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Open-Mic-Abend organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Open-Mic-Abend entscheidet nicht nur das Programm, sondern vor allem der Ablauf hinter der Bühne. Lege zuerst Datum, Raum und Auftrittszeiten fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Technikplanung und die Erfassung von Ernährungswünschen. Am Veranstaltungstag brauchst du genügend Zeit für Aufbau, Soundcheck, Licht und eine gedruckte Auftrittsliste. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und zeigt, was häufig zu spät erledigt wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Raum reservieren

  • Tonanlage reservieren

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Open-Mic-Promotion veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Auftritte und Zeiten bestätigen

  • Auftrittsliste ausdrucken

  • Publikumsliste drucken

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel bereitlegen

  • Auftrittsmaterialien sammeln

    2 Personen

  • Präsentationstexte vorbereiten

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Programmkarten bereitlegen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Auftritte technisch vorbereiten

    2 Personen

  • Einlass und Registrierung betreuen

    3 Personen

  • Begrüßung und Hausregeln erläutern

  • Auftritte präsentieren

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikumsfragen und -anfragen bearbeiten

  • Letzten Auftritt ankündigen

  • Verabschiedung und Dankeswort organisieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr und Glaswaren zusammentragen

    2 Personen

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Müll einsammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BarhockerAnz. 4
  • Kleiderständer
  • Klappstuhl für die Anmeldung

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • DI-Box
  • Laptop
  • Laptopständer
  • NotenständerAnz. 3
  • ErsatzbatterienAnz. 8
  • InstrumentenkabelAnz. 4
  • XLR-KabelAnz. 6
  • AudiokabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KabelkanäleAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 4
  • StimmungsleuchtenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • ScherenAnz. 2

Dekoration

  • Bühnenhintergrund
  • LichtschläucheAnz. 4
  • Dekorative TischläuferAnz. 8
  • KreidetafelnAnz. 3

Reinigung

  • Staubsauger
  • Wischset
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane für den Technikaufbau mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Box und Kabel sollten angeschlossen sein, bevor die ersten Auftretenden eintreffen.
  • Bestätige jeden Auftritt spätestens 5 bis 7 Tage vorher mit Dauer, Reihenfolge und benötigtem Material. So bleibt die Auftrittsliste realistisch und Umbaupausen lassen sich einplanen.
  • Drucke die Auftritts- und Publikumsliste nicht erst am Veranstaltungstag. Bereite beide Listen am Vortag vor und halte eine digitale Kopie auf dem Laptop bereit.
  • Kühle Getränke mindestens 3 Stunden vor Beginn und stelle haltbare Lebensmittel sowie Geschirr rechtzeitig bereit. Ernährungswünsche solltest du bereits bei der Anmeldung erfassen, nicht erst beim Einkauf.
  • Teste Beleuchtung und Kabelwege vor dem Soundcheck. Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Gaffer Tape verhindern Stolperstellen; Ersatzbatterien gehören griffbereit neben die Funkmikrofone.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Open-Mic-Abend planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumreservierung. Anmeldung und Promotion sollten spätestens 3 Wochen vor dem Abend starten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Open-Mic-Abend?
Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Bühnenbereich, Beschallungsanlage und Beleuchtung ein. Für den Soundcheck kommen je nach Anzahl der Auftritte weitere 30 bis 45 Minuten hinzu.
Wann sollte ich die Auftritte für den Open-Mic-Abend bestätigen?
Bestätige Auftritte 5 bis 7 Tage vorher und frage dabei Dauer, Instrumente sowie besondere technische Anforderungen ab. Eine endgültige Liste solltest du spätestens am Vortag ausdrucken.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Open-Mic-Abend?
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Plane zusätzlich Wasser für Auftretende und das Technikteam ein.

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