Journée portes ouvertes : la checklist pour tout organiser

Une journée portes ouvertes réussie repose surtout sur un parcours simple pour les visiteurs et une équipe bien briefée. Commence par publier le programme et l’itinéraire, puis suis les inscriptions et les besoins alimentaires. La veille, vérifie les livraisons, prépare les badges, installe la signalétique et regroupe le matériel par zone. Le jour J, prévois assez de temps pour monter les tentes, aménager l’accueil, tester le son et mettre les boissons au frais avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier le programme et l’itinéraire
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les livraisons et le matériel
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
Imprimer les consignes pour les bénévoles
Préparer les badges visiteurs
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Nettoyer le lieu à l’avance
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas et les sandwichs
4 personnes
Préparer l’espace café et thé
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer les stations d’activités
4 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester l'éclairage et les enceintes
2 personnes
Préparer la trousse de premiers secours
Accueillir et briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Encadrer les activités
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ranger le buffet et les tables
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier l’éclairage du soir
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Comptoir d'inscription

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Panneaux de signalisationqté 12
Badges visiteursqté 150

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces de serviceqté 8
Bouteilles verseusesqté 8
Bacs de rangementqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Publie le programme et l’itinéraire au moins 7 jours avant l’ouverture, puis relance les personnes inscrites 48 heures avant. Indique clairement l’entrée, les horaires et les activités accessibles sans inscription.
Traite les inscriptions au fur et à mesure et arrête le recueil des besoins alimentaires 3 à 5 jours avant. Transmets ensuite le nombre de repas et les contraintes au traiteur ou à l’équipe qui prépare les sandwichs et les en-cas.
Prépare un plan avec une zone d’accueil, un espace café-thé, un buffet et une station par activité. Imprime les consignes des bénévoles et fais un briefing de 20 minutes avant l’ouverture, avec un responsable identifié pour chaque zone.
Installe les tables, les chaises, le comptoir d’inscription et la signalétique la veille lorsque c’est possible. Garde les badges visiteurs, les panneaux et les rallonges dans des bacs séparés pour éviter une recherche de dernière minute.
Vérifie la météo 48 heures avant, puis encore le matin même si des tentes sont prévues. Teste les enceintes, le microphone, l’éclairage et les multiprises avant l’arrivée du public, et place la trousse de premiers secours dans un endroit connu des bénévoles.

Questions fréquentes

Quand préparer une journée portes ouvertes ?: Commence l’organisation 3 à 4 semaines avant avec le programme, l’itinéraire et les invitations. Termine les inscriptions et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant, puis réserve la veille au montage et aux vérifications.
Combien de temps prévoir pour installer une journée portes ouvertes ?: Prévois au moins 3 heures pour une installation complète avec tentes, tables, chaises, accueil, buffet, activités et signalétique. Ajoute 30 minutes pour tester le son, l’éclairage et les branchements.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Installe un comptoir d’inscription, les badges visiteurs, le programme et un panneau indiquant le parcours. Prévois au minimum 2 bénévoles à l’accueil pendant la première heure, quand les arrivées sont généralement les plus nombreuses.
Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Pour la première heure, compte 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 à 2 boissons par personne et par heure selon la météo. Mets les boissons au frais plusieurs heures avant et prévois des gobelets réutilisables ainsi que des bacs de tri visibles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.