststehen?
Setze das Programm spätestens 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung zusammen. So bleiben noch einige Tage für Absagen, Änderungen bei Auftrittsdauer und den Druck von Programm und Publikumsinformationen.

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