Checklist voor een geslaagde open-micavond

Een open-micavond staat of valt met een strak programma en techniek die vooraf is getest. Regel eerst de locatie en datum, open daarna de aanmeldingen en vraag artiesten op tijd naar hun technische wensen. In de laatste week controleer je het programma, de boodschappen en de taakverdeling. Op de avond zelf draait alles om een vrije podiumruimte, goed aangesloten geluidsapparatuur en iemand die de optreedvolgorde bewaakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Evenementdatum bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Artiesten werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Optredens bevestigen
2 personen
Programma indelen
2 personen
Optreedvolgorde delen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Technische wensen opvragen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Programma afdrukken
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Artiëntenregistratie klaarzetten
Microfoons testen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen

Event

Artiënten ontvangen
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Optredens aankondigen
Microfoons wisselen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Pauze aankondigen
Afsluiting verzorgen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Apparatuur terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 4
Kledingrek

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxaantal 2
XLR-kabelsaantal 6
Jackkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Laptop
Muziekstandaardsaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 3
Batterijenaantal 16

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 60
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4
Serveerlepelsaantal 6
Tangenaantal 4
Openersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Podiumachtergrond
Pijlenbordenaantal 4
Programmahoudersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 5
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag technische wensen uiterlijk 7 dagen voor de open-micavond op. Noteer per artiest of er microfoons, een DI-box, jackkabels of muziekstandaards nodig zijn, zodat je niet pas tijdens de soundcheck kabels hoeft te zoeken.
Sluit de geluidsinstallatie minimaal 90 minuten voor de start aan. Test beide actieve speakers, elke microfoon, het mengpaneel en alle XLR-kabels afzonderlijk; houd bovendien een extra microfoon en batterijen achter de hand.
Plan de optreedvolgorde niet alleen op aanmelddatum. Zet bijvoorbeeld maximaal drie vergelijkbare acts achter elkaar en deel de definitieve volgorde minstens 48 uur vooraf met alle artiesten.
Tel voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon en koel ze uiterlijk 3 uur voor aanvang. Zet daarnaast koffie, thee, water en servies klaar; dieetwensen moeten vóór het boodschappen doen zijn verwerkt.
Maak de podiumruimte vrij voordat je tafels en stoelen definitief opstelt. Reserveer één vrijwilliger voor ontvangst en aanmeldingen en één persoon voor de techniek, zodat wijzigingen in het programma niet blijven liggen bij de presentator.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open-micavond organiseren?: Begin minimaal 6 weken van tevoren met de locatie, datum en artiestenwerving. Open de aanmeldingen ongeveer 4 weken vooraf en leg programma, vrijwilligers en technische wensen uiterlijk 7 dagen voor de avond vast.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een open-micavond?: Plan minstens 2 uur voor tafels, stoelen, verlichting en geluidsinstallatie. Reserveer daarna nog 30 minuten voor een volledige soundcheck en controleer vóór de deuren opengaan de microfoons, kabels en optreedvolgorde.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een open-micavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Koel de dranken ongeveer 3 uur vooraf en voeg koffie, thee en water toe op basis van het verwachte aantal bezoekers en de verzamelde dieetwensen.
Wanneer moet ik de optreedvolgorde delen?: Deel de definitieve optreedvolgorde minimaal 48 uur voor de open-micavond. Vraag technische wijzigingen daarna alleen nog telefonisch of via één aangewezen contactpersoon op, zodat het programma niet op het laatste moment versnipperd raakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.