Open-Mic-Abend organisieren: die komplette Checkliste
Ein Open-Mic-Abend steht und fällt mit einem klaren Ablauf und funktionierender Technik. Plane zuerst den Termin und den Raum, öffne danach die Anmeldungen und kläre die technischen Anforderungen jedes Acts. In den letzten Tagen geht es um Programm, Einkauf und Helfer; am Veranstaltungstag brauchst du Zeit für Aufbau, Soundcheck und Einlass. Diese Checkliste umfasst 51 Aufgaben und 44 benötigte Dinge – von Mikrofonen und Kabeln bis zu Getränken, Geschirr und Beleuchtung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Veranstaltungsdatum bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Künstler anwerben
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Auftritte bestätigen
2 Personen
Programm einteilen
2 Personen
Auftrittsreihenfolge teilen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Technische Anforderungen erfragen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Programm drucken
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Bühnenbereich freiräumen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Beleuchtung anbringen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Cateringtisch einrichten
2 Personen
Künstlerregistrierung vorbereiten
Mikrofone testen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Event
Künstler empfangen
2 Personen
Besucher empfangen
2 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Auftritte ankündigen
Mikrofone wechseln
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Pause ankündigen
Abschluss organisieren
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Ausrüstung zurückbringen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 70
- BarhockerAnz. 4
- Kleiderständer
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- DI-BoxAnz. 2
- XLR-KabelAnz. 6
- JackkabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laptop
- NotenständerAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 3
- BatterienAnz. 16
Geschirr
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- MesserAnz. 80
- LöffelAnz. 60
- SchälchenAnz. 12
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 6
- ZangenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 6
- Bühnenhintergrund
- PfeiltafelnAnz. 4
- ProgrammhalterAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 5
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Schließe die Anmeldung nicht erst mit der Zahl der Acts ab: Frage jeden Künstler spätestens 7 Tage vorher nach Instrumenten, Anschlüssen und benötigten Mikrofonen. So kannst du Mischpult, DI-Box, XLR- und Jackkabel passend vorbereiten.
- Teile das Programm mindestens 3 Tage vor dem Abend und lege eine feste Auftrittsreihenfolge fest. Plane pro Beitrag zusätzlich 5 Minuten für Wechsel, Stimmen und kurze Ansagen ein.
- Öffne den Raum mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Tische, Stühle und Bühnenbereich lassen sich dann aufbauen, während Lautsprecher, Mikrofone, Licht und Laptop noch getestet werden können.
- Kühle Getränke am selben Tag und rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Stelle Gläser, Teller und Besteck nicht erst während des Einlasses zusammen, sondern decke die Ausgabe vorher vollständig.
- Bestimme mindestens 2 Helfer mit klaren Aufgaben: eine Person für Einlass und Anmeldungen, eine für Bühne und Technik. Halte Batterien, Verlängerungskabel und Ersatzmikrofone griffbereit, statt sie während des Auftritts zu suchen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Open-Mic-Abend organisieren?
- Beginne etwa 6 Wochen vorher mit Raum und Termin. Öffne die Künstleranmeldungen spätestens 4 Wochen vor dem Abend, damit du Beiträge, Technik und Programm rechtzeitig abstimmen kannst.
- Wie viele Künstler braucht man für einen Open-Mic-Abend?
- Für einen Abend von etwa 2 bis 3 Stunden passen meist 10 bis 15 Beiträge, wenn du pro Auftritt inklusive Wechsel ungefähr 8 bis 10 Minuten einplanst. Bestätige die endgültige Reihenfolge mindestens 3 Tage vorher.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Open-Mic-Abend?
- Plane mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Davon solltest du etwa 45 Minuten für Tische, Stühle und Bühnenfläche, 45 Minuten für Ton und Verkabelung und 30 Minuten für Licht, Getränke und letzte Tests reservieren.
- Was muss man bei der Open-Mic-Technik vorher klären?
- Frage jeden Act spätestens 7 Tage vorher nach Instrumenten, Anschlüssen und Mikrofonbedarf. Für den Technikcheck solltest du mindestens 30 Minuten ohne Publikum einplanen und Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Box sowie alle Kabel testen.
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