Organiser une soirée open mic, étape par étape
Une soirée open mic repose sur un enchaînement précis : confirmer le lieu, ouvrir les inscriptions, construire un programme réaliste, puis préparer la technique et l’accueil. Commence par fixer la durée des passages et le nombre d’artistes que la scène peut recevoir. Les oublis les plus fréquents concernent la balance sonore, les besoins techniques communiqués trop tard et le temps nécessaire entre deux prestations. Ce plan t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture des portes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Établir le programme et le planning
2 personnes
- 3
Créer le formulaire d’inscription pour les artistes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Publier l’appel à open mic
- 6
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 7
Confirmer le programme des artistes
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Faire les réservations
- 10
Recueillir les besoins techniques
- 11
Finaliser le déroulé
2 personnes
- 12
Envoyer le briefing aux artistes
- 13
Répartir les bénévoles
- 14
Tester l'équipement
2 personnes
- 15
Vérifier la liste des courses
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Stocker les produits frais au froid
- 18
Récupérer les clés du lieu
- 19
Inspecter la salle
2 personnes
- 20
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 21
Dégager le sol de la scène
2 personnes
- 22
Installer le système de sonorisation
3 personnes
- 23
Brancher les microphones
2 personnes
- 24
Brancher l’éclairage
2 personnes
- 25
Effectuer la balance technique
3 personnes
- 26
Faire la balance des artistes
3 personnes
- 27
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
- 28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 29
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 30
Accrocher le programme et la signalétique
2 personnes
Événement
- 31
Accueillir les artistes
2 personnes
- 32
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
- 33
Faire le discours d’ouverture
- 34
Annoncer les spectacles
- 35
Accompagner les artistes en coulisses
- 36
Gérer les niveaux sonores
- 37
Gérer l’éclairage pendant les spectacles
- 38
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 40
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
- 41
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
- 42
Prononcer les remerciements
Suivi
- 43
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
- 44
Emballer le catering restant
2 personnes
- 45
Rassembler les déchets
3 personnes
- 46
Laver la vaisselle et les verres
2 personnes
- 47
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 48
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 49
Emballer le matériel en toute sécurité
3 personnes
- 50
Fermer le lieu
2 personnes
- 51
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 80
- Tabourets de barqté 4
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Boîtiers DIqté 2
- Câbles XLRqté 8
- Câbles jackqté 6
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ordinateur portable
- Support pour ordinateur portable
Éclairage
- Projecteurs LED de scèneqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 6
- Pieds d’éclairageqté 2
Vaisselle
- Verres à eauqté 90
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 90
- Couvertsqté 90
- Louchesqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Plateaux de serviceqté 6
Décoration
- Nappesqté 8
- Fond de scène
- Plantes décorativesqté 6
- Panneaux en ardoiseqté 4
- Porte-menusqté 8
Catering
- Plateaux de serviceqté 10
- Coupelles pour snacksqté 12
- Distributeurs de boissonsqté 2
- Tire-bouchonsqté 3
- Tire-bouchonsqté 2
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Kit de lavage
- Balayette et pelleqté 2
- Seaux de nettoyageqté 2
Inscription
- Table d'inscription
- Porte-nomsqté 3
- Stylosqté 12
- Chemises à pinceqté 3
Conseils
- Fixe une durée maximale par passage dès l’ouverture des inscriptions. Avec 12 artistes et 8 minutes chacun, prévois déjà 96 minutes de scène, sans compter les changements de matériel ni les pauses.
- Demande les besoins techniques dans le formulaire d’inscription : voix, instrument, boîtier DI, ordinateur ou micro supplémentaire. Relance les artistes dont les informations manquent au moins 7 jours avant la soirée.
- Envoie le programme confirmé et le briefing aux artistes plusieurs jours à l’avance. Indique l’heure d’arrivée, l’ordre de passage, la durée de la balance et la personne à contacter sur place.
- Réserve un vrai créneau pour la balance technique avant l’accueil du public. Teste chaque microphone, câble XLR, rallonge, multiprise, retour et projecteur LED ; une vérification de 30 minutes évite de découvrir un problème au premier passage.
- Ne laisse pas l’installation des tables, chaises, bar, scène et éclairage au dernier moment. Récupère les clés, inspecte la salle et dégage le sol de la scène avant de brancher la sonorisation, puis garde une personne disponible pour les imprévus.
Questions fréquentes
- Combien d’artistes prévoir pour une soirée open mic ?
- Cela dépend de la durée des passages et de la soirée. Pour 12 artistes à 8 minutes chacun, compte 96 minutes de scène ; ajoute généralement 20 à 30 minutes pour les changements, les présentations et les pauses.
- Quand ouvrir les inscriptions pour un open mic ?
- Ouvre-les dès que la date, le lieu et le format sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant la soirée. Ferme-les assez tôt pour traiter les demandes et envoyer le programme définitif au moins 5 jours avant l’événement.
- Quand faire la balance son d’une soirée open mic ?
- Prévois-la avant l’arrivée du public, avec au moins 60 à 90 minutes si plusieurs artistes utilisent des instruments ou des branchements différents. Vérifie les microphones, la table de mixage, les câbles et les retours dans les conditions réelles de la salle.
- Que faut-il demander aux artistes avant un open mic ?
- Demande leur discipline, la durée du passage, le nombre de personnes, les besoins alimentaires et le matériel nécessaire. Fixe une date limite, par exemple 7 jours avant l’événement, pour recevoir les informations techniques et éviter les changements de dernière minute.
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