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Checkliste für deine Offene Bühne

Eine Offene Bühne steht und fällt mit einem klaren Ablauf und verlässlicher Technik. Lege zuerst Format, Termin und Ort fest, bevor du Anmeldungen und Werbung startest. Danach brauchst du einen belastbaren Zeitplan für Künstler, Moderation, Ton und Pausen. Plane außerdem die letzten 24 Stunden konkret: Bestätigungen verschicken, Unterlagen drucken, Material prüfen und den Raum rechtzeitig öffnen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programmformat festlegen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Open Stage bewerben

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Künstlerliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Auftritte bestätigen

    2 Personen

  • Ablaufreihenfolge festlegen

    2 Personen

  • Moderator einweisen

    2 Personen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Tonanlage reservieren

  • Catering bestellen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Künstlerliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Künstler erinnern

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Boden und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    2 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufbauen

    2 Personen

  • Kabel sicher abkleben

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Auftritte technisch durchgehen

    3 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    2 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Programm öffnen

  • Künstler ankündigen

  • Auftritte betreuen

    2 Personen

  • Lautstärke regeln

  • Künstler bereitstellen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Pause ankündigen

  • Abschlussauftritt ankündigen

  • Publikum verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Bühnenelemente abbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    2 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Materialien zählen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 120
  • BühnenelementeAnz. 6
  • HockerAnz. 4
  • StehtischeAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Laptop
  • NotenständerAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • BatterienAnz. 24

Dekoration

  • Bühnenvorhang
  • WimpelkettenAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • Ballonpumpe
  • Programmatische PosterAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8

Geschirr

  • GläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • KaffeekannenAnz. 3
  • TeekannenAnz. 2

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 2
  • MesserAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege bei der Anmeldung ein verbindliches Ende fest und frage neben Name und Beitrag auch Technikbedarf sowie Ernährungswünsche ab. So erkennst du früh, ob Mikrofone, DI-Boxen oder zusätzliche Anschlüsse fehlen.
  • Bestätige jeden Auftritt spätestens 3 bis 5 Tage vorher und teile dabei Auftrittsdauer, Reihenfolge und Ankunftszeit mit. Gerade bei einer Offenen Bühne verhindern klare Zeitfenster lange Umbaupausen.
  • Plane für Soundcheck und Umbauten mindestens 10 Minuten pro Beitrag ein. Notiere im Ablauf, wer Mikrofone, Notenständer oder Laptop benötigt, damit die Moderation nicht improvisieren muss.
  • Drucke Ablauf, Künstlerliste und Moderationsunterlagen am Vortag aus und speichere sie zusätzlich auf einem Laptop. Eine zweite Papierkopie bleibt bei der Technik, falls die Moderation kurzfristig ausfällt.
  • Öffne den Raum mindestens 90 Minuten vor Beginn. Lüften, Boden und Eingang kontrollieren, Tische und Stühle stellen und Licht sowie Ton testen dauert meist länger als erwartet.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Offene Bühne organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Format. Anmeldeformular und Werbung sollten mindestens 4 Wochen vor dem Termin bereitstehen, damit du Beiträge und Technik rechtzeitig planen kannst.
Wie viele Künstler braucht eine Offene Bühne?
Für einen Abend von etwa 2 Stunden passen meist 10 bis 12 Beiträge, wenn jeder Auftritt inklusive Wechsel ungefähr 10 Minuten dauert. Plane zusätzlich eine Pause von 15 bis 20 Minuten und halte einige Minuten Puffer bereit.
Wann sollte man die Künstler für eine Offene Bühne erinnern?
Schicke die erste Bestätigung nach der Anmeldung und erinnere alle Künstler 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Frage dabei erneut nach Ankunftszeit, Beitrag, Technikbedarf und kurzfristigen Änderungen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Offenen Bühne?
Rechne mit mindestens 90 Minuten für Raum, Möbel, Licht und Ton. Bei einer umfangreichen Anlage mit Mischpult, Lautsprechern, Mikrofonen und DI-Boxen solltest du 2 bis 3 Stunden einplanen und vor Einlass einen vollständigen Test durchführen.

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