Tag der offenen Kirche organisieren: der richtige Ablauf
Ein Tag der offenen Kirche braucht mehr als offene Türen und ein paar Sitzplätze. Lege zuerst Datum, Programm, Räume und Besucherführung fest, bevor du Einladungen verschickst oder Helfer einteilst. Plane danach Führungen, Musik, Kinderangebote und Informationstafeln so, dass Besucher jederzeit wissen, wohin sie gehen können. Häufig zu spät kommen Techniktests, Allergenhinweise und gekühlte Getränke – diese Punkte gehören spätestens am Vortag auf die Prüfliste.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Räume und Kapazität festlegen
2 Personen
- 3
Buchungen für zusätzliche Räume vornehmen
- 4
Einladungen gestalten
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Werbung auf der Website veröffentlichen
- 7
Werbung in sozialen Medien posten
- 8
Poster verteilen
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 12
Guides einteilen
- 13
Musikprogramm festlegen
2 Personen
- 14
Kinderaktivitäten festlegen
2 Personen
- 15
Informationstafeln vorbereiten
2 Personen
- 16
Route für Führungen ausarbeiten
2 Personen
- 17
Kontaktdaten der Rettungsdienste prüfen
- 18
Geschirrbestand prüfen
- 19
Reinigungsbedarf prüfen
- 20
Einkaufsliste finalisieren
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Kühlprodukte kontrollieren
- 23
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 25
Allergeninformationen bereitlegen
- 26
Namensschilder vorbereiten
- 27
Anwesenheitsliste drucken
- 28
Infobroschüren bereitlegen
2 Personen
- 29
Technik testen
2 Personen
- 30
Schlüssel und Zugang organisieren
- 31
Location öffnen
2 Personen
- 32
Räume lüften
2 Personen
- 33
Location reinigen
3 Personen
- 34
Tische aufstellen
3 Personen
- 35
Stühle aufstellen
3 Personen
- 36
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 37
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 38
Buffettische einrichten
2 Personen
- 39
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 40
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 41
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
- 42
Kinderbereich einrichten
2 Personen
- 43
Hinweisschilder für Führungen aufstellen
2 Personen
- 44
Garderobe einrichten
- 45
Mülleimer aufstellen
2 Personen
- 46
Programm durchgehen
5 Personen
- 47
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 48
Empfangstheke besetzen
2 Personen
- 49
Besucher registrieren
2 Personen
- 50
Programmhefte verteilen
- 51
Besucher begrüßen
2 Personen
- 52
Kirchengebäude führen
3 Personen
- 53
Besucherfragen beantworten
3 Personen
- 54
Kinderaktivitäten betreuen
3 Personen
- 55
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 56
Snacks servieren
3 Personen
- 57
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 58
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 59
Kurze Präsentation halten
2 Personen
- 60
Musikprogramm durchführen
4 Personen
- 61
Abendprogramm ankündigen
- 62
Abendessen servieren
4 Personen
- 63
Buffet auffüllen
2 Personen
- 64
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 65
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 66
Letzte Informationen verteilen
Nachbereitung
- 67
Abschlussrunde durchs Gebäude machen
2 Personen
- 68
Dekoration entfernen
3 Personen
- 69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 70
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 71
Küche reinigen
2 Personen
- 72
Abfall sammeln
2 Personen
- 73
Räume reinigen
3 Personen
- 74
Übrig gebliebenes Catering prüfen
2 Personen
- 75
Materialien sortieren
2 Personen
- 76
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 77
Besucherfragen nachfassen
- 78
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 100
- GarderobenständerAnz. 2
- KlappischeAnz. 4
- TischdeckenAnz. 12
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 6
- TeekannenAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- MikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Laptop
- Beamer
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 6
- NamensschilderAnz. 120
- TischnummernAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 6
- KreidestifteAnz. 12
Catering
- KaffeekannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- Einkäufe
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierzangenAnz. 8
- MessbecherAnz. 3
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltedosenAnz. 12
Kinderaktivitäten
- MalvorlagenAnz. 150
- BuntstifteAnz. 12
- StifteAnz. 12
- SchürzenAnz. 10
- BastelscherenAnz. 10
- KlebestifteAnz. 20
- BuntpapierAnz. 10
- BastelstickerAnz. 10
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
Reinigung
- BesenAnz. 3
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
- HandfegerAnz. 3
- ToilettenbürstenAnz. 3
Informationen
- InfotafelnAnz. 8
- StifteAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 6
- KlebebandAnz. 6
- SchreibpapierAnz. 500
- PfeilaufkleberAnz. 40
Tipps
- Lege für jeden Raum eine maximale Kapazität und eine klare Funktion fest. Plane zusätzliche Räume frühzeitig ein, wenn Führungen, Kinderaktivitäten oder Bewirtung nicht im Kirchenraum stattfinden sollen.
- Schließe das Programm mindestens 14 Tage vor dem Termin ab. Eine ausgeschilderte Führungsroute, feste Guide-Schichten und Informationstafeln verhindern, dass Besucher im Eingangsbereich warten oder Gruppen sich kreuzen.
- Teile Freiwillige in Schichten von etwa zwei bis drei Stunden ein und besetze Einlass, Führungen, Kinderbereich und Bewirtung getrennt. So bleibt eine Ansprechperson frei, wenn kurzfristig Fragen oder Sonderwünsche auftauchen.
- Teste Mikrofone, Lautsprecher, Laptop und Beamer spätestens am Vortag am tatsächlichen Aufstellort. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und Stromwege, damit am Veranstaltungstag keine Kabel durch Besucherbereiche führen.
- Kontrolliere Geschirr, Reinigungsbedarf und Kühlmöglichkeiten zwei Tage vorher. Stelle Getränke rechtzeitig kalt, bereite Snacks erst nach erfassten Ernährungswünschen vor und lege Allergeninformationen sichtbar bei der Ausgabe aus.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Kirche planen?
- Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Räumen und Programm. Einladungen und Werbung sollten spätestens drei bis vier Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Tag der offenen Kirche?
- Plane mindestens eine Person für den Empfang, zwei bis drei Guides pro Führungsrunde und jeweils eine Betreuung für Kinderbereich und Bewirtung ein. Bei mehreren Räumen sollte pro Raum mindestens eine ansprechbare Person eingeplant sein.
- Wann sollte man die Führungsroute für die offene Kirche festlegen?
- Lege die Route spätestens zwei Wochen vorher fest und laufe sie einmal mit den Guides ab. Prüfe dabei Wege, Engstellen, Sitzmöglichkeiten und die Zeit pro Station; etwa 30 bis 45 Minuten pro Führung sind meist gut handhabbar.
- Was muss man am Tag vor der offenen Kirche prüfen?
- Teste die gesamte Technik, stelle Getränke kalt und kontrolliere Geschirr, Tische, Stühle und Reinigungsmaterial. Lege außerdem Namensschilder, Informationstafeln und Allergenhinweise bereit, damit am Veranstaltungstag nur noch aufgebaut und dekoriert werden muss.
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