Organiser une scène ouverte sans rien oublier

Une scène ouverte demande de coordonner les artistes, le public, la technique et l’accueil dans un ordre précis. Commence par fixer la date et le lieu, puis ouvre les inscriptions assez tôt pour construire un programme réaliste. Les besoins alimentaires et techniques doivent être recueillis avant de confirmer les prestations. Le jour venu, prévois du temps pour tester les microphones, installer la scène et préparer les espaces du public et des artistes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Inscrire les spectacles
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Faire les réservations
Imprimer le déroulé
Confirmer les horaires de spectacle
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations au public
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer les panneaux du programme

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les livraisons
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la scène
4 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Régler les microphones
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Effectuer la balance technique
3 personnes
Faire la balance son des spectacles
3 personnes
Aménager les coulisses
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Afficher le programme
2 personnes
Donner les consignes aux bénévoles
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer le public
3 personnes
Prendre les manteaux et les sacs
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Annoncer les spectacles
Coordonner les changements de scène
2 personnes
Gérer le son
2 personnes
Gérer l’éclairage
Accompagner les spectacles
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes
Vérifier les toilettes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
Clore la dernière prestation
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Emballer les aliments
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger le matériel technique
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Stocker les provisions au frais
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les photos et les fichiers
Envoyer un message de remerciement
Rassembler les factures impayées
Signaler les matériaux endommagés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Tables hautesqté 6
Tablesqté 8
Chaisesqté 100
Porte-manteauxqté 4
Tables de logeqté 2
Chaises des vestiairesqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mélange
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Surveiller les enceintesqté 2
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 12
Boîte à outils
Ruban gafferqté 4
Goulottes de câblesqté 10
Fusibles de secoursqté 6

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 4
Pieds d'éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 2
Thermosqté 4

Décoration

Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 6
Nappesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Fond de scène
Badges nominatifsqté 120
Marqueursqté 12
Papier A4qté 2
Stylosqté 20
Porte-blocqté 4
Numéros de tableqté 12

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Caisses réfrigéréesqté 6
Saladiers de serviceqté 16
Corbeilles à painqté 8
Filtres à caféqté 100
Caisses de boissonsqté 10

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Poubellesqté 8
Gants en caoutchoucqté 6

Conseils

Ouvre les inscriptions au moins 3 à 4 semaines avant la soirée. Demande dès le formulaire la durée du passage, le type de prestation, les besoins alimentaires et le matériel technique nécessaire.
Établis le programme après avoir traité toutes les inscriptions. Garde une marge de 5 à 10 minutes entre deux prestations pour les changements de micros, de câbles ou d’instruments.
Confirme les horaires de spectacle et les besoins techniques au moins 7 jours avant l’événement. Une fiche par prestation évite de découvrir au dernier moment qu’il manque un microphone, un boîtier DI ou une rallonge.
Teste la sonorisation et l’éclairage avant l’ouverture du lieu. Vérifie chaque microphone sans fil, les piles de rechange, la table de mixage, les enceintes, les câbles audio et les projecteurs LED.
Prépare séparément l’accueil du public, les loges et la scène. Installe les chaises et les tables, remplis les glacières, prépare les en-cas et imprime le déroulé ainsi que les panneaux du programme avant l’arrivée des premiers participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une scène ouverte ?: Prévois au minimum 3 à 4 semaines pour fixer le lieu, recueillir les inscriptions et construire le programme. Commence les confirmations techniques et les réservations environ 7 jours avant la date.
Quand lancer les inscriptions pour une scène ouverte ?: Lance le formulaire 3 à 4 semaines avant l’événement et fixe une date limite environ 7 jours avant. Tu garderas ainsi le temps de traiter les candidatures et de confirmer chaque prestation.
Quel matériel prévoir pour une scène ouverte ?: Prévois au minimum une table de mixage, des microphones, des pieds de micro, des câbles audio, des rallonges, des multiprises et des enceintes. Ajoute des piles de rechange et teste tout avant l’ouverture, idéalement le jour précédent.
Quand envoyer le programme au public ?: Envoie les informations pratiques et les horaires confirmés au moins 3 à 5 jours avant la soirée. Imprime aussi quelques exemplaires du déroulé et des panneaux du programme pour l’accueil sur place.

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