Boodschappenlijst voor een open clubavond

Voor een open clubavond heb je meer nodig dan drank en muziek. Bezoekers moeten hun jas kwijt kunnen, de weg vinden en koffie of water kunnen pakken zonder opstopping. Controleer vooraf hoeveel stoelen, glazen en naamkaartjes je nodig hebt op basis van de definitieve gastenlijst. Leg houdbare voorraad eerder klaar en koel dranken pas op het juiste moment, zodat je op de avond zelf alleen nog hoeft op te bouwen en te testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Garderobehangersaantal 70

Servies

Drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Schenk kannenaantal 4
Serveertangenaantal 4
Flesopenersaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Draagbare luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Clubvlaggenaantal 4
Bannersaantal 3
Naamkaarthoudersaantal 60
Pennenaantal 12
Richtingbordjesaantal 6

Verlichting

LED-lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stofblikkenaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Herbruikbare poetsdoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Sinas - 6 flessen
- Ice tea - 6 flessen
- Spa Blauw - 8 flessen
- Spa Rood - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- Alcoholvrij bier - 2 kratten
- Bier - 3 kratten
- Witte wijn - 4 flessen
- Rode wijn - 3 flessen
- Biermixdrank - 12 blikjes
- Paprikachips - 4 zakken
- Naturelchips - 4 zakken
- Tortillachips - 4 zakken
- Gezouten pinda's - 2 zakken
- Borrelnoten - 3 zakken
- Olijven - 3 potten
- Kaasblokjes - 3 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 40 stuks
- Komkommer - 6 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Stokbrood - 8 stuks
- Hummus - 6 bakjes
- Roomkaas - 4 kuipjes
- Kruidenboter - 4 kuipjes
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Servetten - 300 stuks
- Keukenpapier - 4 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 4 flessen
- Papieren handdoeken - 4 pakken
- Aluminiumfolie - 1 rol
- Vershoudfolie - 1 rol

Tips

Reken per aangemelde bezoeker op één drinkglas en houd ongeveer 10 procent extra achter de hand. Voor koffie plan je per koffiedrinker één kopje, plus enkele reservekopjes voor breuk of zoekgeraakte exemplaren.
Plan voor de garderobe één hanger per jas en minstens 10 procent extra. Zet de kledingrekken en naamkaartjes vóór de ontvangst klaar; achteraf sorteren kost tijdens binnenkomst te veel tijd.
Test draagbare luidsprekers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk één dag vooraf. Neem per apparaat een passende stroomaansluiting mee en leg kabels zo dat bezoekers er niet over struikelen.
Maak voor de route naar zaal, garderobe en toiletten minimaal één duidelijk richtingbordje per beslispunt. Print de bordjes vóór de opbouw; zelf nog bewegwijzering maken bij de deur leidt snel tot vergeten plekken.
Zet per afvalpunt een afvalbak en plan na afloop een bezem, stofblik en dweilset op een vaste plek. Controleer vóór de start ook of tafelkleden, clubvlaggen en LED-lampen compleet zijn, zodat decoratie niet ten koste gaat van de techniekcheck.

Veelgestelde vragen

Hoeveel glazen heb ik nodig voor een open clubavond?: Neem minimaal één drinkglas per verwachte bezoeker en 10 procent reserve. Verwacht je 80 bezoekers, leg dan minstens 88 glazen klaar.
Hoeveel stoelen moet ik regelen voor een open clubavond?: Regel stoelen voor het aantal bezoekers dat tegelijk moet kunnen zitten volgens je zaalindeling. Voeg bij twijfel 5 tot 10 procent extra stoelen toe en controleer dit uiterlijk één week vooraf.
Wanneer moet ik de techniek voor een open clubavond testen?: Test luidsprekers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk één dag vooraf. Doe op de locatie nog een korte controle voordat bezoekers binnenkomen.
Hoeveel garderobehangers heb ik nodig voor een open clubavond?: Reken één hanger per verwachte jas en neem 10 procent extra. Bij 50 gasten die waarschijnlijk een jas meenemen, zijn 55 hangers een praktisch minimum.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.