Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas

Una jornada de puertas abiertas necesita más que una fecha y una invitación. Esta checklist reúne las tareas para coordinar el programa, las inscripciones, las visitas guiadas, las demostraciones, el catering y la atención a los visitantes. También incluye comprobaciones que suelen dejarse para el último momento, como los permisos, el seguro, las rutas de acceso y la señalización. Sigue el plan por fases y asigna responsables para que el día transcurra sin interrupciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Comunicar el horario de apertura
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los visitantes
Comprobar las indicaciones de la ruta
Publicar información de estacionamiento
Reservar visitas guiadas
Confirmar proveedores
Pedir el catering
Crear una presentación de empresa
2 personas
Preparar demostraciones
3 personas
Informar a los presentadores
2 personas
Organizar visitas guiadas
Programar voluntarios
Elaborar la lista de contactos
Diseñar la señalización
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar los paquetes informativos
3 personas
Recoger material promocional
Comprobar permisos
Comprobar los datos del seguro
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
Comprobar los suministros de primeros auxilios
Comprobar los baños
Comprar suministros
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la zona de café
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Montar las salas de demostración
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colocar banners
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colocar los paquetes informativos
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Briefing del equipo de recepción
4 personas
Briefing para los guías
4 personas

Evento

Dar el discurso de apertura
Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Repartir paquetes informativos
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Dar presentaciones de la empresa
2 personas
Ofrecer demostraciones
5 personas
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Llevar el inventario
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Apagar el material de presentación
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar la señalización
2 personas
Limpiar espacios
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los residuos
Dar las gracias a los visitantes
Archivar datos de inscripción
Responder las preguntas pendientes
2 personas
Guardar fotos y archivos
Guardar el material promocional
2 personas
Recopilar facturas
Restaurar el local de la empresa
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Mesas altascant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mostrador de recepción
Faldones para mesascant. 12
Percheroscant. 3
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 180
Platoscant. 160
Cuchilloscant. 160
Tenedorescant. 160
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Bandejascant. 8

Catering

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de bufécant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Cubiterascant. 4
Compras

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Cables HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Micrófonoscant. 2
Altavoces móvilescant. 2
Pulsadores de presentacióncant. 2
Pizarras de hojascant. 3
Trípodescant. 4
Baterías externascant. 6

Decoración

Banderas de la empresacant. 6
Bannerscant. 6
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Decoración de mesacant. 12
Plantascant. 10
Tarjetas de nombrecant. 200
Bolígrafoscant. 30
Señales de orientacióncant. 12
Soportes para paneles de flechascant. 12
Portapósterscant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de bateríacant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 10
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Botes de galletascant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Papelelerascant. 10
Contenedores de basuracant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Linternascant. 4
Chalecos reflectantescant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Promoción

Paquetes informativoscant. 200
Tarjetas de visitacant. 500
Bolsas de regalocant. 200
Bloc de notascant. 200
Pegatinascant. 300
Tarjetas de encuestacant. 200

Otros

Bridascant. 200
Cinta gaffercant. 4
Portadocumentoscant. 10
Carpetas portapapelescant. 10
Ponchos para la lluviacant. 20

Consejos

Cierra la fecha y el programa antes de publicar el evento. Comunica claramente el horario de apertura y deja definidos los turnos de las visitas guiadas para evitar esperas en recepción.
Abre las inscripciones con suficiente antelación y pregunta por las preferencias dietéticas desde el primer formulario. Usa esa información para confirmar el pedido de catering, no para hacer cambios el día anterior.
Envía a los visitantes la información práctica varios días antes: horario, ruta, aparcamiento y punto de recepción. Comprueba las indicaciones en persona y actualiza cualquier acceso que pueda causar confusión.
Prepara con antelación la presentación, las demostraciones y los paquetes informativos. Prueba los portátiles, proyectores, pantallas, micrófonos, cables HDMI y regletas antes de que lleguen los primeros visitantes.
Asigna voluntarios a recepción, visitas, demostraciones y orientación. Ten lista la señalización, las acreditaciones y las instrucciones de seguridad antes de montar las mesas y el mostrador de recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza la planificación al menos 6 semanas antes. Reserva cuanto antes las visitas guiadas, confirma proveedores, revisa permisos y prepara la comunicación; deja la última semana para pruebas y ajustes.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?: Envía la invitación inicial entre 3 y 4 semanas antes y un recordatorio 3 días antes. En el formulario pide también la inscripción, el número de asistentes y las preferencias dietéticas.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior deben estar listas las acreditaciones, los paquetes informativos, la señalización y el material promocional. Comprueba también el equipo audiovisual, las instrucciones de seguridad y la distribución de mesas, sillas y postes separadores.
¿Cuánto catering necesito para una jornada de puertas abiertas?: Calcula las cantidades según el número de inscritos y añade un margen del 10 al 15 % para imprevistos. Prepara bebidas frías y café en varios puntos, y confirma con el proveedor las necesidades dietéticas al menos 5 días antes.

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