Cómo organizar una jornada de puertas abiertas de la iglesia

Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el programa, los espacios y las visitas guiadas se cierran antes de empezar a promocionar el evento. Primero define la fecha, la capacidad y el recorrido; después organiza las inscripciones, los voluntarios, las actividades infantiles y la música. La comida y el equipo suelen causar los últimos problemas: comprueba vajilla, limpieza, refrigeración, sonido y cables con varios días de margen. Así, el día del evento el equipo puede recibir a los visitantes en lugar de resolver compras pendientes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Determinar espacios y capacidad
2 personas
3
Hacer reservas para espacios adicionales
4
Diseñar invitaciones
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar la promoción en la página web
7
Publicar promoción en redes sociales
8
Distribuir carteles
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Asignar voluntarios
2 personas
12
Asignar guías
13
Registrar el programa musical
2 personas
14
Definir las actividades infantiles
2 personas
15
Preparar paneles informativos
2 personas
16
Diseñar la ruta de las visitas guiadas
2 personas
17
Comprobar los datos de contacto de los servicios de emergencia
18
Comprobar el stock de vajilla
19
Comprobar el suministro de limpieza
20
Cerrar la lista de compras
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Comprobar los productos refrigerados
23
Enfriar las bebidas
2 personas
24
Preparar aperitivos
3 personas
25
Dejar lista la información sobre alérgenos
26
Preparar acreditaciones
27
Imprimir la lista de asistencia
28
Dejar listos los folletos informativos
2 personas
29
Probar la técnica
2 personas
30
Gestionar llaves y acceso
31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Ventilar los espacios
2 personas
33
Limpiar el lugar
3 personas
34
Montar mesas
3 personas
35
Colocar las sillas
3 personas
36
Montar el mostrador de recepción
2 personas
37
Montar el punto de café y té
2 personas
38
Montar mesas de buffet
2 personas
39
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
40
Colgar la decoración
3 personas
41
Colocar paneles informativos
2 personas
42
Montar el rincón infantil
2 personas
43
Colocar carteles de visita guiada
2 personas
44
Montar el guardarropa
45
Colocar cubos de basura
2 personas
46
Repasar el programa
5 personas
47
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

48
Atender la recepción
2 personas
49
Registrar a los visitantes
2 personas
50
Repartir folletos del programa
51
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
52
Hacer una visita guiada por la iglesia
3 personas
53
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
54
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
55
Servir café y té
3 personas
56
Servir aperitivos
3 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Recoger la vajilla usada
2 personas
59
Dar una breve presentación
2 personas
60
Realizar el programa musical
4 personas
61
Anunciar el programa de la noche
62
Servir la cena
4 personas
63
Reponer el bufé
2 personas
64
Rellenar las bebidas
2 personas
65
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
66
Repartir la información final

Seguimiento

67
Hacer la ronda final por el edificio
2 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Recoger mesas y sillas
4 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Limpiar la cocina
2 personas
72
Recoger la basura
2 personas
73
Limpiar espacios
3 personas
74
Comprobar el catering restante
2 personas
75
Clasificar los materiales
2 personas
76
Devolver el material prestado
2 personas
77
Responder a las preguntas de los visitantes
78
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Percheroscant. 2
Mesas plegablescant. 4
Mantelescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátil
Proyector

Decoración

Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Arreglos floralescant. 6
Tarjetas de nombrecant. 120
Números de mesacant. 12
Pizarrascant. 6
Rotuladores de tizacant. 12

Catering

Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 6
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Cucharonescant. 8
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Actividades infantiles

Libros para colorearcant. 150
Lápices de colorescant. 12
Rotuladorescant. 12
Delantalescant. 10
Tijeras de manualidadescant. 10
Barras de pegamentocant. 20
Papel de colorescant. 10
Pegatinas para manualidadescant. 10

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

Escobacant. 3
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Escobas de manocant. 3
Escobillas de bañocant. 3

Información

Paneles informativoscant. 8
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Papel para escribircant. 500
Pegatinas de flechascant. 40

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la capacidad antes de diseñar las invitaciones. Si habrá visitas guiadas, calcula grupos según el recorrido y deja un margen para que nadie bloquee entradas, pasillos o zonas de culto.
Promociona el evento por la web, redes sociales y carteles con una fecha límite de inscripción. Pide las preferencias dietéticas al registrarse y entrega esa información a quien prepare los aperitivos.
Asigna voluntarios y guías por turnos, no solo por tarea. Prepara una lista con recepción, ruta, actividades infantiles, música y apoyo técnico, y confirma los nombres al menos una semana antes.
Haz una prueba completa del sonido y la proyección antes de abrir las puertas. Comprueba micrófonos, altavoces, portátil, proyector, cables alargadores y regletas en el mismo espacio donde se utilizarán.
Termina las compras y revisa vajilla, bebidas, productos refrigerados y suministros de limpieza entre 48 y 24 horas antes. Enfría las bebidas con tiempo y deja visible la información sobre alérgenos junto a los aperitivos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de la iglesia?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar fecha, programa, espacios y promoción. Deja cerrados voluntarios, guías, compras y pruebas técnicas durante la última semana.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?: Envíalas aproximadamente 4 semanas antes y fija una fecha de inscripción entre 7 y 10 días antes del evento. Así puedes ajustar grupos, preferencias dietéticas, sillas y cantidades de comida.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Calcula como mínimo una persona para recepción, una por cada grupo de visita y responsables separados para niños, música y apoyo técnico. Confirma los turnos 7 días antes y añade una persona de reserva por cada 10 voluntarios.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Deja listos los paneles informativos, la ruta, las mesas, la vajilla, las bebidas enfriándose y los materiales de las actividades infantiles. Haz también una prueba de micrófonos y proyector y revisa los contactos de emergencia antes de cerrar.

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