Open-micavond organiseren: checklist en planning

Een open-micavond staat of valt met een duidelijke optredenlijst en techniek die vóór de eerste gast werkt. Leg eerst datum, programma en ruimte vast, regel daarna de aanmeldingen en bevestig per optreden de benodigde tijd en materialen. In de laatste week controleer je boodschappen, dieetwensen en presentatieteksten. Op de dag zelf heb je tijd nodig voor opbouw, verlichting, microfoons en een volledige geluidscheck — niet alleen voor het neerzetten van de apparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimte reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Aanmeldformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open-micpromotie publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Optredens en tijden bevestigen
Optredenlijst afdrukken
Publiekslijst afdrukken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare boodschappen klaarzetten
Optreedmaterialen verzamelen
2 personen
Presentatieteksten voorbereiden

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programmakaarten klaarleggen
Artiesten ontvangen
2 personen
Optredens technisch voorbereiden
2 personen
Inloop en registratie verzorgen
3 personen
Welkom en huisregels toelichten
Optredens presenteren
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksvragen en verzoeken afhandelen
Laatste optreden aankondigen
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies en glaswerk verzamelen
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Afval inzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Geluidsapparatuur demonteren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 4
Kledingrek
Klaptafel voor registratie

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
DI-box
Laptop
Laptopstandaard
Muziekstandaardsaantal 3
Reservebatterijenaantal 8
Instrumentkabelsaantal 4
XLR-kabelsaantal 6
Audiokabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelgotenaantal 6
Gaffer tapeaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 6

Servies

Herbruikbare glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Scharenaantal 2

Decoratie

Podiumachtergrond
Lichtslangenaantal 4
Decoratieve tafellopersaantal 8
Krijtbordenaantal 3

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de geluidscheck vóór de inloop en reserveer hiervoor minimaal 60 minuten. Test elke draadloze microfoon, DI-box, instrumentkabel en laptop afzonderlijk, zodat een storing niet pas tijdens het eerste optreden zichtbaar wordt.
Sluit de aanmeldingen op een vast moment, bijvoorbeeld 3 dagen vóór de avond. Bevestig daarna per deelnemer de optreedtijd en maak één afdrukbare optredenlijst voor de presentator en één publiekslijst voor de registratie.
Maak de podiumzone vrij voordat je tafels en stoelen plaatst. Houd een looproute naar de microfoons open en werk XLR-kabels, verlengkabels en stekkerdozen af met kabelgoten en gaffer tape.
Koel dranken uiterlijk enkele uren vóór de opening en zet houdbare boodschappen eerder klaar. Verzamel dieetwensen samen met de aanmeldingen, niet pas tijdens het boodschappen doen; zo kun je het aanbod en de serviesvoorraad controleren.
Test de verlichting met de zaalopstelling, niet alleen los op tafel. LED-spots moeten de optredende persoon zichtbaar maken, terwijl sfeerlampen geen hinderlijke schittering op het podium of in de publieksruimte veroorzaken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open-micavond organiseren?: Leg de datum en ruimte bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Publiceer het aanmeldformulier en de promotie minstens 3 weken vóór de avond, zodat je de optredenlijst op tijd kunt samenstellen.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de opbouw van een open-micavond?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, podiumzone, geluidsinstallatie en verlichting. Plan daarna nog minstens 60 minuten voor microfoons aansluiten en een volledige geluidscheck.
Wanneer moet ik de optredens voor een open-micavond bevestigen?: Bevestig de optredens en tijden uiterlijk 3 dagen vooraf. Druk de definitieve optredenlijst op de dag zelf af en houd een digitale versie op de laptop als reserve.
Wat moet ik meenemen voor de techniek van een open-micavond?: Reken naast actieve speakers, een mengpaneel en microfoons op kabels, microfoonstandaards, een DI-box, stekkerdozen, verlengkabels en reservebatterijen. Controleer alle aansluitingen minstens 60 minuten vóór de inloop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.