Einen Open-Mic-Abend Schritt für Schritt organisieren

Beginne bei einem Open-Mic-Abend mit Datum, Ort und einem realistischen Zeitplan. Danach sammelst du die Anmeldungen der Künstler, fragst technische Bedürfnisse ab und bestätigst das Programm. Plane genug Zeit für Aufbau, Soundcheck und kurze Umbauten zwischen den Auftritten ein. Häufig zu spät erledigt werden der Techniktest, das Künstlerbriefing und die Einteilung der Helfer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
3
Anmeldeformular für Künstler erstellen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Open-Mic-Aufruf veröffentlichen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Künstlerprogramm bestätigen
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Reservierungen vornehmen
10
Technische Wünsche abfragen
11
Ablaufplan abschließen
2 Personen
12
Künstlerbriefing versenden
13
Freiwillige einteilen
14
Geräte testen
2 Personen
15
Einkaufsliste prüfen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Kühlprodukte gekühlt lagern
18
Standortschlüssel abholen
19
Raum inspizieren
2 Personen
20
Tische und Stühle bereitstellen
3 Personen
21
Bühnenfläche freiräumen
2 Personen
22
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
23
Mikrofone anschließen
2 Personen
24
Licht anschließen
2 Personen
25
Technischen Soundcheck durchführen
3 Personen
26
Künstler soundchecken
3 Personen
27
Catering bereitstellen
2 Personen
28
Getränke kalt stellen
2 Personen
29
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
30
Programm und Wegweiser aufhängen
2 Personen

Event

31
Künstler empfangen
2 Personen
32
Besucher registrieren
2 Personen
33
Eröffnungsrede halten
34
Auftritte ankündigen
35
Künstler backstage betreuen
36
Schallpegel steuern
37
Licht bei Auftritten bedienen
38
Snacks servieren
2 Personen
39
Getränke nachfüllen
2 Personen
40
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
41
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
42
Dankeswort vorbereiten

Nachbereitung

43
Anlage ausschalten
2 Personen
44
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
45
Abfall sammeln
3 Personen
46
Geschirr und Gläser abwaschen
2 Personen
47
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
48
Raum reinigen
3 Personen
49
Ausrüstung sicher verpacken
3 Personen
50
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
51
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 2
XLR-KabelAnz. 8
JackkabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
Laptopständer

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
LichtstativeAnz. 2

Geschirr

WassergläserAnz. 90
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 90
BestecksetsAnz. 90
ServierlöffelAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
ServiertablettsAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
Bühnenhintergrund
Dekorative PflanzenAnz. 6
KreidetafelnAnz. 4
MenükartenhalterAnz. 8

Catering

ServierschalenAnz. 10
SnackschalenAnz. 12
GetränkespenderAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 3
KorkenzieherAnz. 2
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Wischset
Handfeger und KehrblechAnz. 2
PutzeimerAnz. 2

Registrierung

Registrierungstisch
NamensschildhalterAnz. 3
StifteAnz. 12
KlemmbrettmappenAnz. 3

Tipps

Lege für jede Anmeldung ein Zeitlimit fest und frage neben Name und Auftrittsdauer auch nach Instrumenten, Anschlüssen und besonderen technischen Wünschen. So erkennst du früh, ob DI-Boxen, zusätzliche Kabel oder mehrere Mikrofone gebraucht werden.
Schließe das Künstlerprogramm spätestens einige Tage vor dem Abend ab und verschicke danach ein Briefing mit Einlasszeit, Auftrittsreihenfolge, maximaler Bühnenzeit und Kontaktperson. Späte Änderungen bringen den Ablauf schnell durcheinander.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Rechne für Beschallungsanlage, Mikrofone, Licht und Bühnenfläche mindestens 90 Minuten ein. Der Soundcheck sollte nicht erst beginnen, wenn die ersten Gäste schon im Raum sind.
Teile Helfer konkret ein: Eine Person betreut die Künstler, eine koordiniert den Ablauf und eine behält Getränke sowie Küche im Blick. Gib jeder Person spätestens am Vortag ihre Aufgabe und eine Telefonnummer.
Prüfe vor dem Einkauf die erwartete Gästezahl und die erfassten Ernährungswünsche. Kühlprodukte gehören direkt nach dem Einkauf in Kühlboxen oder Kühlschränke; Gläser, Tassen und Besteck sollten vor dem Einlass vollständig bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie viel Zeit braucht man, um einen Open-Mic-Abend zu organisieren?: Für einen kleinen Abend solltest du mindestens zwei bis drei Wochen Vorlauf einplanen. Die letzten drei bis fünf Tage brauchst du für Anmeldungen, Programm, Einkauf, Helferplan und das Künstlerbriefing.
Wie viele Künstler passen in einen Open-Mic-Abend?: Bei fünf Minuten Bühnenzeit pro Person passen in eine Stunde etwa acht bis zehn Auftritte, wenn kurze Wechsel eingerechnet sind. Für einen dreistündigen Abend sind daher ungefähr 20 bis 25 Künstler realistisch.
Wann sollte der Soundcheck bei einem Open-Mic-Abend stattfinden?: Der Soundcheck sollte mindestens 60 Minuten vor dem Einlass beginnen und etwa 30 Minuten vor dem ersten Auftritt abgeschlossen sein. Prüfe dabei jedes Mikrofon, die DI-Boxen, Kabel, Lautsprecher und das Licht.
Wie viel Getränke braucht man für einen Open-Mic-Abend?: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser für die Künstler ein und stelle die Wassergläser vor dem Einlass auf die Bühne oder in Bühnennähe.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.