Cómo organizar una noche de micrófono abierto sin improvisar
Una noche de micrófono abierto funciona cuando el programa, el sonido y la llegada de los artistas están cerrados antes de abrir las puertas. Empieza por confirmar fecha y espacio, y después organiza las inscripciones para saber cuánto durará la actuación y qué necesidades técnicas habrá. Reserva tiempo para probar micrófonos, mesa de mezclas e iluminación, porque los fallos suelen aparecer justo antes del primer turno. El plan también contempla bebidas, comida, voluntarios y la preparación detallada del escenario.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Crear el programa y el horario
2 personas
- 3
Crear el formulario de inscripción para artistas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Publicar convocatoria de micrófono abierto
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Confirmar el programa de artistas
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Hacer reservas
- 10
Solicitar necesidades técnicas
- 11
Cerrar el plan de trabajo
2 personas
- 12
Enviar briefing a los artistas
- 13
Asignar voluntarios
- 14
Probar el equipo
2 personas
- 15
Comprobar la lista de la compra
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Almacenar en frío los productos refrigerados
- 18
Recoger las llaves del recinto
- 19
Inspeccionar el espacio
2 personas
- 20
Montar mesas y sillas
3 personas
- 21
Despejar el suelo del escenario
2 personas
- 22
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 23
Conectar los micrófonos
2 personas
- 24
Conectar la iluminación
2 personas
- 25
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
- 26
Hacer la prueba de sonido a los artistas
3 personas
- 27
Preparar la restauración
2 personas
- 28
Enfriar las bebidas
2 personas
- 29
Montar la mesa de registro
2 personas
- 30
Colgar el programa y la señalización
2 personas
Evento
- 31
Recibir a los artistas
2 personas
- 32
Registrar a los visitantes
2 personas
- 33
Dar el discurso de apertura
- 34
Anunciar las actuaciones
- 35
Acompañar a los artistas detrás del escenario
- 36
Gestionar los niveles de sonido
- 37
Controlar la iluminación durante las actuaciones
- 38
Servir aperitivos
2 personas
- 39
Rellenar las bebidas
2 personas
- 40
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
- 41
Guiar al público hacia la salida
2 personas
- 42
Preparar el discurso de agradecimiento
Seguimiento
- 43
Apagar el sistema de sonido
2 personas
- 44
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
- 45
Recoger la basura
3 personas
- 46
Lavar la vajilla y los vasos
2 personas
- 47
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 48
Limpiar el espacio
3 personas
- 49
Empaquetar el equipo de forma segura
3 personas
- 50
Cerrar el recinto
2 personas
- 51
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 4
- Percheroscant. 2
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Cajas DIcant. 2
- Cables XLRcant. 8
- Cables jackcant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Portátil
- Soporte para portátil
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 4
- Iluminación ambientalcant. 6
- Trípodes de iluminacióncant. 2
Vajilla
- Vasos para aguacant. 90
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 90
- Cubiertoscant. 90
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
Decoración
- Mantelescant. 8
- Telón de fondo del escenario
- Plantas decorativascant. 6
- Pizarrascant. 4
- Portamenúscant. 8
Catering
- Bandejas de servircant. 10
- Cuencos para snackscant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 2
- Abrebotellascant. 3
- Sacacorchoscant. 2
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Juego de fregona
- Recogedor y escobacant. 2
- Cubos de limpiezacant. 2
Registro
- Mesa de registro
- Portanombrescant. 3
- Bolígrafoscant. 12
- Carpetas portapapelescant. 3
Consejos
- Publica la convocatoria con una fecha límite clara y pide a cada artista el tipo y la duración de su actuación. Así puedes cerrar un programa realista y evitar más actuaciones de las que caben en el horario.
- Solicita las necesidades técnicas durante la inscripción: voz, instrumento, conexión jack o caja DI. Agrupa esa información antes de preparar los altavoces activos, micrófonos inalámbricos, cables XLR y regletas.
- Cierra el programa y envía el briefing a los artistas con al menos 48 horas de antelación. Incluye la hora de llegada, el orden de actuación, el tiempo disponible y dónde deben esperar.
- Haz la prueba técnica antes de que llegue el público, no durante la primera actuación. Reserva como mínimo 60 minutos para conectar la mesa de mezclas, los micrófonos, las luces LED y el portátil, y prueba cada entrada.
- Calcula la atención de la pausa con antelación: coloca vasos de agua, tazas, café, té y bebidas frías antes de abrir. La compra y el almacenamiento en frío suelen retrasarse si se dejan para el mismo momento del montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de micrófono abierto?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar fecha y espacio, publicar la convocatoria y gestionar las inscripciones. Deja cerrados el programa, las necesidades técnicas y los voluntarios al menos 3 días antes.
- ¿Cuánto debe durar una actuación en un micrófono abierto?
- Reserva normalmente entre 5 y 10 minutos por artista, incluido el cambio de turno. Si esperas 20 actuaciones de 8 minutos, necesitas más de 2 horas solo para el escenario, sin contar pausas ni retrasos.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para la prueba de sonido?
- Calcula al menos 60 minutos para montar el sistema, conectar micrófonos y cables, ajustar la mesa de mezclas y probar la iluminación. Añade 15 minutos por cada instrumento o conexión técnica poco habitual.
- ¿Cuándo hay que enviar el briefing a los artistas?
- Envíalo entre 48 y 72 horas antes del evento, cuando el programa ya esté confirmado. Recuérdales la hora de llegada, su turno, la duración máxima y cualquier necesidad técnica registrada.
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