Open podium organiseren: checklist en planning

Een open podium valt of staat met een strak programma en techniek die vooraf getest is. Leg eerst datum en locatie vast, publiceer daarna het aanmeldformulier en verzamel de technische wensen van iedere act. Bevestig optredenstijden op tijd, zodat deelnemers weten wanneer ze aanwezig moeten zijn. Op de dag zelf heb je naast podiumdelen en stoelen ook microfoons, DI-boxen, monitor speakers en reservebatterijen nodig. Met deze checklist houd je de voorbereiding, opbouw en ontvangst overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Optredens aanmelden
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Reserveringen maken
Draaiboek afdrukken
Optredenstijden bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Publieksinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur testen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programmaborden printen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podium inrichten
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Microfoons instellen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
Optredens laten soundchecken
3 personen
Backstage inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Programma ophangen
2 personen
Instructies aan vrijwilligers geven
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Publiek registreren
3 personen
Jassen en tassen aannemen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Optredens aankondigen
Podiumwissels begeleiden
2 personen
Geluid bedienen
2 personen
Licht bedienen
Optredens begeleiden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Publieksruimte controleren
2 personen
Toiletten controleren
Pauze aankondigen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
Laatste optreden afronden
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Etenswaren verpakken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Podium afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Techniek inpakken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Voorraad gekoeld opslaan
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Restantvoorraad opruimen
2 personen
Foto's en bestanden archiveren
Bedankbericht versturen
Openstaande rekeningen verzamelen
Beschadigde materialen melden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Statafelsaantal 6
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 100
Kapstokkenaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengltafel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Monitor speakersaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Laptop
Reservebatterijenaantal 12
Gereedschapskist
Gaffer tapeaantal 4
Kabelgotenaantal 10
Reservezekeringenaantal 6

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 4
Verlichtingsstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 12
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Podiumachterdoek
Naamkaartjesaantal 120
Stiftenaantal 12
A4-papieraantal 2
Pennenaantal 20
Clipboardaantal 4
Tafelnummersaantal 12

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 4
Koelkrattenaantal 6
Serveerkommenaantal 16
Broodmandenaantal 8
Koffiefiltersaantal 100
Drankkratjesaantal 10

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8
Rubberen handschoenenaantal 6

Tips

Sluit de aanmeldingen niet pas op de avond zelf: verwerk de optredens zodra ze binnenkomen en stel daarna het programma samen. Bevestig elke act afzonderlijk met optredenstijd, technische afspraken en eventuele dieetwensen.
Plan een apart technisch moment vóór de deuren opengaan. Test actieve speakers, mengtafel, draadloze microfoons, DI-boxen, monitor speakers en alle audiokabels; leg reservebatterijen en verlengkabels direct bij de techniek.
Maak het draaiboek bruikbaar vanaf de vloer: druk het af en zet optredenstijden, vrijwilligersindeling, contactgegevens en het programma op één plek. Print ook programmaborden, zodat bezoekers niet steeds om de volgorde hoeven te vragen.
Reserveer voor de zaal niet alleen tafels en stoelen, maar ook kleedkamertafels en kleedkamerstoelen. Richt de backstageplek in voordat de eerste deelnemers arriveren, inclusief een duidelijke route naar het podium en de podiumtrap.
Doe boodschappen en bereid hapjes vóór de opbouw begint. Vul de koelboxen, zet herbruikbare drinkglazen klaar en controleer koffiezetapparaten, waterkokers, borden, besteksets en serveerplateaus voordat het publiek binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open podium organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en het aanmeldformulier. Plan de sluiting van de aanmeldingen uiterlijk 2 weken voor het evenement, zodat je het programma en de techniek kunt bevestigen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een open podium?: Reken op minimaal 3 uur voor podiumdelen, podiumtrap, stoelen, tafels, verlichting en techniek. Plan daarna nog 60 tot 90 minuten voor een volledige soundcheck met microfoons, DI-boxen en monitor speakers.
Wat moet ik aan techniek regelen voor een open podium?: Zorg minimaal voor actieve speakers, een mengtafel, draadloze microfoons, microfoonstatieven, DI-boxen, monitor speakers en audiokabels. Leg ook verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen klaar; een ontbrekende kabel kan een optreden direct stilleggen.
Hoe laat moeten deelnemers van een open podium aanwezig zijn?: Laat deelnemers minimaal 60 minuten vóór hun optreden aanwezig zijn als er een soundcheck nodig is. Zet hun aanwezigheid en optredenstijd in de bevestiging en vermeld waar ze zich kunnen melden en wachten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.