Checklist para organizar un escenario abierto sin olvidos
Un escenario abierto necesita más coordinación de la que parece: hay que reunir artistas, ordenar las actuaciones y preparar sonido, espacio y recepción. Esta checklist te ayuda a trabajar desde la fecha y las inscripciones hasta la apertura del recinto. Incluye los puntos que suelen llegar tarde, como confirmar el equipo, recoger necesidades dietéticas y recordar a los artistas. El día del evento, reserva tiempo para ventilar, revisar la entrada y montar sillas, mesas y escenario antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Definir el formato del programa
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Promocionar el escenario abierto
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar la lista de artistas
2 personas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Hacer el orden de actuación
2 personas
Instruir al presentador
2 personas
Confirmar la reserva del recinto
Reservar equipo de sonido
Pedir el catering
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de artistas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Recordar a los artistas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Despejar la zona del escenario
2 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Montar la iluminación
2 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Revisar la parte técnica de las actuaciones
3 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Recibir al público
3 personas
Abrir el programa
Anunciar a los artistas
Coordinar las actuaciones
2 personas
Controlar el nivel de sonido
Preparar a los artistas
Servir las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Reponer café y té
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
Anunciar el descanso
Anunciar la actuación final
Despedir al público
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar las partes del escenario
4 personas
Recoger la iluminación
2 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
2 personas
Separar residuos
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Contar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 120
- Piezas de escenariocant. 6
- Taburetescant. 4
- Mesas altascant. 4
- Percherocant. 2
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 2
- Cables de audiocant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Portátil
- Atrilescant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 4
- Bateríascant. 24
Decoración
- Telón de escenario
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Bomba de globos
- Pósteres del programacant. 8
- Mantelescant. 8
Vajilla
- Vasoscant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Jarras de cafécant. 3
- Teterascant. 2
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchilloscant. 4
- Termoscant. 4
- Teterascant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el recinto antes de abrir las inscripciones. Deja confirmada la reserva por escrito y comprueba qué incluye el espacio, especialmente el horario de acceso y el equipo disponible.
- No esperes a tener todos los nombres para organizar el programa. Cuando cierres la lista de artistas, prepara el orden de actuación y entrega al presentador una versión clara con los cambios previstos.
- Confirma el sonido con antelación y revisa las conexiones, no solo los altavoces y micrófonos. Cuenta también con mesa de mezclas, soportes, cajas DI, cables alargadores y regletas; un cable que falta puede retrasar toda la apertura.
- Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción y pásalas al catering varios días antes. Calcula las cantidades después de cerrar la lista de asistentes, incluyendo artistas y voluntarios.
- El día del escenario abierto, abre el recinto con margen suficiente para ventilar y revisar suelo, entrada, iluminación y cables. Monta primero las piezas del escenario y el equipo técnico; después coloca mesas y sillas para no tener que moverlas durante la prueba de sonido.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un escenario abierto?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas promocionar el evento y gestionar inscripciones. Deja cerrados el recinto, el formato y el equipo de sonido al menos 2 semanas antes; la lista final de artistas puede ajustarse después.
- ¿Cuándo debo cerrar la lista de artistas?
- Intenta cerrarla entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar cada actuación, preparar el orden, informar al presentador y enviar un último recordatorio.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un escenario abierto?
- Para un evento pequeño, calcula al menos 3 voluntarios: una persona para recibir y orientar, otra para apoyar el escenario y otra para controlar catering y materiales. Añade 1 persona si esperas más de 50 asistentes o varias actuaciones técnicas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que abrir el recinto?
- Abre el espacio entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Reserva la primera hora para ventilar, revisar accesos y montar mobiliario, y deja al menos 45 minutos para sonido, iluminación y una prueba rápida.
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