Open dag organiseren: checklist en planning
Een open dag vraagt meer dan een programma en een uitnodiging. Je moet bezoekersstromen, rondleidingen, demonstraties, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum, openingstijden en programma en werk daarna toe naar aanmeldingen, informatie en leveranciers. Deze checklist helpt je om 86 taken in de juiste volgorde af te werken, van vergunningen en bewegwijzering tot naambadges, presentatoren en de laatste controle op de locatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Openingstijden communiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Routebeschrijving controleren
Parkeerinformatie publiceren
Rondleidingen reserveren
Leveranciers bevestigen
Catering bestellen
Bedrijfspresentatie maken
2 personen
Demonstraties voorbereiden
3 personen
Presentatoren briefen
2 personen
Rondleidingen indelen
Vrijwilligers inplannen
Contactlijst opstellen
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Infopakketten samenstellen
3 personen
Promotiemateriaal verzamelen
Vergunningen controleren
Verzekeringsgegevens controleren
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Vluchtroutes controleren
2 personen
EHBO-middelen controleren
Toiletten controleren
Voorraad inkopen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffiehoek voorbereiden
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Demonstratieruimtes inrichten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Banners plaatsen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Infopakketten uitstallen
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Briefing ontvangstteam
4 personen
Briefing rondleiders
4 personen
Event
Openingspraatje geven
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Infopakketten uitdelen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Bedrijfspresentaties geven
2 personen
Demonstraties verzorgen
5 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Voorraad bijhouden
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Presentatiemateriaal uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval laten afvoeren
Bezoekers bedanken
Aanmeldgegevens archiveren
Openstaande vragen beantwoorden
2 personen
Foto's en bestanden opslaan
Promotiemateriaal opbergen
2 personen
Facturen verzamelen
Bedrijfslocatie herstellen
3 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 12
- Statafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Baliebalie
- Tafelrokkenaantal 12
- Kapstokkenaantal 3
- Afzetpalenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 180
- Bordenaantal 160
- Messenaantal 160
- Vorkenaantal 160
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 16
- Dienbladenaantal 8
Catering
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Buffetbakkenaantal 8
- Drankdispensersaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Boodschappen
Apparatuur
- Laptopsaantal 3
- Projectorenaantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Microfoonsaantal 2
- Mobiele speakersaantal 2
- Presentatieklikkersaantal 2
- Flip-oversaantal 3
- Statievenaantal 4
- Powerbanksaantal 6
Decoratie
- Bedrijfsvlaggenaantal 6
- Bannersaantal 6
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Tafeldecoratieaantal 12
- Plantenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 200
- Pennenaantal 30
- Wegwijzerbordenaantal 12
- Pijlbordhoudersaantal 12
- Posterhoudersaantal 8
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Lichtsnoerenaantal 6
- Batterijlampenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 4
- Serveertangenaantal 10
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Koekjestrommelsaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Vuilnisbakkenaantal 10
- Afvalcontainersaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Zaklampenaantal 4
- Veiligheidsvestenaantal 8
- Antislipmattenaantal 6
Promotie
- Infopakkettenaantal 200
- Visitekaartjesaantal 500
- Goodiebagsaantal 200
- Notitieblokkenaantal 200
- Stickersaantal 300
- Enquètekaartenaantal 200
Overig
- Kabelbindersaantal 200
- Gaffer tapeaantal 4
- Schrijfmappenaantal 10
- Clipboardmappenaantal 10
- Regenponcho'saantal 20
Tips
- Leg het programma en de openingstijden eerst vast. Plan daarna rondleidingen in tijdvakken en reserveer ruimte voor bezoekers die zonder reservering binnenkomen.
- Stuur bezoekersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld route, parkeren, aanvangstijden, het reserveren van rondleidingen en een contactnummer voor vragen.
- Brief presentatoren en vrijwilligers uiterlijk 3 dagen vooraf. Geef iedereen een tijdslot, verzamelpunt, contactpersoon en korte veiligheidsinstructie.
- Test laptops, projectoren, projectieschermen, HDMI-kabels, microfoons en verlengkabels minstens 1 dag vooraf op de plek waar ze worden gebruikt. Neem reservekabels en stekkerdozen mee naar de opbouw.
- Plan catering op basis van de verwachte bezoekerspiek en zet koffie, water en gekoelde dranken niet allemaal op één punt. Controleer ook dieetwensen, servies, thermoskannen en voldoende afvalcapaciteit vóór opening.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een open dag organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, vergunningen en leveranciers. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en stuur praktische bezoekersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de open dag.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een open dag?
- Plan minimaal één aanspreekpunt bij de ontvangst, één persoon voor de informatiebalie en per gelijktijdige rondleiding minstens één begeleider. Bij wisselende diensten is een team van 6 tot 10 vrijwilligers vaak nodig voor een programma met meerdere rondleidingen en demonstraties.
- Wanneer moet ik de catering voor een open dag bestellen?
- Bestel catering en huurmaterialen uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf, zodra het verwachte aantal bezoekers bekend is. Bevestig aantallen, dieetwensen, levertijd en opstelling nogmaals 3 werkdagen voor de open dag.
- Wat moet ik op de dag zelf controleren voor een open dag?
- Doe 2 uur voor opening een ronde langs ontvangst, bewegwijzering, rondleidingspunten, demonstraties en catering. Test alle audiovisuele apparatuur, leg naambadges en infopakketten klaar en controleer of veiligheidsinstructies en contactgegevens beschikbaar zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!