Offene Bühne organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Reihenfolge der Auftritte spätestens einige Tage vor der Veranstaltung fest und drucke das Drehbuch zusätzlich aus. So kann die Moderation auch ohne Laptop weiterarbeiten.
• Fordere bei der Anmeldung konkrete technische Angaben an: Mikrofontyp, Instrument, DI-Box, Zuspieler und benötigte Anschlüsse. Sammle die Antworten in einer Liste, statt sie einzeln aus Nachrichten zu suchen.
• Teste Mischpult, Lautsprecher, Monitorlautsprecher, Funkmikrofone und Musikplayer vor dem Einlass gemeinsam. Kontrolliere dabei auch Verlängerungs- und Audiokabel sowie Ersatzbatterien.
• Teile Freiwillige mit festen Aufgaben ein und verschicke Künstlerinformationen vorab. Für Bühne, Einlass, Garderobe und Technik sollte jeweils klar sein, wer zuständig ist und wann diese Person vor Ort sein muss.
• Bereite Snacks und Getränke erst nach der Erfassung der Ernährungswünsche endgültig vor. Fülle die Kühlboxen rechtzeitig und stelle Namensschilder, Programmständer und Ankündigungstafel vor dem Einlass sichtbar bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine offene Bühne organisieren?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Reservierungen und Genehmigungen. Künstleransprache, Anmeldung und Bewerbung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin laufen.

Wann sollte das Anmeldeformular für eine offene Bühne fertig sein?

Erstelle das Formular etwa 6 Wochen vor der Veranstaltung. Frage neben Name und Beitrag auch Dauer, technische Anforderungen und Ernährungswünsche ab, damit du den Ablauf mindestens 10 Tage vorher planen kannst.

Wie viele Mikrofone braucht man für eine offene Bühne?

Das hängt von den Beiträgen ab, aber plane mindestens ein Moderationsmikrofon und ein Bühnenmikrofon ein. Bei wechselnden Künstlern sind zwei bis drei Mikrofone praktischer, weil Umbauten dadurch kürzer werden.

Wann muss man die Technik einer offenen Bühne testen?

Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe am Veranstaltungstag noch einmal Strom, Ton, Licht und Zuspieler. Plane dafür mindestens 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass ein.

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