Checklist pour organiser une soirée open mic
Une soirée open mic réussie repose sur deux préparations menées en parallèle : les artistes et la technique. Réservez le lieu et fixez la date avant d’ouvrir les inscriptions, puis demandez à chaque participant la durée de son passage et ses besoins sonores. La dernière semaine sert à verrouiller le programme, les bénévoles et les achats. Le jour J, prévoyez assez de temps pour libérer la scène, raccorder la sonorisation, tester les micros et installer l’accueil avant l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Confirmer la date de l'événement
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Recruter des artistes
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les prestations
2 personnes
Répartir le programme
2 personnes
Partager l'ordre de passage
Répartir les bénévoles
2 personnes
Demander les besoins techniques
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Imprimer le programme
Préparer les en-cas
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Préparer l'enregistrement des artistes
Tester les microphones
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Événement
Accueil des artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Annoncer les spectacles
Changer les microphones
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Annoncer la pause
Assurer la clôture
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 70
- Tabourets de barqté 4
- Portant à vêtements
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Boîtier DIqté 2
- Câbles XLRqté 6
- Câbles jackqté 6
- Multiprisesqté 6
- Rallongesqté 6
- Ordinateur portable
- Pieds de microqté 4
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 3
- Pilesqté 16
Vaisselle
- Verresqté 80
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 80
- Fourchettesqté 80
- Couteauxqté 80
- Cuillèresqté 60
- Petits bolsqté 12
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 4
- Cuillères de serviceqté 6
- Pincesqté 4
- Ouvre-bouteillesqté 3
Décoration
- Nappesqté 6
- Fond de scène
- Panneaux de directionqté 4
- Supports de programmeqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 5
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant la soirée et demandez dès le formulaire la durée du numéro, le type de prestation et les besoins techniques. Vous éviterez de découvrir le jour même qu’un artiste a besoin d’un boîtier DI ou d’une entrée supplémentaire.
- Fermez la programmation 5 à 7 jours avant l’événement. Gardez une marge de 10 à 15 minutes dans chaque heure pour les changements de plateau, les réglages et les retards.
- Faites un test son complet au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Vérifiez chaque microphone, les câbles XLR et jack, la table de mixage, les multiprises et les rallonges, puis gardez des piles de rechange à portée de main.
- Préparez les boissons et les encas avant l’installation de la scène. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et regroupez verres, tasses, assiettes, couverts et petits bols sur une seule table de service.
- N’attendez pas le dernier moment pour répartir les bénévoles : prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une personne pour le passage des artistes et une personne en soutien technique. Imprimez le programme et l’ordre de passage en plusieurs exemplaires avant l’ouverture du lieu.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une soirée open mic ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Réservez le lieu et confirmez la date au début, ouvrez ensuite les inscriptions, puis bloquez le programme définitif 5 à 7 jours avant la soirée.
- Quand ouvrir les inscriptions pour une soirée open mic ?
- Ouvrez-les environ 3 semaines avant l’événement et fixez une date limite 7 à 10 jours avant. Cela vous laisse le temps de traiter les candidatures, de demander les besoins alimentaires et techniques, puis de répartir le programme.
- Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation ?
- Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour raccorder la table de mixage, les microphones, les pieds, les câbles et les enceintes, puis effectuer un test avec les artistes. Ajoutez 30 minutes si le lieu ou le matériel vous est inconnu.
- Combien de bénévoles faut-il pour une soirée open mic ?
- Prévoyez au minimum 3 bénévoles pour une petite soirée : accueil, coordination de l’ordre de passage et soutien technique. À partir d’une vingtaine d’artistes ou de 50 spectateurs, ajoutez une personne dédiée aux boissons et aux encas.
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