Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Publica el programa y la ruta con antelación, y cierra las inscripciones varios días antes. Así puedes preparar las acreditaciones, calcular el catering y recoger las preferencias dietéticas sin improvisar.
• Confirma las entregas y recoge los materiales antes del día del evento. Reserva tiempo para comprobar que tienes carpas, mesas, sillas, señalización, cables y material para cada puesto de actividades.
• Prepara un plano sencillo con la entrada, el registro, los baños, las actividades y las salidas. Coloca los paneles de señalización antes de recibir al primer visitante y lleva algunas indicaciones impresas para los voluntarios.
• Monta primero las carpas, las mesas y el mostrador de registro; después prepara el buffet, el punto de café y té y los puestos de actividades. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y deja los aperitivos y bocadillos para el tramo final del montaje.
• Recibe a los voluntarios al menos 30 minutos antes de abrir. Repasa con ellos el recorrido, las instrucciones, el uso del micrófono, la ubicación del botiquín y qué hacer si cambia el pronóstico del tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?

Envíalas entre 2 y 3 semanas antes y deja al menos 5 días para gestionar las inscripciones. Cierra el registro con tiempo suficiente para preparar acreditaciones, catering y materiales.

¿Cuánto tiempo antes hay que montar una jornada de puertas abiertas?

Reserva como mínimo 3 horas para el montaje completo. Las carpas, mesas y sillas deben estar colocadas antes de preparar el buffet, los puestos, la señalización y las pruebas técnicas.

¿Cuántas bebidas y aperitivos necesito por visitante?

Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y 3 o 4 piezas pequeñas de aperitivo por persona. Añade opciones según las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.

¿Cuándo se prepara a los voluntarios?

Haz la reunión de instrucciones 30 minutos antes de la apertura y entrega las instrucciones impresas. Comprueba que cada persona sabe dónde debe estar, cómo orientar a los visitantes y a quién avisar ante una incidencia.

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