Zo organiseer je een open-micavond zonder chaos

Begin bij de datum, locatie en maximale capaciteit; pas daarna kun je artiesten werven en het programma vullen. Plan de aanmeldingen, techniek en publieksontvangst als aparte onderdelen, want vooral geluidswensen en tijd tussen optredens worden vaak onderschat. Werk toe naar één draaiboek met contactgegevens, optreedtijden en verantwoordelijken. Op de avond zelf draait alles om een vrije podiumvloer, een geteste geluidsinstallatie en een korte technische briefing voor iedere artiest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en tijdschema maken
2 personen
3
Aanmeldformulier voor artiesten maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Open-micoproep publiceren
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Artiestenprogramma bevestigen
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Reserveringen maken
10
Technische wensen uitvragen
11
Draaiboek afronden
2 personen
12
Artiestenbriefing versturen
13
Vrijwilligers indelen
14
Apparatuur testen
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Koelproducten gekoeld opslaan
18
Locatiesleutels ophalen
19
Ruimte inspecteren
2 personen
20
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
21
Podiumvloer vrijmaken
2 personen
22
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
23
Microfoons aansluiten
2 personen
24
Licht aansluiten
2 personen
25
Technische soundcheck uitvoeren
3 personen
26
Artiesten soundchecken
3 personen
27
Catering klaarzetten
2 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Registratietafel inrichten
2 personen
30
Programma en bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

31
Artiesten ontvangen
2 personen
32
Bezoekers registreren
2 personen
33
Openingswoord verzorgen
34
Optredens aankondigen
35
Artiesten backstage begeleiden
36
Geluidsniveaus bedienen
37
Licht tijdens optredens bedienen
38
Hapjes serveren
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
41
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
42
Bedankwoord verzorgen

Nazorg

43
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
44
Overgebleven catering verpakken
2 personen
45
Afval verzamelen
3 personen
46
Servies en glazen afwassen
2 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
48
Ruimte schoonmaken
3 personen
49
Apparatuur veilig inpakken
3 personen
50
Locatie afsluiten
2 personen
51
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
XLR-kabelsaantal 8
Jackkabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Laptopstandaard

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtstatievenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 90
Besteksetsaantal 90
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Podiumachterdoek
Decoratieve plantenaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Menukaarthoudersaantal 8

Catering

Serveerschalenaantal 10
Snackkommenaantal 12
Drankdispensersaantal 2
Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 2
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilset
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Registratie

Registratietafel
Naamkaartjeshoudersaantal 3
Pennenaantal 12
Clipboardmappenaantal 3

Tips

Zet de open-micoproep minimaal 4 weken vooraf online en vraag per artiest naar actduur, instrumenten, DI-boxen, kabels en microfoonbehoefte. Zo ontdek je technische knelpunten voordat het programma vaststaat.
Plan naast de optreedtijd minstens 5 minuten wisseltijd per act. Bij 10 optredens heb je daarmee al bijna een uur nodig voor op- en afbouw, stemmen en microfoonwissels.
Stuur de artiestenbriefing uiterlijk 3 dagen vooraf met aankomsttijd, soundcheckmoment, podiumregels en contactpersoon. Laat iedereen bevestigen dat de informatie is gelezen.
Test speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, XLR-kabels en laptop vóór de deuren opengaan. Controleer ook stopcontacten, stekkerdozen en verlengkabels; een ontbrekende kabel legt de hele avond stil.
Maak één backstage- of ontvangsttafel voor programma, waterglazen en artiesteninformatie. Zet koffie, water en koelproducten pas klaar nadat de ruimte en podiumvloer zijn gecontroleerd, zodat techniek en catering elkaar niet in de weg zitten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open-micavond organiseren?: Begin minstens 6 weken vooraf met datum, locatie en de open-micoproep. Rond het artiestenprogramma en draaiboek uiterlijk 1 week vooraf af, zodat er nog tijd is voor technische vragen en wijzigingen.
Hoeveel tijd moet je rekenen per open-micoptreden?: Plan de afgesproken optreedduur plus ongeveer 5 minuten wisseltijd. Voor een act van 10 minuten reserveer je dus 15 minuten in het schema; bij 12 acts betekent dat 3 uur totale programmatijd.
Wanneer doe je de soundcheck voor een open-micavond?: Doe de gezamenlijke soundcheck 2 tot 3 uur vóór de deuren opengaan. Geef artiesten met instrumenten of bijzondere technische wensen daarna nog een apart moment van 5 tot 10 minuten.
Hoeveel microfoons heb je nodig voor een open-micavond?: Plan minimaal 2 microfoons als acts elkaar snel afwisselen, plus microfoonstatieven en reservekabels. Vraag uiterlijk 1 week vooraf hoeveel artiesten tegelijk zingen of spreken, zodat je het aantal draadloze microfoons en aansluitingen kunt controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.