Zo organiseer je een open brouwerijdag

Een open brouwerijdag vraagt om meer dan bier klaarzetten. Leg eerst de datum, het programma en de capaciteit van de brouwerijtour vast; daarna volgen aanmeldingen, dieetwensen en bezoekersinformatie. Werk op de dag zelf van route en veiligheid naar proeftafels, tap, hapjes en betaling. Met een vaste volgorde voorkom je dat koeling, proefglazen of tapleidingen pas vlak voor opening aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Brouwerijtour reserveren
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Bezoekersinformatie versturen
8
Voorraad bier controleren
2 personen
9
Bierproductie en herkomst toelichten
2 personen
10
Biertourroute voorbereiden
2 personen
11
Proefglazen klaarzetten
2 personen
12
Bierfusten en kratten klaarzetten
3 personen
13
Dranken koud zetten
2 personen
14
Hapjes houdbaar klaarzetten
2 personen
15
Boodschappen ophalen
2 personen
16
Verse hapjes bereiden
3 personen
17
Koffie- en theestation inrichten
2 personen
18
Bar en tapinstallatie controleren
2 personen
19
Tapleidingen doorspoelen
2 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Buffet en proeftafels inrichten
3 personen
22
Versiering ophangen
2 personen
23
Verlichting ophangen
2 personen
24
Route- en veiligheidsborden plaatsen
2 personen
25
Kassa en betaalterminal testen
2 personen
26
Proefporties voorbereiden
3 personen
27
Dieetvriendelijke hapjes markeren
2 personen
28
Laatste schoonmaak uitvoeren
3 personen
29
Teambriefing geven
3 personen

Event

30
Bezoekers ontvangen
3 personen
31
Aanmeldingen afvinken
2 personen
32
Proefglazen uitdelen
2 personen
33
Biertours begeleiden
2 personen
34
Bieren toelichten
2 personen
35
Bier en frisdrank serveren
3 personen
36
Hapjes aanvullen
2 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Glazen inzamelen
2 personen
39
Buffet netjes houden
40
Afvalbakken legen
2 personen
41
Laatste ronde aankondigen
42
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

43
Bier en voedsel veilig opbergen
3 personen
44
Tapinstallatie afsluiten
2 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Locatie schoonmaken
4 personen
48
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
49
Materialen controleren en opbergen
2 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 12
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 12

Servies

Proefglazenaantal 150
Bierglazenaantal 120
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120

Keuken

Serveerkommenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Apparatuur

Tapinstallatiesaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterdispensersaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Brouwerijvlaggenaantal 6
Menubordenaantal 6
Routebordenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afwasteilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de brouwerijtour vóór je de aanmeldingen opent. Vermeld per tijdslot de maximale groepsgrootte en stuur bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf, inclusief route, programma en praktische aanwijzingen.
Controleer de bier- en glasvoorraad per proeverij, niet alleen per bezoeker. Zet proefglazen, bierglazen en waterglazen vooraf klaar en houd extra glazen achter de hand voor breuk of een tweede ronde.
Behandel de tapinstallatie als een apart controlepunt. Test de tap en spoel de tapleidingen vóór de eerste bezoekers arriveren; controleer ook koeling, koppelingen en beschikbare fusten.
Zet houdbare hapjes eerder klaar en bereid verse hapjes pas op het geplande moment. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en leg aangepaste hapjes herkenbaar op een eigen serveerblad of tafel.
Doe een volledige openingsronde voordat je de deuren opent: route- en veiligheidsborden staan op hun plek, verlichting en stroom zijn getest, en de betaalterminal werkt. Laat één persoon tijdens het programma uitsluitend de doorstroom en veiligheid bewaken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een open brouwerijdag organiseren?: Leg datum en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Open de aanmeldingen daarna en verstuur de definitieve bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de open dag.
Hoeveel bier heb ik nodig voor een open brouwerijdag?: Reken voor een proeverij met ongeveer 4 tot 6 kleine proefglazen per deelnemer, plus water tussendoor. Tel daarnaast bier voor losse consumpties mee en houd minimaal 10 procent reserve aan voor morsen, breuk en extra rondes.
Wanneer moet ik de tapinstallatie doorspoelen?: Spoel de tapleidingen op de dag zelf vóór het eerste fust wordt aangesloten en test daarna de tap. Plan minimaal 30 minuten voor deze controle, zodat je lekkages of een slecht lopende tap nog kunt oplossen.
Wanneer stuur ik de informatie naar bezoekers?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Neem daarin de aanvangstijd, route, rondleidingstijd, betaalwijze, dieetafspraken en eventuele veiligheidsinstructies op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.