Zo organiseer je een open dag zonder last-minute chaos

Begin met een duidelijk programma, openingstijden en een inschatting van het aantal bezoekers. Daarna richt je de bezoekersstroom in: aanmelden, parkeren, ontvangst, presentaties en rondleidingen moeten logisch op elkaar aansluiten. Regel catering, techniek, vergunningen en verzekeringsgegevens ruim vooraf; vooral kabels, microfoons en dieetwensen worden vaak te laat gecontroleerd. Op de dag zelf werkt een korte briefing met vaste contactpersonen beter dan losse mondelinge afspraken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Openingstijden communiceren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Evenement online publiceren
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Bezoekersinformatie versturen
8
Routebeschrijving controleren
9
Parkeerinformatie publiceren
10
Rondleidingen reserveren
11
Leveranciers bevestigen
12
Catering bestellen
13
Bedrijfspresentatie maken
2 personen
14
Demonstraties voorbereiden
3 personen
15
Presentatoren briefen
2 personen
16
Rondleidingen indelen
17
Vrijwilligers inplannen
18
Contactlijst opstellen
19
Bewegwijzering ontwerpen
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Infopakketten samenstellen
3 personen
22
Promotiemateriaal verzamelen
23
Vergunningen controleren
24
Verzekeringsgegevens controleren
25
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
26
Vluchtroutes controleren
2 personen
27
EHBO-middelen controleren
28
Toiletten controleren
29
Voorraad inkopen
3 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
3 personen
32
Koffiehoek voorbereiden
2 personen
33
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
34
Tafels opstellen
4 personen
35
Stoelen plaatsen
3 personen
36
Presentatieruimte inrichten
3 personen
37
Demonstratieruimtes inrichten
4 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
40
Banners plaatsen
2 personen
41
Techniek testen
2 personen
42
Presentaties testen
2 personen
43
Registratietafel klaarzetten
2 personen
44
Infopakketten uitstallen
2 personen
45
Catering klaarzetten
3 personen
46
Briefing ontvangstteam
4 personen
47
Briefing rondleiders
4 personen

Event

48
Openingspraatje geven
49
Bezoekers ontvangen
4 personen
50
Aanmeldingen registreren
2 personen
51
Naambadges uitdelen
2 personen
52
Infopakketten uitdelen
2 personen
53
Rondleidingen begeleiden
4 personen
54
Bedrijfspresentaties geven
2 personen
55
Demonstraties verzorgen
5 personen
56
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
57
Koffie en thee serveren
2 personen
58
Hapjes serveren
3 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Buffet aanvullen
2 personen
61
Afval verzamelen
2 personen
62
Toiletten tussentijds controleren
63
Voorraad bijhouden
64
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
65
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

66
Presentatiemateriaal uitschakelen
2 personen
67
Catering opruimen
3 personen
68
Servies verzamelen
3 personen
69
Afval sorteren
2 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
73
Ruimtes schoonmaken
4 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Koelboxen legen
2 personen
76
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
77
Materialen inventariseren
2 personen
78
Geleende spullen retourneren
2 personen
79
Afval laten afvoeren
80
Bezoekers bedanken
81
Aanmeldgegevens archiveren
82
Openstaande vragen beantwoorden
2 personen
83
Foto's en bestanden opslaan
84
Promotiemateriaal opbergen
2 personen
85
Facturen verzamelen
86
Bedrijfslocatie herstellen
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Baliebalie
Tafelrokkenaantal 12
Kapstokkenaantal 3
Afzetpalenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 180
Bordenaantal 160
Messenaantal 160
Vorkenaantal 160
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Dienbladenaantal 8

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Buffetbakkenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Boodschappen

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Microfoonsaantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Presentatieklikkersaantal 2
Flip-oversaantal 3
Statievenaantal 4
Powerbanksaantal 6

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 6
Bannersaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Plantenaantal 10
Naamkaartjesaantal 200
Pennenaantal 30
Wegwijzerbordenaantal 12
Pijlbordhoudersaantal 12
Posterhoudersaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 10
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Koekjestrommelsaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 10
Afvalcontainersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 8
Antislipmattenaantal 6

Promotie

Infopakkettenaantal 200
Visitekaartjesaantal 500
Goodiebagsaantal 200
Notitieblokkenaantal 200
Stickersaantal 300
Enquètekaartenaantal 200

Overig

Kabelbindersaantal 200
Gaffer tapeaantal 4
Schrijfmappenaantal 10
Clipboardmappenaantal 10
Regenponcho'saantal 20

Tips

Plan rondleidingen in tijdsblokken en koppel per blok een presentator of begeleider. Houd ruimte tussen de blokken voor uitloop, zodat een demonstratie niet direct de volgende groep ophoudt.
Verstuur bezoekersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf met openingstijden, routebeschrijving, parkeerinformatie en eventuele reserveringen. Zo voorkom je dat de balie op de ochtend zelf dezelfde vragen steeds opnieuw moet beantwoorden.
Test projectoren, projectieschermen, laptops, HDMI-kabels, microfoons en stekkerdozen vóór de opbouw. Neem bij elke presentatie de volledige aansluiting door; een losse adapter of te korte verlengkabel legt een demonstratie stil.
Maak de ontvangst zichtbaar met een baliebalie, naambadges en bewegwijzering vanaf de ingang. Gebruik afzetpalen waar bezoekers niet mogen doorlopen en wijs vrijwilligers vooraf aan voor parkeren, ontvangst en rondleidingen.
Tel catering per bezoekerspiek in plaats van alleen per totaal aantal genodigden. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, glazen en drankdispensers zo neer dat er geen rij ontstaat bij de ingang of naast een demonstratie. Verzamel dieetwensen vóór je de bestelling definitief maakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een open dag organiseren?: Leg datum, programma en openingstijden bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf vast. Plan daarna de uitnodigingen, online publicatie, rondleidingen, leveranciers en catering; controleer vergunningen en verzekeringsgegevens uiterlijk 2 weken voor de open dag.
Hoe deel je rondleidingen in tijdens een open dag?: Werk met vaste tijdsblokken en een maximumaantal deelnemers per groep. Laat bezoekers vooraf reserveren en houd per rondleiding minstens 10 minuten tussenruimte voor uitloop, wisselen van begeleider en het verzamelen van de volgende groep.
Wat moet je een week voor een open dag controleren?: Controleer 7 dagen vooraf de aanmeldingen, dieetwensen, bezoekersinformatie, route en parkeerinformatie. Bevestig ook leveranciers, presentatoren en vrijwilligers en loop de demonstraties en technische aansluitingen één keer volledig door.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een open dag?: Plan minimaal één aanspreekpunt voor de ontvangst, één persoon voor de rondleidingen en één technisch of praktisch aanspreekpunt per gelijktijdige activiteit. Bij meerdere ingangen of parallelle rondleidingen heb je per extra post een eigen vrijwilliger nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.