Checklist pour organiser une soirée open mic

Une soirée open mic réussie repose surtout sur un programme clair, une inscription bien suivie et une installation technique testée avant l’arrivée du public. Prévoyez une zone de scène dégagée, une table d’accueil et assez de temps pour régler les microphones, les câbles et l’éclairage. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, des premières réservations au rangement des dernières boissons. Elle tient aussi compte des oublis fréquents : besoins alimentaires, piles de rechange, textes de présentation et horaires confirmés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver la salle
Réserver le matériel de sonorisation
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion de l’open mic
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les spectacles et les horaires
Imprimer la liste des prestations
Imprimer la liste du public
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer les courses non périssables
Rassembler le matériel de spectacle
2 personnes
Préparer les textes de présentation

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Effectuer la vérification du son
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les cartes du programme
Accueillir les artistes
2 personnes
Préparer techniquement les spectacles
2 personnes
Gérer l’accueil et l’inscription
3 personnes
Accueillir les participants et présenter les règles de la maison
Présenter les spectacles
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer les questions et demandes du public
Annoncer le dernier numéro
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Rassembler la vaisselle et le verrerie
2 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Collecter les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tabourets de barqté 4
Portant à vêtements
Table pliante pour l'inscription

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Boîtier DI
Ordinateur portable
Support pour ordinateur portable
Pieds de microqté 3
Piles de rechangeqté 8
Câbles d'instrumentsqté 4
Câbles XLRqté 6
Câbles audioqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Goulottes de câblesqté 6
Ruban gafferqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Lampes d'ambianceqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 3
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 2

Décoration

Fond de scène
Guirlandes lumineusesqté 4
Chemins de table décoratifsqté 8
Panneaux en ardoiseqté 3

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavage
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le format et la durée des passages avant d’ouvrir les inscriptions. Confirmez ensuite chaque prestation avec un horaire précis afin d’éviter les changements de dernière minute.
Réservez la salle et le matériel de sonorisation dès que la date est arrêtée. Prévoyez au moins 60 minutes sur place avant l’ouverture pour installer la table de mixage, les microphones, les pieds et les câbles.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires et établir la liste des prestations. Imprimez cette liste ainsi que la liste du public le jour même, après la dernière modification.
Testez chaque microphone, câble XLR, câble d’instrument et boîtier DI avec le matériel réellement utilisé. Gardez des piles de rechange, du ruban gaffer et des rallonges accessibles plutôt que rangés dans un carton fermé.
Installez d’abord les tables, les chaises et la zone d’accueil, puis dégagez l’espace du podium. Refroidissez les boissons à l’avance et placez les verres, tasses, assiettes et couverts avant l’arrivée des premiers participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée open mic ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines pour réserver la salle, trouver le matériel et recueillir les inscriptions. Gardez au moins 1 heure avant l’ouverture pour l’installation et les essais techniques.
Quand ouvrir les inscriptions pour un open mic ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu et le format des passages sont confirmés, généralement 2 à 3 semaines avant la soirée. Fixez une date limite 3 à 5 jours avant l’événement pour finaliser le programme.
Combien de microphones faut-il pour une soirée open mic ?: Prévoyez au minimum 2 microphones si les passages alternent rapidement, plus un pied par microphone utilisé. Ajoutez des piles de rechange et testez chaque combinaison micro-câble avant l’accueil du public.
À quelle heure installer la sonorisation ?: Commencez l’installation au moins 90 minutes avant le début si vous utilisez une table de mixage, plusieurs câbles, des microphones et un éclairage. Réservez les 20 dernières minutes au test du son et aux ajustements du programme.

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