Zo organiseer je een open dag in de kerk

Begin met het programma en de beschikbare ruimtes, niet met de aankleding. Bepaal hoeveel bezoekers je tegelijk kunt ontvangen en plan daarna rondleidingen, muziek, kinderactiviteiten en ontvangst logisch achter elkaar. Regel promotie en aanmeldingen vroeg, zodat je weet hoeveel vrijwilligers, stoelen, servies en catering nodig zijn. De laatste week draait vooral om controleren: route, techniek, allergeneninformatie, koeling en schoonmaak.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimtes en capaciteit bepalen
2 personen
3
Reserveringen voor aanvullende ruimtes maken
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie op website plaatsen
7
Promotie op sociale media plaatsen
8
Posters verspreiden
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Rondleiders aanwijzen
13
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
14
Kinderactiviteiten bepalen
2 personen
15
Informatiepanelen voorbereiden
2 personen
16
Route voor rondleidingen uitwerken
2 personen
17
Contactgegevens van hulpdiensten controleren
18
Voorraad servies controleren
19
Voorraad schoonmaak controleren
20
Boodschappenlijst definitief maken
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Koelproducten controleren
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Hapjes voorbereiden
3 personen
25
Allergeneninformatie klaarleggen
26
Naambadges voorbereiden
27
Aanwezigheidslijst afdrukken
28
Informatiefolders klaarleggen
2 personen
29
Techniek testen
2 personen
30
Sleutels en toegang regelen
31
Locatie openen
2 personen
32
Ruimtes ventileren
2 personen
33
Locatie schoonmaken
3 personen
34
Tafels opstellen
3 personen
35
Stoelen opstellen
3 personen
36
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
37
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
38
Buffettafels inrichten
2 personen
39
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
40
Versiering ophangen
3 personen
41
Informatiepanelen plaatsen
2 personen
42
Kinderhoek inrichten
2 personen
43
Rondleidingsborden plaatsen
2 personen
44
Garderobe inrichten
45
Afvalbakken plaatsen
2 personen
46
Programma doornemen
5 personen
47
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

48
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
49
Bezoekers registreren
2 personen
50
Programmafolders uitdelen
51
Bezoekers welkom heten
2 personen
52
Kerkgebouw rondleiden
3 personen
53
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
54
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
55
Koffie en thee serveren
3 personen
56
Hapjes serveren
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
59
Korte presentatie verzorgen
2 personen
60
Muziekprogramma uitvoeren
4 personen
61
Avondprogramma aankondigen
62
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
63
Buffet aanvullen
2 personen
64
Dranken bijvullen
2 personen
65
Bezoekers begeleiden naar uitgang
2 personen
66
Laatste informatie uitdelen

Nazorg

67
Eindronde door het gebouw maken
2 personen
68
Versiering verwijderen
3 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Keuken schoonmaken
2 personen
72
Afval verzamelen
2 personen
73
Ruimtes schoonmaken
3 personen
74
Overgebleven catering controleren
2 personen
75
Materialen sorteren
2 personen
76
Geleende materialen retourneren
2 personen
77
Bezoekersvragen nabellen
78
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Garderoberekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Beamer

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 120
Tafelnummersaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12

Catering

Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Kinderactiviteiten

Kleurplatenaantal 150
Kleurpotlodenaantal 12
Stiftenaantal 12
Schortenaantal 10
Knutselscharenaantal 10
Lijmstiftenaantal 20
Gekleurd papieraantal 10
Knutselstickersaantal 10

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Toiletborstelsaantal 3

Informatie

Informatiebordenaantal 8
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Plakbandaantal 6
Schrijfpapieraantal 500
Pijlenstickersaantal 40

Tips

Plan rondleidingen in tijdsblokken en wijs per groep een vaste rondleider aan. Houd de route kort genoeg om opstoppingen bij deuren, informatiepanelen en koffietafels te voorkomen.
Maak uiterlijk twee weken vooraf een vrijwilligersrooster met ontvangst, garderobe, rondleidingen, kinderactiviteiten en opruimen. Plan per taak een reservepersoon, vooral voor de eerste en laatste dienst.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en leg de allergeneninformatie naast de hapjes. Zet koele producten pas op de dag zelf klaar en controleer vooraf of er genoeg serveerschalen, borden, glazen en bestek zijn.
Test microfoons, luidsprekers, laptop en beamer minimaal één week vooraf in de kerkzaal. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen; een programmaonderdeel valt snel uit als de techniek pas bij aanvang wordt aangesloten.
Werk de bezoekersroute uit met krijtborden, informatiepanelen en duidelijke tafelnummers. Reserveer ontvangst- en wachtruimte voor garderoberekken en klaptafels, zodat de ingang niet dichtslibt tijdens het eerste uur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open dag in een kerk organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en capaciteit. Verstuur uitnodigingen en start online promotie bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de open dag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag in de kerk?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per taakpost en 1 rondleider per rondleidinggroep. Voor ontvangst, garderobe, rondleidingen, kinderactiviteiten, catering en opruimen kom je vaak uit op 8 tot 12 mensen, afhankelijk van het bezoekersaantal.
Wanneer moet je de catering voor een open dag regelen?: Maak de boodschappenlijst ongeveer één week vooraf definitief en controleer dan ook servies en schoonmaakvoorraad. Zet dranken enkele uren voor de start koud en bereid hapjes zo kort mogelijk voor opening.
Hoe voorkom je drukte tijdens rondleidingen in de kerk?: Werk met aanmeldingen of vaste starttijden en houd groepen bij voorkeur op maximaal 10 tot 15 personen. Plan tussen twee rondleidingen minstens 10 minuten ruimte voor doorstroming en eventuele vragen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.