Boodschappenlijst voor een open dag

Een open dag vraagt om meer dan koffie en een paar tafels. Je hebt spullen nodig voor ontvangst, presentaties, demonstraties, rondleidingen en een vlotte bezoekersstroom. Denk vooraf aan techniek, stroom, bewegwijzering en een plek voor jassen: juist die onderdelen worden vaak pas op de dag zelf gemist. Stem servies en catering af op het verwachte aantal bezoekers en houd rekening met pieken tijdens de opening en rond rondleidingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Baliebalie
Tafelrokkenaantal 12
Kapstokkenaantal 3
Afzetpalenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 180
Bordenaantal 160
Messenaantal 160
Vorkenaantal 160
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Dienbladenaantal 8

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Buffetbakkenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Boodschappen
- Koffiebonen - 3 kilogram
- Cafeïnevrije koffie - 500 gram
- Zwarte thee - 200 zakjes
- Kruidenthee - 100 zakjes
- Suikersticks - 300 stuks
- Zoetjes - 200 stuks
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroensap - 2 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Ice tea - 8 flessen
- Spa Blauw - 12 kratten
- Spa Rood - 6 kratten
- Appelsap - 6 pakken
- Sinaasappelsap - 6 pakken
- Bier - 8 kratten
- Alcoholvrij bier - 3 kratten
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 6 flessen
- Prosecco - 6 flessen
- Tonic - 4 flessen
- Gemberbier - 4 flessen
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Tortillachips - 10 zakken
- Zoutjes - 8 zakken
- Borrelnootjes - 8 zakken
- Olijven - 6 potten
- Augurken - 4 potten
- Druiven - 8 kilogram
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Mandarijnen - 80 stuks
- Cherrytomaten - 5 kilogram
- Komkommers - 10 stuks
- Worteltjes - 4 kilogram
- Paprika's - 20 stuks
- Hummus - 12 bakken
- Roomkaas - 8 kuipjes
- Kruidenboter - 8 kuipjes
- Mayonaise - 4 flessen
- Ketchup - 4 flessen
- Mosterd - 3 flessen
- Pindakaas - 3 potten
- Jam - 3 potten
- Stokbroden - 30 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Mini sandwiches - 250 stuks
- Mini wraps - 200 stuks
- Jonge kaas - 5 kilogram
- Belegen kaas - 4 kilogram
- Ham - 3 kilogram
- Kipfiletbeleg - 3 kilogram
- Gerookte zalm - 2 kilogram
- Falafel - 4 kilogram
- Vegan beleg - 3 kilogram
- Eiersalade - 3 kilogram
- Kipsalade - 3 kilogram
- Pastasalade - 8 kilogram
- Aardappelsalade - 6 kilogram
- Groene salade - 6 kilogram
- Quinoasalade - 4 kilogram
- Mini quiches - 180 stuks
- Groenteloempia's - 180 stuks
- Bitterballen - 250 stuks
- Vegan bitterballen - 150 stuks
- Mini pizza's - 150 stuks
- Mini muffins - 180 stuks
- Brownies - 120 stuks
- Koekjes - 8 kilogram
- Chocolade - 4 kilogram
- Slagroom - 12 bussen
- Kruiden - 6 potjes
- Peper - 2 potjes
- Zout - 2 pakken
- Olijfolie - 2 flessen
- Citroenen - 30 stuks
- Verse munt - 10 bosjes
- Koffiefilters - 200 stuks
- Roerstaafjes - 500 stuks
- Houten prikkers - 500 stuks
- Servetten - 1000 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponsjes - 20 stuks
- Microvezeldoeken - 30 stuks
- Vuilniszakken - 100 stuks
- Papieren draagtassen - 250 stuks

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Microfoonsaantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Presentatieklikkersaantal 2
Flip-oversaantal 3
Statievenaantal 4
Powerbanksaantal 6

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 6
Bannersaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Plantenaantal 10
Naamkaartjesaantal 200
Pennenaantal 30
Wegwijzerbordenaantal 12
Pijlbordhoudersaantal 12
Posterhoudersaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 10
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Koekjestrommelsaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 10
Afvalcontainersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 8
Antislipmattenaantal 6

Promotie

Infopakkettenaantal 200
Visitekaartjesaantal 500
Goodiebagsaantal 200
Notitieblokkenaantal 200
Stickersaantal 300
Enquètekaartenaantal 200

Overig

Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 4
Schrijfmappenaantal 10
Clipboardmappenaantal 10
Regenponcho'saantal 20

Tips

Plan per 10 bezoekers minstens 1 zitplaats als bezoekers langer blijven, en gebruik statafels bij de ontvangst of informele gesprekken. Zo voorkom je dat alle klapstoelen direct bezet zijn.
Reken voor koffie en thee op 2 consumpties per bezoeker gedurende de eerste 2 uur. Zet extra thermoskannen, waterkokers en een voorraad kopjes klaar als bezoekers in groepen binnenkomen.
Test laptops, projectoren, projectieschermen, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 1 dag vooraf op de plek waar ze worden gebruikt. Neem per presentatie minstens 1 reservekabel mee.
Voorzie de entree, parkeerroute, presentatieruimtes en rondleidingen van duidelijke bewegwijzering. Zet afzetpalen klaar op plekken waar bezoekers niet mogen komen en regel een aparte kapstok bij de ingang.
Maak infopakketten en naambadges vóór de open dag compleet en leg ze bij de baliebalie. Houd daarnaast een zichtbare contactlijst en de veiligheidsinstructies beschikbaar voor vrijwilligers en presentatoren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een open dag?: Reken op 1 stoel per 10 bezoekers wanneer de meeste mensen rondlopen. Voor een presentatie of demonstratie met vaste zitplaatsen heb je 1 stoel per verwachte deelnemer nodig, plus ongeveer 10 procent reserve.
Hoeveel koffie moet ik inkopen voor een open dag?: Voor de eerste 2 uur kun je rekenen met 2 koppen koffie of thee per bezoeker. Bij 100 bezoekers betekent dat ongeveer 200 warme consumpties; koop daarnaast voldoende water en plan extra capaciteit tijdens drukke rondleidingen.
Welke techniek heb ik nodig voor presentaties op een open dag?: Per presentatieruimte heb je minimaal 1 laptop, projector, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengkabel en stekkerdoos nodig. Test alles uiterlijk 1 dag vooraf en leg per ruimte 1 reservekabel klaar.
Wanneer moet ik de spullen voor een open dag regelen?: Bestel catering en huurmeubilair en apparatuur minimaal 2 tot 3 weken vooraf. Controleer de levering 1 dag voor de open dag en leg kleine spullen zoals badges, servies en bewegwijzering per ruimte klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.