Checklist para organizar un escenario abierto sin imprevistos
Un escenario abierto necesita más coordinación que una simple lista de actuaciones. Primero hay que fijar fecha y lugar, abrir las inscripciones y confirmar qué necesita cada participante. Después toca cerrar el programa, probar el sonido, organizar voluntarios y preparar el montaje. Esta checklist reúne el trabajo desde la convocatoria hasta la apertura del espacio, incluidos los detalles que suelen llegar tarde: horarios, preferencias dietéticas, entregas y material técnico.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar las actuaciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Hacer reservas
Imprimir el plan de trabajo
Confirmar los horarios de actuación
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar información al público
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Probar el equipo
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Imprimir los paneles del programa
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar las entregas
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el escenario
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Configurar micrófonos
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
Asegurar la prueba de sonido de las actuaciones
3 personas
Montar backstage
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Colgar el programa
2 personas
Dar instrucciones a los voluntarios
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Registrar al público
3 personas
Recibir abrigos y bolsos
2 personas
Dar el discurso de apertura
Anunciar las actuaciones
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
Operar el sonido
2 personas
Controlar la iluminación
Coordinar las actuaciones
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Inspeccionar el área de público
2 personas
Comprobar los baños
Anunciar el descanso
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Guiar al público hacia la salida
2 personas
Cerrar la última actuación
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Empaquetar alimentos
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Empacar el equipo técnico
3 personas
Recoger objetos perdidos
Guardar el stock en refrigeración
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Retirar el stock restante
2 personas
Archivar fotos y archivos
Enviar mensaje de agradecimiento
Recopilar las facturas pendientes
Informar de materiales dañados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escalera del escenario
- Mesas altascant. 6
- Mesascant. 8
- Sillascant. 100
- Percheroscant. 4
- Mesas de vestuariocant. 2
- Sillas del vestuariocant. 12
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Cajas DIcant. 2
- Supervisar a los ponentescant. 2
- Cables de audiocant. 12
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Portátil
- Baterías de repuestocant. 12
- Caja de herramientas
- Cinta gaffercant. 4
- Canaletas para cablescant. 10
- Fusibles de repuestocant. 6
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 4
- Soportes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas para servircant. 12
- Jarrascant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras medidorascant. 2
- Termoscant. 4
Decoración
- Carteles del programacant. 4
- Carteles direccionalescant. 6
- Mantelescant. 12
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Cinta adhesivacant. 6
- Bridascant. 100
- Telón de fondo del escenario
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Rotuladorescant. 12
- Papel A4cant. 2
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 4
- Números de mesacant. 12
Catering
- Compras
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Cajas isotérmicascant. 6
- Cuencos de serviciocant. 16
- Cestas de pancant. 8
- Filtros de cafécant. 100
- Cajones de bebidascant. 10
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Papelelerascant. 8
- Guantes de gomacant. 6
Consejos
- Cierra las inscripciones con varios días de margen para poder elaborar el programa y confirmar las actuaciones. Pide también las necesidades técnicas y las preferencias dietéticas antes de publicar los horarios.
- Reserva un bloque específico para probar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, cajas DI, cables y luces LED. Haz la prueba con el portátil que se utilizará durante el evento, no con otro equipo.
- Prepara un horario de montaje por responsables: escenario, sillas, mesas, vestuario y sonido. Comprueba las entregas al abrir la ubicación y deja tiempo para corregir faltantes antes de que llegue el público.
- Imprime el plan de trabajo y los paneles del programa antes del día del evento. Lleva copias adicionales: una para coordinación, otra para el equipo técnico y otra para quienes supervisen a los ponentes.
- Calcula las bebidas y el servicio después de conocer el número de asistentes y sus dietas. Coloca con antelación vasos reutilizables, tazas, platos, cubiertos, jarras y bandejas, y llena las neveras portátiles justo antes de abrir.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo cerrar las inscripciones para un escenario abierto?
- Ciérralas al menos 5 días antes del evento. Ese margen permite ordenar las actuaciones, confirmar participantes, recoger necesidades técnicas y preparar un programa fiable.
- ¿Cuándo hay que probar el equipo de sonido?
- Haz una prueba completa el día anterior si es posible y repítela al menos 2 horas antes de abrir. Comprueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables, alimentación y baterías de repuesto.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar un escenario abierto?
- Cuenta con al menos 1 persona para coordinación, 1 para sonido y 1 para recibir o acompañar a los participantes. Si hay cambios frecuentes de escenario o vestuario, añade 1 voluntario por cada 20 actuaciones aproximadamente.
- ¿Con cuánta antelación hay que montar el escenario?
- Empieza el montaje como mínimo 3 horas antes de la primera actuación. Coloca primero las piezas del escenario y la escalera, después el sonido y la iluminación, y reserva los últimos 30 minutos para una comprobación final.
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