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Offene Bühne organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer offenen Bühne laufen viele Einzelaufgaben parallel: Auftritte anmelden, Programm planen, Technik abstimmen und den Raum vorbereiten. Beginne mit Datum und Ort, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. Sobald die Beiträge feststehen, bestätigst du Auftrittszeiten, sammelst technische Anforderungen und teilst Helfer ein. Kurz vor dem Termin zählen ein getestetes Mischpult, funktionierende Mikrofone, ausgedruckte Unterlagen und ein klarer Aufbauplan.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Auftritte anmelden

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Auftritte bestätigen

    2 Personen

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Auftrittszeiten bestätigen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Publikumsinformationen versenden

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Programmschilder drucken

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühne einrichten

    4 Personen

  • Tontechnik anschließen

    3 Personen

  • Mikrofone einrichten

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Technischen Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Auftritte soundchecken lassen

    3 Personen

  • Backstage einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Programm aufhängen

    2 Personen

  • Anweisungen an Freiwillige geben

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Publikum registrieren

    3 Personen

  • Jacken und Taschen annehmen

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Auftritte ankündigen

  • Bühnenwechsel begleiten

    2 Personen

  • Ton bedienen

    2 Personen

  • Licht steuern

  • Auftritte betreuen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Publikumsbereich kontrollieren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Pause ankündigen

  • Pausebuffet auffüllen

    2 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Finalen Auftritt abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Lebensmittel verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Technik einpacken

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Vorräte gekühlt lagern

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestände aufräumen

    2 Personen

  • Fotos und Dateien archivieren

  • Dankesnachricht versenden

  • Offene Rechnungen sammeln

  • Beschädigte Materialien melden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 6
  • Bühnentreppe
  • StehtischeAnz. 6
  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 100
  • KleiderständerAnz. 4
  • UmkleidetischeAnz. 2
  • UmkleidestühleAnz. 12

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischtafel
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • DI-BoxenAnz. 2
  • MonitorlautsprecherAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Laptop
  • ErsatzbatterienAnz. 12
  • Werkzeugkiste
  • Gaffer TapeAnz. 4
  • KabelkanäleAnz. 10
  • ErsatzsicherungenAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-BühnenlichterAnz. 4
  • BeleuchtungsstativeAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierplattenAnz. 12
  • KaraffenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

  • ProgrammschilderAnz. 4
  • WegweiserAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • KlebebandAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 100
  • Bühnenhintergrund
  • NamensschilderAnz. 120
  • StifteAnz. 12
  • A4-PapierAnz. 2
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbrettAnz. 4
  • TischnummernAnz. 12

Catering

  • Einkäufe
  • GetränkespenderAnz. 4
  • KühlkistenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 16
  • BrotkörbeAnz. 8
  • KaffeefilterAnz. 100
  • GetränkekistenAnz. 10

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • MülleimerAnz. 8
  • GummihandschuheAnz. 6

Tipps

  • Veröffentliche das Anmeldeformular früh und bearbeite neue Anmeldungen laufend. Frage dabei nicht nur nach dem Beitrag, sondern auch nach Dauer, Aufbauzeit und technischen Anforderungen.
  • Stelle das Programm erst zusammen, wenn die Auftritte bestätigt sind. Schicke den Mitwirkenden ihre Auftrittszeit spätestens einige Tage vorher, damit niemand zu spät zum Soundcheck erscheint.
  • Teste Lautsprecher, Mischtafel, Funkmikrofone, DI-Boxen und Monitorlautsprecher vor dem Veranstaltungstag. Lege Audiokabel, Verlängerungskabel und Ersatzbatterien direkt am Technikplatz bereit.
  • Plane Bühne und Backstage gemeinsam: Bühnenelemente, Treppe, Umkleidetische und Umkleidestühle müssen stehen, bevor die ersten Auftretenden eintreffen. Programmschilder und ein ausgedrucktes Drehbuch helfen beim Ablauf.
  • Erfasse Ernährungswünsche vor dem Einkauf und fülle die Kühlboxen erst kurz vor dem Einlass. Für Kaffee, Wasser und Snacks brauchst du neben Lebensmitteln auch Trinkgläser, Tassen, Teller, Besteck und Karaffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine offene Bühne organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort und Anmeldeformular. Die Auftritte solltest du spätestens 1 bis 2 Wochen vor dem Termin bestätigen, damit Programm und Technik rechtzeitig feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer offenen Bühne?
Plane mindestens 3 Stunden für Bühne, Bestuhlung, Licht und Tontechnik ein. Öffne die Location so früh, dass Lautsprecher, Mischtafel, Mikrofone und Bühnenlichter vor dem Einlass getestet werden können.
Was muss man für die Technik einer offenen Bühne vorbereiten?
Sammle von jedem Auftritt die Anforderungen und prüfe mindestens Lautsprecher, Mischtafel, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen und Monitore. Lege Kabel und Ersatzbatterien am Technikplatz bereit und reserviere zusätzlich 30 Minuten für einen Funktionstest.
Wann sollte man das Programm einer offenen Bühne verschicken?
Verschicke das bestätigte Programm mindestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. Informiere Publikum und Auftretende getrennt, damit beide die passenden Angaben zu Beginn, Auftrittszeiten und Ablauf erhalten.

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