Checklist pour organiser une scène ouverte
Une scène ouverte repose sur un déroulé précis : les artistes doivent savoir quand passer, l’animateur doit avoir les bonnes informations et la technique doit être testée avant l’arrivée du public. Cette checklist suit l’organisation de la date et du lieu jusqu’à l’ouverture de la salle. Elle couvre aussi les inscriptions, le catering, la répartition des bénévoles et l’installation des tables, chaises et équipements audio.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Déterminer le format du programme
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir la scène ouverte
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Composer la liste des artistes
2 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Établir l’ordre des prestations
2 personnes
Briefing de l'animateur
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Réserver le matériel de sonorisation
Commander le catering
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des artistes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rappeler les artistes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Passer en revue la technique des spectacles
3 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Ouvrir le programme
Annoncer les artistes
Accompagner les spectacles
2 personnes
Gérer le niveau sonore
Préparer les artistes
Servir les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Réapprovisionner le café et le thé
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Annoncer la pause
Annoncer la prestation de clôture
Saluer le public au revoir
2 personnes
Suivi
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Démonter les éléments de scène
4 personnes
Ranger l'éclairage
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Compter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 120
- Éléments de podiumqté 6
- Tabouretsqté 4
- Tables hautesqté 4
- Portant à vêtementsqté 2
Équipement
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Boîtiers DIqté 2
- Câbles audioqté 8
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Ordinateur portable
- Pieds de microqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Pieds d’éclairageqté 2
- Éclairage d’ambianceqté 4
- Pilesqté 24
Décoration
- Drapé de scène
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballons
- Affiches du programmeqté 8
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Verresqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Cafetièreqté 3
- Théièresqté 2
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
- Planches à découperqté 2
- Couteauxqté 4
- Thermosqté 4
- Bouilloiresqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines avant la scène ouverte. Vérifie tout de suite la capacité de la salle, les horaires d’accès et les possibilités de branchement.
- Fixe une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement. Demande le type de prestation, sa durée, les besoins alimentaires et le matériel technique nécessaire.
- Teste la sonorisation avant l’ouverture des portes, avec chaque microphone, les boîtiers DI, les câbles et les haut-parleurs. Prévois au moins 30 minutes pour corriger un problème de niveau ou de branchement.
- Envoie l’ordre des prestations aux artistes et à l’animateur 3 à 5 jours avant la soirée. Garde une version imprimée du déroulé et de la liste des artistes pour l’accueil et la régie.
- Arrive 2 heures avant le public pour aérer la salle, vérifier l’entrée et le sol, installer les tables et les chaises, puis contrôler les stocks de verres, tasses, assiettes et couverts.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une scène ouverte ?
- Commence 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, la réservation du lieu et la location de la sonorisation prennent généralement le plus de temps.
- Combien de temps laisser pour les inscriptions des artistes ?
- Laisse une période d’inscription d’au moins 3 semaines et ferme le formulaire 10 à 14 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de composer la liste des artistes et de confirmer chaque prestation.
- Quand envoyer l’ordre de passage d’une scène ouverte ?
- Envoie-le 3 à 5 jours avant la soirée, après avoir confirmé les prestations. Prévois aussi une copie imprimée sur place pour l’animateur, l’accueil et la personne qui gère le son.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?
- Prévois environ 2 heures avant l’arrivée du public. Ce délai permet d’aérer, de vérifier l’entrée et le sol, d’installer le mobilier et de tester toute la sonorisation.
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