Que faut-il prévoir pour une soirée du club ouverte ?

Pour une soirée du club ouverte, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux amuse-bouches. Il faut aussi prévoir assez de verres, d’assiettes et de couverts, ainsi que le matériel pour servir le café et garder les boissons fraîches. La liste comprend également l’équipement audio, les porte-noms, les panneaux d’orientation et le nécessaire de nettoyage. Utilisez les inscriptions confirmées pour ajuster les quantités et éviter les achats de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Cintres de vestiaireqté 70

Vaisselle

Verres à boireqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Pichets de serviceqté 4
Pinces de serviceqté 4
Décapsuleursqté 4
Glacièresqté 3

Équipement

Haut-parleurs portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone

Décoration

Nappesqté 8
Drapeaux du clubqté 4
Bannièresqté 3
Porte-nomsqté 60
Stylosqté 12
Panneaux d’orientationqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Gants en caoutchoucqté 6

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Bière - 3 caisses
- Vin blanc - 4 bouteilles
- Vin rouge - 3 bouteilles
- Mélange bière-boisson - 12 canettes
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Chips tortilla - 4 sacs
- Cacahuètes salées - 2 sacs
- Mélange apéritif - 3 sachets
- Olives - 3 bocaux
- Dés de fromage - 3 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Baguettes - 8 pièces
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Beurre aux herbes - 4 barquettes
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout en papier - 4 paquets
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau

Conseils

Comptez environ 2 à 3 verres par personne si la soirée dure plusieurs heures : un pour l’accueil, un pour les boissons suivantes et une marge pour les verres égarés. Prévoyez aussi quelques pichets et plateaux de service pour éviter les allers-retours.
Achetez ou empruntez la vaisselle après la clôture des inscriptions. Une réserve de 10 à 15 % en verres, tasses, assiettes et couverts couvre les invités supplémentaires et le matériel sali.
Ne laissez pas le café au dernier moment : prévoyez les machines à café, les bouilloires, les tasses et les accessoires de service au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi que les multiprises et rallonges atteignent bien la zone d’accueil.
Pour l’accueil, préparez les porte-noms, les stylos et les panneaux d’orientation la veille. Imprimez les indications de parcours dès que la salle est confirmée, afin de pouvoir corriger rapidement un changement d’accès.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et gardez des glacières disponibles pendant l’événement. Placez les poubelles, le balai et les sets de serpillière avant l’arrivée du public : le nettoyage est plus simple quand chaque zone est déjà équipée.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une soirée du club ouverte ?: Prévoyez au minimum 2 verres par personne, puis ajoutez une marge de 10 à 15 %. Pour 50 invités, cela représente environ 110 à 115 verres si vous ne prévoyez pas de lavage pendant la soirée.
Quand acheter les boissons et le matériel pour la soirée ?: Achetez les produits non périssables environ 7 jours avant, après avoir une première estimation des inscriptions. Faites les courses fraîches et refroidissez les boissons entre 12 et 24 heures avant l’accueil.
Combien de vaisselle faut-il pour 50 invités ?: Prévoyez environ 55 à 60 assiettes, couverts et tasses, et au moins 100 à 115 verres selon la durée de la soirée. Cette marge évite de manquer de vaisselle si certains éléments tombent ou restent sur les tables.
Que faut-il préparer pour l’accueil des participants ?: Préparez les porte-noms, les stylos et les panneaux d’orientation la veille, puis contrôlez la liste définitive des invités le jour même. Gardez environ 10 % de porte-noms vierges pour les changements ou inscriptions tardives.

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