Checklist pour organiser une journée portes ouvertes

Une journée portes ouvertes réussie se prépare dans un ordre précis : fixer le programme, informer les visiteurs, organiser les équipes et vérifier le matériel. Cette checklist rassemble 86 tâches et 82 fournitures pour coordonner l’accueil, les visites guidées, les démonstrations et la restauration. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents, comme les besoins alimentaires, les autorisations, les câbles ou les consignes de sécurité. Suivez les étapes au fil de la préparation, puis utilisez la liste complète le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Communiquer les horaires d’ouverture
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Vérifier l’itinéraire
Publier les informations de stationnement
Réserver des visites guidées
Confirmer les fournisseurs
Commander le catering
Créer une présentation d'entreprise
2 personnes
Préparer les démonstrations
3 personnes
Briefer les présentateurs
2 personnes
Répartir les visites guidées
Planifier les bénévoles
Établir la liste de contacts
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Composer les dossiers d’information
3 personnes
Rassembler le matériel promotionnel
Vérifier les autorisations
Vérifier les informations d'assurance
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Vérifier les toilettes
Acheter les stocks
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le coin café
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Aménager les espaces de démonstration
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer les bannières
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Disposer les packs d’infos
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Briefing des guides
4 personnes

Événement

Prononcer le discours d’ouverture
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Distribuer les dossiers d’information
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Présenter des entreprises
2 personnes
Assurer les démonstrations
5 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Gérer le stock
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel de présentation
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Faire évacuer les déchets
Remercier les visiteurs
Archiver les données d’inscription
Répondre aux questions en attente
2 personnes
Sauvegarder les photos et les fichiers
Ranger le matériel promotionnel
2 personnes
Rassembler les factures
Remettre en état le site de l’entreprise
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Accueil
Jupes de tableqté 12
Porte-manteauxqté 3
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 180
Assiettesqté 160
Couteauxqté 160
Fourchettesqté 160
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plateauxqté 8

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à buffetqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Courses

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphonesqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Cliques de présentationqté 2
Chevaletsqté 3
Trépiedsqté 4
Batteries externesqté 6

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 6
Bannièresqté 6
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Plantesqté 10
Badges nominatifsqté 200
Stylosqté 30
Panneaux directionnelsqté 12
Supports de panneaux de directionqté 12
Porte-affichesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 10
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Boîtes à biscuitsqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Tapis antidérapantsqté 6

Promotion

Packs d'informationqté 200
Cartes de visiteqté 500
Sacs cadeauxqté 200
Blocs-notesqté 200
Autocollantsqté 300
Cartes d’enquêteqté 200

Autre

Serre-câblesqté 200
Ruban gafferqté 4
Chemises à pinceqté 10
Chemises à pinceqté 10
Ponchos de pluieqté 20

Conseils

Fixez les horaires et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévoyez un créneau distinct pour les visites guidées, les démonstrations et les échanges avec les visiteurs.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et demandez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement. Vous pourrez ainsi ajuster le catering et prévenir les fournisseurs à temps.
Envoyez les informations pratiques au moins 3 jours avant l’ouverture : itinéraire, stationnement, horaires et point d’accueil. Les visiteurs éviteront de chercher leur entrée au dernier moment.
Testez les ordinateurs, projecteurs, écrans, microphones et câbles HDMI au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Prévoyez des rallonges et multiprises pour chaque espace de présentation.
Briefez les présentateurs, bénévoles et guides 30 minutes avant l’ouverture. Donnez-leur la liste des contacts, le plan des visites, les consignes de sécurité et la procédure en cas de question ou d’incident.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une journée portes ouvertes ?: Commencez la préparation au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez d’abord le programme, puis lancez les invitations et les publications en ligne avant de confirmer le catering, les fournisseurs et les équipes.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Relancez les personnes inscrites 3 jours avant avec les horaires, l’itinéraire, le stationnement et les informations d’accueil.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Prévoyez un espace d’accueil, des badges nominatifs, une signalétique visible et des dossiers d’information. Affectez au moins une personne à l’accueil pendant toute la durée d’ouverture et gardez une liste de contacts à portée de main.
Quand tester le matériel audiovisuel avant l’événement ?: Effectuez un premier test la veille et un contrôle complet 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez notamment les projecteurs, écrans, microphones, ordinateurs, câbles HDMI, rallonges et multiprises.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.