Checklist voor een goed georganiseerd open podium

Een open podium staat of valt met een duidelijke inschrijving, een haalbaar programma en techniek die vóór de eerste artiest is getest. Leg eerst datum, locatie en format vast en werk daarna toe naar bevestigde optredens, een vaste volgorde en een bruikbaar draaiboek. Vergeet niet om dieetwensen, vrijwilligers en geluidsapparatuur op tijd te regelen. Op de dag zelf draait het vooral om een rustige opbouw, duidelijke instructies en een presentator die weet wat er wanneer gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Programmaformat bepalen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open podium promoten
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiestenlijst samenstellen
2 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Optreedvolgorde maken
2 personen
Presentator instrueren
2 personen
Reservering locatie bevestigen
Geluidsapparatuur reserveren
Catering bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Artiestenlijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Artiesten herinneren

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Vloer en entree controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Verlichting opstellen
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Optredens technisch doornemen
3 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programma openen
Artiesten aankondigen
Optredens begeleiden
2 personen
Geluidsniveau bedienen
Artiesten klaarzetten
Dranken serveren
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
Koffie en thee bijvullen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Pauze aankondigen
Slotoptreden aankondigen
Publiek uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Podiumdelen afbreken
4 personen
Verlichting opruimen
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
2 personen
Afval scheiden
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen tellen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Podiumdelenaantal 6
Krukkenaantal 4
Statafelsaantal 4
Garderoberekaantal 2

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Muziekstandaardsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 24

Decoratie

Podiumdoek
Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpomp
Programmapostersaantal 8
Tafelkledenaantal 8

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiepottenaantal 3
Theepottenaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkokersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen niet pas een dag voor het open podium: plan minimaal 7 dagen om artiesten te selecteren, ontbrekende gegevens op te vragen en optredens definitief te bevestigen.
Maak de optreedvolgorde zodra de aanmeldingen compleet zijn. Noteer per optreden de naam, geschatte duur en technische benodigdheden, zodat de presentator en geluidstechniek hetzelfde overzicht gebruiken.
Test mengpaneel, luidsprekers, microfoons, DI-boxen en kabels vóór de deuren opengaan. Reserveer minstens 60 minuten voor de soundcheck; controleer ook verlengsnoeren, stekkerdozen en batterijen.
Druk het draaiboek en de artiestenlijst op de dag zelf af in meerdere exemplaren. Leg één set bij de presentator, één bij de techniek en één bij de ontvangst, zodat wijzigingen niet door één persoon hoeven te worden doorgegeven.
Plan de opbouw achteruit vanaf het moment dat bezoekers binnenkomen. Reken voor tafels, stoelen, podiumdelen, verlichting en garderobe op minimaal 90 minuten en houd daarna nog tijd over om de ruimte te ventileren en de entree te controleren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open podium organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en programmaformat. Verstuur de oproep voor artiesten uiterlijk 4 weken voor de avond, zodat je nog tijd hebt voor selectie, bevestigingen en de optreedvolgorde.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een open podium?: Plan minimaal 90 minuten voor meubels, podiumdelen, licht en aankleding. Reserveer daarnaast minstens 60 minuten voor geluidscontrole en een korte soundcheck met de artiesten.
Wanneer moet ik artiesten bevestigen voor een open podium?: Bevestig elk optreden uiterlijk 7 dagen voor het evenement. Stuur daarna nog één herinnering 24 tot 48 uur vooraf met aanvangstijd, locatie, optredenstijd en eventuele technische afspraken.
Hoe maak ik een programma voor een open podium?: Maak de definitieve volgorde zodra alle optredens bevestigd zijn, bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf. Houd per optreden rekening met de speelduur en plan tussen acts enkele minuten voor wisselen, stemmen of een microfoonaanpassing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.