Organiser une journée portes ouvertes d’église

Une journée portes ouvertes d’église se prépare d’abord comme un parcours de visite, puis comme un temps d’accueil. Commencez par fixer la date, les horaires et la capacité de chaque espace avant de communiquer. Prévoyez ensuite les inscriptions, les guides, le programme musical et les activités pour enfants. Les oublis les plus fréquents concernent les allergènes, le matériel de projection, les boissons fraîches et la répartition précise des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Déterminer les espaces et la capacité
2 personnes
3
Faire des réservations pour les espaces supplémentaires
4
Concevoir les invitations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier la promotion sur le site web
7
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
8
Distribuer les affiches
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Désigner des guides
13
Conserver le programme musical
2 personnes
14
Définir les activités pour enfants
2 personnes
15
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
16
Élaborer l'itinéraire des visites guidées
2 personnes
17
Vérifier les coordonnées des services d’urgence
18
Vérifier le stock de vaisselle
19
Vérifier le stock de produits de nettoyage
20
Finaliser la liste de courses
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Contrôler les produits réfrigérés
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Préparer les informations sur les allergènes
26
Préparer les badges nominatifs
27
Imprimer la liste de présence
28
Préparer les brochures d’information
2 personnes
29
Tester la technique
2 personnes
30
Organiser les clés et l’accès
31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Aérer les espaces
2 personnes
33
Nettoyer le lieu
3 personnes
34
Installer les tables
3 personnes
35
Installer les chaises
3 personnes
36
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
37
Installer le point café et thé
2 personnes
38
Installer les tables de buffet
2 personnes
39
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
40
Suspendre la décoration
3 personnes
41
Installer les panneaux d’information
2 personnes
42
Aménager l’espace enfants
2 personnes
43
Installer les panneaux de visite
2 personnes
44
Aménager le vestiaire
45
Installer les poubelles
2 personnes
46
Passer en revue le programme
5 personnes
47
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

48
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
49
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
50
Distribuer les programmes
51
Accueillir les visiteurs
2 personnes
52
Faire visiter l’église
3 personnes
53
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
54
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
55
Servir le café et le thé
3 personnes
56
Servir des amuse-bouches
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
59
Animer une courte présentation
2 personnes
60
Exécuter le programme musical
4 personnes
61
Annoncer le programme du soir
62
Servir le dîner
4 personnes
63
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
64
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
65
Guider les visiteurs vers la sortie
2 personnes
66
Distribuer les dernières informations

Suivi

67
Faire la ronde finale dans le bâtiment
2 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer la cuisine
2 personnes
72
Rassembler les déchets
2 personnes
73
Nettoyer les espaces
3 personnes
74
Contrôler le catering restant
2 personnes
75
Trier les matériaux
2 personnes
76
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
77
Relancer les questions des visiteurs
78
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Portantsqté 2
Tables pliantesqté 4
Nappesqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 120
Numéros de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12

Catering

Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Louchesqté 8
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Activités pour enfants

Coloriagesqté 150
Crayons de couleurqté 12
Marqueursqté 12
Tabliersqté 10
Ciseaux de bricolageqté 10
Bâtons de colleqté 20
Papier de couleurqté 10
Autocollants de bricolageqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Balaiqté 3
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 3
Brosses de toilettesqté 3

Informations

Panneaux d'informationqté 8
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Ruban adhésifqté 6
Papier à écrireqté 500
Autocollants flèchesqté 40

Conseils

Fixez les horaires avant de créer les invitations : prévoyez un créneau d’accueil, des visites guidées de 30 à 45 minutes et une marge entre deux groupes pour éviter les croisements.
Déterminez la capacité de chaque salle et préparez l’itinéraire avant les inscriptions. Réservez les espaces supplémentaires dès que le programme nécessite plusieurs zones ou une activité dédiée aux enfants.
Répartissez les bénévoles par poste, pas seulement par créneau : accueil, guides, musique, enfants, boissons et rangement. Désignez au moins un remplaçant pour chaque fonction exposée à un désistement.
Préparez les panneaux d’information et les badges avant le jour J. Indiquez clairement le point de départ, le sens de la visite, les sanitaires et les espaces accessibles afin que les guides ne répondent pas aux mêmes questions toute la journée.
Contrôlez le matériel et les consommables la semaine précédente, puis à nouveau la veille. Vérifiez notamment les microphones, haut-parleurs, rallonges, multiprises, machines à café, vaisselle, produits de nettoyage et boissons à mettre au frais.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes d’église ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les invitations et la promotion doivent partir assez tôt pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et répartir les bénévoles.
Comment organiser les visites guidées d’une église ?: Construisez un itinéraire de 30 à 45 minutes avec un point de départ et une sortie clairement indiqués. Limitez chaque groupe à la capacité réelle des espaces et laissez 10 à 15 minutes entre deux départs.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 guide par groupe, 1 personne pour les activités enfants et 1 responsable de la salle de boissons. Ajoutez un remplaçant par fonction pour couvrir les pauses et les absences.
Quand préparer les boissons et les informations sur les allergènes ?: Finalisez les informations sur les allergènes au plus tard 7 jours avant l’événement, afin de pouvoir adapter les achats. Mettez les boissons au frais la veille et préparez les encas quelques heures avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.