Open dag organiseren: een praktische checklist

Een open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en wat koffie. Je regelt vooraf de route, aanmeldingen, dieetwensen, materialen en vrijwilligers. Op de dag zelf moeten registratie, catering, activiteitenstations, bewegwijzering en techniek tegelijk klaarstaan. Werk daarom in drie fases: eerst communicatie en bestellingen, daarna locatie en materialen, en pas op het laatst de opbouw en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en route publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveringen en materialen bevestigen
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
Vrijwilligersinstructies printen
Bezoekersbadges voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
2 personen
Locatie vooraf schoonmaken
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes en broodjes voorbereiden
4 personen
Koffie- en theepunt klaarmaken
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Activiteitenstations klaarzetten
4 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting en speaker testen
2 personen
EHBO-set klaarleggen
Vrijwilligers ontvangen en instrueren
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Activiteiten begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet en tafels opruimen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Avondverlichting controleren
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Registratiebalie

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Bewegwijzerbordenaantal 12
Bezoekersbadgesaantal 150

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Schenkflessenaantal 8
Opbergbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
EHBO-set

Catering

Boodschappen

Tips

Publiceer programma en route uiterlijk 1 week vooraf en verwerk aanmeldingen daarna dagelijks. Zo weet je hoeveel bezoekersbadges, stoelen, bekers en hapjes je nodig hebt.
Controleer leveringen en haal materialen uiterlijk 1 dag vooraf op. Test dan ook de draagbare speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen in plaats van dit pas vlak voor opening te doen.
Plan de opbouw minimaal 2 uur voor de eerste bezoekers. Zet eerst partytenten, tafels en stoelen neer; richt daarna registratiebalie, koffie- en theepunt, cateringbuffet en activiteitenstations in.
Maak de route zichtbaar vanaf de ingang tot aan elk activiteitenstation. Hang bewegwijzerborden op ooghoogte en leg een extra plattegrond bij de registratiebalie.
Zet drank minimaal 2 uur vooraf koud en bereid hapjes en broodjes in de laatste 60 minuten. Leg de EHBO-set, afvalscheidingsbakken en vrijwilligersinstructies op vaste, aangewezen plekken klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open dag organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met programma, route, uitnodigingen en aanmeldingen. Plan de definitieve bevestiging van leveringen, materialen en vrijwilligers uiterlijk 1 week voor de open dag.
Hoeveel tijd heb je nodig om een open dag op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor de opbouw en controle. Bij partytenten, meerdere activiteitenstations of een uitgebreide cateringopstelling is 3 uur veiliger.
Hoeveel koffie, thee en drank heb ik nodig voor een open dag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker, inclusief koffie en thee. Stem de totale hoeveelheid daarna af op de verwachte verblijfsduur en zet gekoelde drank minimaal 2 uur vooraf klaar.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een open dag verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 1 week vooraf. Geef het definitieve aantal daarna door aan de catering en label aangepaste hapjes duidelijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.