Checklist voor een open dag in de kerk

Een open dag in de kerk vraagt meer voorbereiding dan alleen deuren openzetten. Leg eerst datum, programma, ruimtes en capaciteit vast; daarna volgen promotie, aanmeldingen en de indeling van vrijwilligers en rondleiders. Plan aparte aandacht voor de rondleidingsroute, kinderactiviteiten, muziek en informatiepanelen. In de laatste week controleer je servies, schoonmaakvoorraad, techniek en catering. Met deze checklist zie je welke onderdelen je in welke volgorde regelt en wat vaak pas op het laatste moment wordt ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Ruimtes en capaciteit bepalen
2 personen
Reserveringen voor aanvullende ruimtes maken
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op website plaatsen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Rondleiders aanwijzen
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
Kinderactiviteiten bepalen
2 personen
Informatiepanelen voorbereiden
2 personen
Route voor rondleidingen uitwerken
2 personen
Contactgegevens van hulpdiensten controleren
Voorraad servies controleren
Voorraad schoonmaak controleren
Boodschappenlijst definitief maken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten controleren
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Allergeneninformatie klaarleggen
Naambadges voorbereiden
Aanwezigheidslijst afdrukken
Informatiefolders klaarleggen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Sleutels en toegang regelen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Informatiepanelen plaatsen
2 personen
Kinderhoek inrichten
2 personen
Rondleidingsborden plaatsen
2 personen
Garderobe inrichten
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Programma doornemen
5 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programmafolders uitdelen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Kerkgebouw rondleiden
3 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Korte presentatie verzorgen
2 personen
Muziekprogramma uitvoeren
4 personen
Avondprogramma aankondigen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bezoekers begeleiden naar uitgang
2 personen
Laatste informatie uitdelen

Nazorg

Eindronde door het gebouw maken
2 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Overgebleven catering controleren
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Bezoekersvragen nabellen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Garderoberekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Beamer

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 120
Tafelnummersaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12

Catering

Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Kinderactiviteiten

Kleurplatenaantal 150
Kleurpotlodenaantal 12
Stiftenaantal 12
Schortenaantal 10
Knutselscharenaantal 10
Lijmstiftenaantal 20
Gekleurd papieraantal 10
Knutselstickersaantal 10

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 3
Toiletborstelsaantal 3

Informatie

Informatiebordenaantal 8
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 6
Plakbandaantal 6
Schrijfpapieraantal 500
Pijlenstickersaantal 40

Tips

Leg de capaciteit per ruimte vooraf vast en maak een route die bezoekers zonder opstoppingen kunnen volgen. Reserveer aanvullende ruimtes zodra het programma staat, niet pas nadat de uitnodigingen zijn verstuurd.
Wijs per rondleiding een vaste rondleider aan en plan een korte briefing vóór de opening. Geef ook iemand de taak om late bezoekers, vragen en wijzigingen in het programma op te vangen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en leg de allergeneninformatie naast de hapjes en drankjes. Zet koelproducten pas op het laatste geschikte moment klaar en zet dranken tijdig koud.
Test microfoons, luidsprekers, laptop en beamer vóór de bezoekers komen. Controleer verlengsnoeren en stekkerdozen op de juiste lengte en leg een reserveoplossing klaar voor presentaties of muziek.
Controleer servies, schoonmaakvoorraad en garderoberekken minstens één week vooraf. Zo kun je ontbrekende koffiekopjes, glazen, tafels of schoonmaakmiddelen nog aanvullen voordat de boodschappen en opbouw beginnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open dag in de kerk organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, ruimtes en promotie. Plan de definitieve vrijwilligersindeling, boodschappen en techniekcontrole in de laatste 7 dagen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag in de kerk?: Reken minimaal op één vrijwilliger per belangrijke publieksfunctie: ontvangst, garderobe, rondleidingen, kinderactiviteiten, catering en techniek. Voeg per gelijktijdige rondleiding minstens één rondleider toe en plan 1 à 2 mensen als reserve.
Wat moet je een week voor een open dag in de kerk controleren?: Controleer dan de aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligersindeling, route, informatiepanelen, muziekprogramma en beschikbare ruimtes. Tel ook tafels, stoelen, servies, koffieapparaten, schoonmaakmiddelen en audiovisuele apparatuur.
Wanneer zet je drankjes koud voor een open dag in de kerk?: Zet houdbare dranken uiterlijk de avond ervoor koud als de koeling dat toelaat. Controleer koelproducten op de dag zelf en vul koffie, thee en andere dranken aan vlak vóór de eerste bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.